Payroll koppeling
Deel Paylocity koppeling: eigen Amerikaanse werknemers uit Deel klaargezet in Paylocity Web Link
Een koppeling tussen Deel en Paylocity zet een eigen werknemer van de Amerikaanse rechtspersoon in Deel klaar als nieuwe medewerker in Paylocity Web Link, met naam, startdatum, functie en loon. Een beheerder in Paylocity maakt het record af; PEO-, EOR- en contractorrelaties in Deel blijven buiten Paylocity.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR voor alle landen in Deel doen en hun eigen Amerikaanse entiteit in Paylocity verlonen, voeren een Amerikaanse starter opnieuw in Paylocity in. Daarbij gaat het geregeld mis met de vraag of iemand via Deel als PEO of in eigen dienst werkt.
- HR maakt in Deel een eigen werknemer aan bij de Amerikaanse rechtspersoon.
- KoppelHet controleert hiring type en rechtspersoon en kiest de Company ID in Paylocity.
- KoppelHet stuurt de werknemer naar Web Link Staging en bewaart het trackingnummer.
- De Paylocity-beheerder maakt het record af met belastinggegevens en bankrekening.
- KoppelHet koppelt het definitieve employeeId terug aan het Deel-profiel en meldt records die blijven hangen.
Waar je op let bij Deel en Paylocity
- In Deel bestaat naast de eigen werknemer ook het hiring type peo, waarbij Deel in de Verenigde Staten meebetaalt als co-employer. Voor Paylocity telt alleen de groep uit de gids voor eigen werknemers, die volgens Deel bedoeld is voor wie een eigen payrollleverancier heeft. KoppelHet controleert daarnaast de legal entity.
- Paylocity neemt een nieuwe medewerker via de API op als klaargezet record in Web Link, dat een beheerder of het Paylocity Service Bureau afmaakt. KoppelHet stuurt dus wat Deel weet en laat belastingformulieren aan Paylocity. Het trackingnummer uit het antwoord bewaart KoppelHet bij het Deel-profiel.
- Een bedrijf dat nog in de implementatiefase van Paylocity zit, kan geen medewerkers met een toekomstige startdatum aannemen. In Deel staan starters vaak weken van tevoren klaar. KoppelHet houdt ze in die fase vast tot de startdatum en stuurt ze daarna.
- Het employeeId in Paylocity mag maximaal tien tekens hebben, terwijl Deel profielen een lange UUID geven. KoppelHet laat het veld leeg zodat Paylocity een nummer toekent, en legt de relatie tussen beide ID's in een eigen tabel vast.
- Deel bewaart het loon met een scale, standaard ANNUAL, maar ook HOURLY of WEEKLY. Paylocity wil in primaryPayRate een paytype Hourly of Salary. KoppelHet stuurt een uurloon als Hourly met tarief en elk ander bedrag als jaarsalaris, alleen als de valuta USD is.
- Een bankrekening via deze API vervangt alle bestaande direct deposit-gegevens van de medewerker in Paylocity, en de GET-API geeft ze niet terug. KoppelHet stuurt daarom nooit bankgegevens mee; de medewerker of beheerder vult ze in Paylocity in.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan loonwijzigingen en vertrek ook mee?
Niet in de eerste versie. Die kunnen later als uitbreiding, met de API's voor bestaande medewerkers.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de HRIS-API met bearer token: webhook Employee Created Direct (legal_entity_id, start_date, gross_annual_salary, job_title_id) en GET /rest/people voor hiring_type, job_title, employments en compensation.
- Paylocity met OAuth 2.0 client credentials (scope WebLinkAPI): POST /v2/weblinkstaging/companies/{companyId}/employees/newemployees met het stagedEmployee-model; antwoord 201 met trackingNumber, fouten met field en message.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Paylocity | Toelichting |
|---|---|---|
hiring_type en legal_entity_id | Filter en companyId | Eén Company ID per payrollentiteit |
first_name, last_name | firstName, lastName | Maximaal 40 tekens |
employment.start_date | status.hireDate en effectiveDate | |
job_title | departmentPosition (jobTitle) | |
compensation_details (salary, scale) | primaryPayRate (payType, baseRate of annualSalary) | |
Deel profiel-id | Eigen koppeltabel | employeeId leeg laten; Paylocity kent het toe |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie