Payroll koppeling
Deel Sage Payroll koppeling: werknemers van de eigen Britse entiteit uit Deel als importbestand voor Sage 50 Payroll
Een koppeling tussen Deel en Sage 50 Payroll zet de werknemers van de eigen Britse entiteit uit Deel, met naam, startdatum, loon en laatste werkdag, klaar als importbestand voor Sage. Contractors en EOR-medewerkers in Deel blijven buiten Sage, en payroll start de import zelf, omdat Sage 50 Payroll geen REST-API heeft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Deel gebruiken voor contractors, EOR en HR, en hun eigen Britse Ltd in Sage 50 Payroll verlonen, houden Britse werknemers bij in Deel. Elke maand zoekt payroll uit wie er nieuw is, wie meer gaat verdienen en wie vertrekt, en voert dat met de hand in Sage in.
- KoppelHet krijgt een token voor de Deel-API met leesrechten op people en employments.
- Ondertekende meldingen van Deel worden verzameld tot de leverdag; KoppelHet filtert op hiring type en de Britse rechtspersoon.
- Op de leverdag maakt KoppelHet het Employee Details-bestand en, bij nieuw loon, het Hours and Rates-bestand.
- Payroll maakt een back-up en leest de bestanden in Sage in.
- Vertrekkers gaan als lijst naar payroll, dat ze in Sage afrondt.
Waar je op let bij Deel en Sage Payroll
- Deel verloont Britse EOR-medewerkers zelf en zet ze in dezelfde lijst als eigen werknemers. KoppelHet neemt alleen de hiring types voor eigen werknemers bij de Britse client legal entity, zodat niemand twee keer loon krijgt, via Deel en via Sage.
- Sage 50 Payroll heeft geen REST-API, en een gebruiker moet elke import zelf starten. Waar Deel een wijziging direct meldt, bundelt KoppelHet de meldingen daarom tot één set bestanden per periode, met de datum in de naam.
- Het NI-nummer geeft Deel alleen terug als een feature flag voor de organisatie aanstaat en de aanvraag persoonsgegevens niet afschermt. Zonder die instelling vult payroll het NI-nummer in Sage in, en laat KoppelHet het veld in het bestand leeg.
- Het loon staat in Deel als bedrag met een schaal, zoals per uur of per maand, en een valuta. Het Hours and Rates-bestand van Sage wijzigt alleen het tarief van een betaling die al bij een bestaande medewerker hoort. KoppelHet levert nieuw loon dus pas als de medewerker in Sage staat en het bedrag in GBP is.
- Het RTI Payroll ID is na de import in Sage niet meer te wijzigen. KoppelHet laat het leeg zodat Sage het maakt, en gebruikt het Deel-ID als referentie, zodat een volgend bestand dezelfde medewerker terugvindt.
- Een overstap van EOR via Deel naar de eigen Britse Ltd is in Deel een nieuw dienstverband. In Sage wordt dat een nieuwe starter met de nieuwe startdatum; de periode daarvoor heeft Deel al via de eigen payroll afgerekend.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan onze Britse EOR-medewerkers ook naar Sage?
Nee. Die verloont Deel. Alleen werknemers van de eigen Britse Ltd komen in het bestand.
Kan het bestand vanzelf in Sage komen?
Niet zonder de SDK van Sage, die bij het betaalde Sage Developers Programme hoort. Payroll start de import.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de REST API (GET people met hiring_types en employments met client_legal_entity, start_date, payment en termination_last_day; additional_details alleen met feature flag) en ondertekende webhooks.
- Sage 50 Payroll via File, Data Import met de CSV-sjablonen Employee Details en Employee Payments (Hours and Rates), of Advanced Data Import met een eigen veldmapping. Hours and Rates werkt niet voor factored payments.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
hiring_type (hris_direct_employee of direct_employee) | Filter: alleen eigen werknemers | |
employments.client_legal_entity | Sage-bedrijf van de Britse Ltd | |
first_name, last_name | Naam in Employee Details | |
employments.start_date | Startdatum in Employee Details | |
Deel-ID van de werknemer | Referentie in Sage | RTI Payroll ID blijft leeg |
employments.payment (rate, scale, currency) | Tarief in Hours and Rates | Alleen in GBP en op een bestaande betaling |
employments.termination_last_day | Lijst van vertrekkers |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie