HR naar ERP
Deel SAP S/4HANA koppeling: eigen werknemers en EOR uit Deel als workforce person, per bedrijfscode
Met een koppeling tussen Deel en SAP S/4HANA wordt elk contract van een eigen werknemer of EOR-medewerker in Deel een workforce person met werkovereenkomst in SAP S/4HANA, bij de bedrijfscode van de juridische entiteit en met de startdatum uit Deel. Een afgeronde beëindiging in Deel sluit de werkovereenkomst af; contractors blijven buiten S/4HANA tot inkoop er een werkorder voor heeft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die via Deel eigen werknemers, EOR-medewerkers en contractors in meerdere landen hebben en SAP S/4HANA Cloud voor finance gebruiken, houden de workforce in S/4HANA vaak met de hand bij. Contractors komen dan als werknemer binnen, en een beëindiging die in Deel nog loopt, wordt al verwerkt.
- Deel meldt een nieuw of gewijzigd contract; KoppelHet haalt de persoon op met alleen de velden die S/4HANA nodig heeft.
- Per contract bepaalt KoppelHet de bedrijfscode uit de juridische entiteit en het soort werkovereenkomst uit het hiring type.
- Eigen werknemers en EOR-medewerkers gaan via de replicatie-API naar S/4HANA; contractors gaan naar een lijst voor inkoop.
- KoppelHet controleert de replicatie en de zakenpartner, en meldt fouten per contract.
- Pas als de beëindiging in Deel is afgerond, krijgt de werkovereenkomst een einddatum.
Waar je op let bij Deel en SAP S/4HANA
- Volgens de huidige Deel-documentatie wordt een eigen werknemer aangenomen onder de eigen juridische entiteit van de organisatie, en de lijst met personen kent daarvoor de hiring types hris_direct_employee en direct_employee. KoppelHet filtert op beide plus eor, zodat geen eigen werknemer tussen de filters door valt, en stelt bij de start vast welke waarde jullie omgeving gebruikt.
- Een contractor in Deel is in S/4HANA een dienstverlener, en S/4HANA vraagt daarvoor een werkorder met leverancier en geldigheid. Deel levert geen leverancier uit het ERP. KoppelHet stuurt contractors daarom niet door, maar zet ze op een lijst voor inkoop, die de werkorder aanmaakt.
- S/4HANA weigert een periode zonder percentage arbeidstijd of uren per week. De lijst met personen van Deel heeft geen veld voor uren of deeltijdpercentage. KoppelHet vult die waarden uit een tabel per juridische entiteit met de standaardwerkweek van dat land, en een afwijkende deeltijd wordt bij de start apart afgesproken.
- Een beëindiging in Deel doorloopt statussen van in behandeling tot afgerond, en kan nog mislukken of worden geannuleerd. Een werkovereenkomst in S/4HANA die is afgesloten, terugdraaien kost handwerk. KoppelHet zet de einddatum pas bij de status afgerond, met de laatste werkdag uit het contract.
- Eén persoon kan in Deel contracten bij verschillende juridische entiteiten hebben. In S/4HANA hoort elke bedrijfscode bij een eigen werkovereenkomst met een eigen personeelsnummer. KoppelHet stuurt elk contract als aparte werkovereenkomst onder dezelfde persoon, en vertaalt de entiteit met een tabel naar de bedrijfscode.
- De lijst met personen van Deel laat je per veld kiezen wat terugkomt, tot binnen een contract. KoppelHet vraagt alleen naam, werkmail, contracten met entiteit, hiring type, startdatum en beëindiging op. Salaris en betaalgegevens uit Deel komen zo niet bij de koppeling en niet in S/4HANA.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan facturen van contractors of loonkosten uit Deel naar S/4HANA?
Niet in deze koppeling. Die houdt de workforce actueel; facturen en loonkosten kunnen later als uitbreiding.
Werkt dit ook met S/4HANA on-premise?
Deze pagina gaat uit van S/4HANA Cloud Public Edition. Voor on-premise kiezen we bij de start de passende interface.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via webhooks en GET /rest/people met fields (employments[0].client_legal_entity, employments[0].hiring_type, employments[0].start_date, employments[0].employee_number, employments[0].termination_last_day, department, work_email) en filter hiring_types (contractor, eor, peo, hris_direct_employee, hris_direct_contractor, direct_employee, contractor_outside_deel, person_without_contract). active_worker_termination_status: PENDING, CONTRACT_TERMINATION_DATA_COLLECTED, IN_PROGRESS, COMPLETED, FAILED, CANCELED. Een eigen werknemer ontstaat via POST /rest/people onder de eigen legal entity (scope people:write).
- SAP S/4HANA Cloud Public Edition via de SOAP-API Replicate Basic Master Data for Workforce from External HR Systems (WORKFORCEPERSONMASTERDATAREPLI, scope item 1FD, SAP_COM_0301). Twee stappen: workforce-gegevens en daarna de zakenpartner; fouten in het antwoord of in Message Monitoring Overview. PersonExternalID maximaal 20 tekens; WorkingTimePercentage en WeeklyWorkinghours niet leeg; dienstverlener vraagt WorkOrder met Supplier.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in SAP S/4HANA | Toelichting |
|---|---|---|
employments[].employee_number of id | PersonExternalID | Maximaal twintig tekens |
first_name, last_name, work_email | Naam en e-mailadres | |
employments[].client_legal_entity | Bedrijfscode | Vertaaltabel |
employments[].hiring_type | Soort werkovereenkomst | hris_direct_employee, direct_employee en eor; contractors niet |
employments[].start_date | Begindatum werkovereenkomst | |
department.name en parent | Standaardkostenplaats | Tabel van finance |
termination_last_day (COMPLETED) | Einddatum werkovereenkomst |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie