ShVerlof, verzuim en uren
Deel Shiftbase koppeling: eigen medewerkers en dienstverbanden uit Deel als contract in Shiftbase
Met een koppeling tussen Deel en Shiftbase komen eigen medewerkers uit Deel HR automatisch in Shiftbase, met een contract per dienstverband, de juiste afdeling en de startdatum. Eindigt een dienstverband in Deel, dan sluit Shiftbase het bijbehorende contract op de laatste werkdag, terwijl een ander lopend dienstverband van dezelfde persoon gewoon inplanbaar blijft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun eigen medewerkers in Deel HR vastleggen en in Shiftbase roosteren, zetten elke nieuwe kracht met de hand in Shiftbase. Medewerkers via EOR en freelancers staan in dezelfde Deel-lijst, waardoor niet altijd duidelijk is wie in het rooster hoort.
- HR maakt in Deel een eigen medewerker aan bij de Nederlandse entiteit, met afdeling, werklocatie en voltijd of deeltijd.
- Deel stuurt een ondertekende melding; KoppelHet controleert de handtekening en haalt de persoon op.
- Alleen dienstverbanden van het type direct_employee bij een entiteit uit de tabel gaan door; KoppelHet kiest de Shiftbase-afdeling en het team.
- In Shiftbase ontstaat een contract vanaf de startdatum van het dienstverband, met uren per dag.
- Krijgt het dienstverband een laatste werkdag, dan eindigt het contract in Shiftbase op die dag.
Waar je op let bij Deel en Shiftbase
- Volgens de huidige Deel-documentatie is een direct employee iemand die bij de eigen juridische entiteit in dienst is en via een eigen salarisverwerker wordt betaald. KoppelHet filtert de people-lijst op dat type, zodat EOR-medewerkers en contractors buiten Shiftbase blijven, tenzij jullie ze bewust laten plannen.
- Deel legt een eigen medewerker vast als voltijd of deeltijd, met een deeltijdpercentage. Uren per week staan niet in de people-lijst. Shiftbase vraagt uren per dag. KoppelHet rekent het percentage om met de voltijdnorm van de entiteit en het aantal werkdagen, die we bij de start vastleggen.
- In Deel hoort de laatste werkdag bij een dienstverband, niet bij de persoon. In Shiftbase krijgt elk dienstverband daarom een eigen contract. Gaat iemand van een EOR-contract over naar de eigen entiteit, dan eindigt het ene contract en begint het volgende, en blijft de medewerker in Shiftbase dezelfde.
- Wijzigt een dienstverband in Deel, bijvoorbeeld een andere afdeling of een ander deeltijdpercentage, dan past KoppelHet het Shiftbase-contract niet aan. Een aanpassing zou in Shiftbase ook de uitkomsten uit het verleden veranderen. Er komt een nieuw contract vanaf de wijzigingsdatum.
- Deel bewaart naast de officiële voornaam een voorkeursnaam. Collega's zien elkaar in de Shiftbase-app in het rooster en bij ruilverzoeken. KoppelHet gebruikt daar de voorkeursnaam; de officiële naam blijft in Deel en in de salarisadministratie.
- Deel stuurt aparte meldingen voor een nieuwe en een gewijzigde direct employee, met de entiteit en het team in het bericht. KoppelHet gebruikt de melding alleen als seintje en haalt de persoon daarna volledig op, omdat de melding geen werklocatie en geen einddatum bevat.
- Werkt een organisatie met meerdere entiteiten in Deel, dan bepaalt de entiteit van het dienstverband of iemand in Shiftbase hoort. Een medewerker van de Belgische entiteit komt niet in het Nederlandse rooster, ook als hij in hetzelfde Deel-account staat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen EOR-medewerkers toch in het rooster?
Ja, als jullie dat willen. Dan zetten we het type eor aan in de tabel, met een eigen contracttype in Shiftbase, zodat de uren later naar Deel gaan en niet naar de eigen payroll.
Komt verlof uit Deel ook in het rooster?
Niet in deze eerste stap. Deel meldt beoordeeld verlof wel via webhooks; verlof in Shiftbase kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de REST API (versie 2026-01-01) met een API-token of OAuth2-app. GET /rest/people met hiring_types (direct_employee), offset en limit; per persoon id, preferred_first_name, last_name, department, work_location, client_legal_entity en employments[] (hiring_type, start_date, work_email, employee_number, termination_last_day, is_ended). Webhooks Employee Created Direct en Employee Updated Direct (contract.employment_type, team_information.legal_entity_id).
- Voltijd of deeltijd volgt het schema van Create a direct employee (employment.type FULL_TIME of PART_TIME, part_time_percentage). Naar Shiftbase via de Shiftbase API met een token uit App center, Public API, voor medewerkers en contracten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Shiftbase | Toelichting |
|---|---|---|
id (Deel-persoon) | Externe referentie medewerker | Vaste sleutel over dienstverbanden heen |
preferred_first_name of first_name, last_name | Voornaam en achternaam | |
employments[].work_email | E-mailadres (uitnodiging app) | |
employments[].employee_number | Personeelsnummer | |
work_location en department | Contractafdeling en team | Via een vertaaltabel |
job_title | Functie | |
Voltijd of deeltijd met percentage | Contracturen per dag | Percentage maal de voltijdnorm, gedeeld door werkdagen |
employments[].start_date | Contract vanaf | |
employments[].termination_last_day | Contract tot |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie