Accounts in applicaties
Deel Simplicate koppeling: eigen medewerkers, EOR-collega's en freelancers in Simplicate
Met een koppeling tussen Deel en Simplicate komt iedereen die in Deel onboardt en uren op projecten schrijft automatisch in Simplicate, met leidinggevende, team en de juiste soort, of het nu een eigen medewerker, een EOR-collega of een freelancer is. Bij offboarding in Deel sluit KoppelHet de medewerker in Simplicate af op de laatste werkdag en krijgt de beheerder een taak om de gebruiker te blokkeren.
Wat de koppeling doet
Organisaties die met Deel mensen in meerdere landen aannemen, deels via EOR en deels als freelancer, en die projecten en uren in Simplicate bijhouden, zetten elke nieuwe projectkracht met de hand in Simplicate. Een freelancer die is gestopt, blijft er vaak maandenlang een licentie kosten.
- In Deel start de onboarding van een nieuwe collega of freelancer.
- KoppelHet ziet de wijziging en controleert of de soort dienstverband naar Simplicate hoort.
- KoppelHet maakt persoon en medewerker aan in Simplicate, met leidinggevende, team en de soort in een eigen veld.
- De beheerder nodigt de collega uit als gebruiker.
- Bij offboarding zet KoppelHet de einddatum en krijgt de beheerder een taak om de gebruiker te blokkeren.
Waar je op let bij Deel en Simplicate
- Deel onderscheidt eigen medewerkers, EOR-medewerkers, contractors en PEO. Juist freelancers schrijven vaak uren in Simplicate. KoppelHet neemt per soort mee wat jullie afspreken, en zet de soort in een eigen veld, omdat de Simplicate-API het soort medewerker zelf niet laat schrijven.
- Iemand kan in Deel meerdere contracten na elkaar hebben, bijvoorbeeld eerst als freelancer en later via EOR. Voor Simplicate blijft het één persoon met één urenhistorie. KoppelHet koppelt daarom op de persoon in Deel, niet op het contract.
- De status onboarding in Deel komt vóór de eerste werkdag. KoppelHet zet de collega dan al klaar in Simplicate, zodat de projectleider hem kan inplannen; de beheerder nodigt pas uit als de status actief wordt.
- Deel geeft bij de leidinggevende ook diens werkmail mee. Simplicate wil als leidinggevende een bestaande medewerker. KoppelHet zoekt die op werkmail; staat de leidinggevende niet in Simplicate, dan blijft het veld leeg en komt hij op een lijst voor de beheerder.
- Afdelingen in Deel hebben een bovenliggende afdeling, teams staan per contract. Teams in Simplicate zijn een platte lijst die de API alleen kan lezen. KoppelHet vertaalt het Deel-team of de afdeling naar een bestaand Simplicate-team en meldt een onbekende waarde.
- Deel zet een webhook-abonnement uit na tien mislukte pogingen op rij, en het moet daarna met de hand weer aan. KoppelHet bewaakt de abonnementen en vergelijkt dagelijks de lijst van Deel met Simplicate, zodat een gemiste offboarding toch wordt opgepakt.
- Simplicate kan via de openbare API geen gebruikers uitnodigen of blokkeren. Voor freelancers met een kort contract is dat het grootste risico op een vergeten licentie. KoppelHet geeft de beheerder op de laatste werkdag uit Deel een taak, en herinnert eraan zolang de gebruiker actief is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen EOR-collega's in het buitenland ook in Simplicate?
Als ze uren op projecten schrijven wel. Per soort dienstverband in Deel leggen we bij de start vast wie erin komt.
Gaan tarieven van freelancers mee?
Nee. Tarieven zijn via de Simplicate-API niet te schrijven. De controller stelt ze in Simplicate in.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de REST API met een API-token: GET /people met hiring_types (direct_employee, eor, contractor, peo) en hiring_statuses (onboarding, active, offboarding, inactive), fields met puntnotatie, en per persoon employments met work_email, team, start_date en termination_last_day; direct_manager met work_email en department met parent. Webhooks met x-deel-signature (HMAC-SHA256), 30 seconden antwoordtijd, tien pogingen tot 16 uur en uitschakeling na tien fouten op rij; event-types via GET /webhooks/events/types.
- Simplicate REST API v2 (Authentication-Key en Authentication-Secret; minimaal 60 verzoeken per minuut): POST /crm/person (first_name, family_name_prefix, family_name, email, teams), POST en PUT /hrm/employee (alleen person_id, supervisor, status en custom_fields), PUT /hrm/timetable voor end_date. Teams en soorten medewerker alleen te lezen; geen endpoint voor gebruikers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
id (persoon in Deel) | Eigen veld bij de medewerker (custom_fields) | Vaste sleutel over alle contracten heen |
first_name en last_name | first_name, family_name_prefix, family_name (persoon) | |
employments[].work_email | email (persoon) | |
hiring_type | Eigen veld met de soort | direct_employee, eor of contractor |
direct_manager.work_email | supervisor (medewerker) | Gezocht op werkmail in Simplicate |
employments[].team of department | teams (persoon) | Vertaaltabel naar bestaande teams |
hiring_status | status (medewerker) | |
termination_last_day | end_date (rooster) en taak voor de beheerder |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie