HR naar ITSM
Deel koppelen met TOPdesk: werknemers, EOR en contractors met een onboardingticket
Met een koppeling tussen Deel en TOPdesk staan iedereen die via Deel wordt aangenomen als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Voor elke nieuwe collega komt een onboardingmelding met land, startdatum en soort arbeidsrelatie, zodat de servicedesk de laptop op tijd verstuurt, en bij een beëindiging een offboardingmelding voor spullen en toegang.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een eigen kantoor en collega's in andere landen via Deel geven nieuwe mensen per mail door aan de servicedesk in TOPdesk, vaak pas als het contract al loopt. De servicedesk moet laptops soms naar het buitenland sturen en hoort het dan te laat.
- Zodra een contract in Deel is ondertekend, meldt Deel de nieuwe persoon aan KoppelHet.
- KoppelHet maakt de persoon aan in TOPdesk met vestiging, afdeling, leidinggevende en het soort arbeidsrelatie.
- Voor de startdatum komt er in TOPdesk een wijziging uit jullie onboardingsjabloon, met land en startdatum, zodat de servicedesk de laptop op tijd kan versturen.
- Wijzigen afdeling, leidinggevende of contracteinde in Deel, dan past KoppelHet de persoon in TOPdesk aan.
- Bij een beëindiging maakt KoppelHet een offboardingwijziging en archiveert de persoon na de laatste werkdag.
- De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.
Waar je op let bij Deel en TOPdesk
- Deel meldt een ondertekend contract soms maanden voor de start. De onboardingmelding komt standaard vier weken voor de startdatum; voor landen waar een laptop door de douane moet, spreken we een langere termijn af.
- Een contractor met een einddatum in Deel krijgt een week voor die datum een offboardingmelding. Wordt het contract verlengd, dan schuift die datum op en volgt de melding pas voor de nieuwe einddatum.
- De soort arbeidsrelatie uit Deel staat in de melding. Voor een contractor met een eigen laptop regelt de servicedesk dan alleen accounts en toegang.
- Een persoon in TOPdesk is nodig voor iedereen die IT gebruikt, niet alleen voor eigen werknemers. De koppeling neemt daarom ook EOR-medewerkers en contractors uit Deel mee, en zet de soort arbeidsrelatie bij de persoon, zodat de servicedesk ziet met wie ze te maken heeft.
- Collega's via Deel werken vaak in een land zonder eigen kantoor. KoppelHet koppelt hen aan een vestiging per land in TOPdesk, zodat de onboardingwijziging laat zien waar de laptop heen moet en welk team hem verstuurt.
- Deel meldt een nieuwe collega zodra het contract is ondertekend, vaak weken voor de start. De onboardingwijziging staat daardoor op tijd in TOPdesk, ook als de laptop eerst de grens over moet.
- Contractors hebben in Deel meestal een einddatum. Die komt in TOPdesk als einde contract bij de persoon, zodat de servicedesk bij een verzoek ziet dat het contract binnenkort afloopt.
- Stapt een contractor of EOR-medewerker over naar jullie eigen BV, dan maakt Deel een nieuw contract. KoppelHet werkt de bestaande persoon in TOPdesk bij, zodat de historie van meldingen en uitgeleende spullen bij dezelfde persoon blijft.
- Deel schakelt een webhook uit na tien mislukte afleverpogingen. KoppelHet bewaakt dat en vergelijkt daarnaast elke dag de actieve mensen in Deel met TOPdesk, zodat een gemiste melding geen vergeten laptop wordt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Standaard komt vier weken voor de startdatum een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor de laatste werkdag een offboardingmelding. Voor landen met lange levertijden kiezen we een ruimere termijn.
Gaat het privéadres mee voor het versturen van een laptop?
Standaard niet. Moet de servicedesk naar huis kunnen versturen, dan spreken we af dat het adres alleen in de onboardingwijziging komt en niet bij de persoon blijft staan.
Werkt dit ook als we TOPdesk alleen voor Nederland gebruiken?
Ja. Dan nemen we alleen de mensen mee die bij het Nederlandse kantoor of de Nederlandse entiteit horen.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel wordt gelezen via de HRIS People API (worker_id, preferred_first_name, last_name, work_email, job_title, department, direct_manager, hiring_type, work_location, employments met termination_last_day) en ondertekende webhooks (x-deel-signature, HMAC-SHA256) met tien afleverpogingen tot zestien uur.
- Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord van een operator. Supporting Files voor personen (employeeNumber maximaal 20 tekens, branch, department, manager, contractExpiryDate, employmentTerminationDate, archiveren met reden) en vestigingen; Change Management API voor onboarding- en offboardingwijzigingen vanuit een sjabloon.
- Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | employeeNumber | Per persoon, niet per contract |
preferred_first_name of first_name | firstName | |
last_name | surName | |
work_email | email | |
job_title | jobTitle | |
department.name | department | |
Land van het dienstverband of work_location | branch | Kantoor Utrecht of een vestiging per land |
direct_manager.worker_id | manager | |
hiring_type | Vrij veld soort arbeidsrelatie | |
Einddatum contract | contractExpiryDate | |
termination_last_day | employmentTerminationDate en archiveren | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde persoon | callerLookup of requester | De melding staat op naam van de medewerker |
Startdatum of termination_last_day | targetDate en briefDescription | Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam |
Functie, afdeling en leidinggevende | request (tekst van de melding) | |
Vestiging of afdeling | operatorGroup en category | Behandelaarsgroep per vestiging |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie