Verlof, verzuim en uren
Deel UKG Dimensions koppeling: eigen werknemers uit Deel in UKG, goedgekeurd verlof in het rooster
Met een koppeling tussen Deel en UKG Dimensions komen de eigen werknemers uit Deel automatisch in UKG, met hun tijdzone, leidinggevende en een loonregel die past bij de manier van betalen. Verlof dat een leidinggevende in Deel goedkeurt, staat daarna als paycode edit in het UKG-rooster, ook als het om een halve dag gaat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die eigen werknemers in Deel HR vastleggen en diensten plannen in UKG Dimensions, typen elke nieuwe collega over in UKG. Goedgekeurd verlof uit Deel komt niet vanzelf in het rooster, en een vertrek blijft in UKG staan tot iemand het opmerkt.
- HR legt een eigen werknemer vast in Deel, onder een eigen juridische entiteit.
- Deel stuurt een webhook; KoppelHet haalt het volledige profiel op, met tijdzone, leidinggevende en betaalschaal.
- KoppelHet maakt de persoon aan in UKG op de juiste plek in de structuur, nadat de leidinggevende er staat.
- Een leidinggevende keurt verlof goed in Deel; KoppelHet zet per dag een paycode edit in UKG.
- Bij een gewijzigde of verwijderde aanvraag, of een laatste werkdag, past KoppelHet UKG aan.
Waar je op let bij Deel en UKG Dimensions
- De Deel-gids voor eigen werknemers beschrijft ze als mensen die onder een eigen juridische entiteit zijn aangenomen, met een eigen salarisverwerking. Deel heeft voor die groep aparte webhooks bij aanmaken en wijzigen. KoppelHet abonneert zich daarop, zodat EOR-medewerkers en contractors niet in UKG terechtkomen, tenzij jullie dat willen.
- De webhook van Deel voor een eigen werknemer geeft functie en senioriteit als id, en de juridische entiteit als id. UKG wil een pad met namen in de organisatiestructuur. KoppelHet haalt daarom na elke melding het volledige profiel op en vertaalt locatie en functienaam naar dat pad.
- Deel bewaart per persoon en per contract een tijdzone. UKG gebruikt de tijdzone van de medewerker om diensten aan een dag toe te rekenen. KoppelHet neemt de tijdzone van het contract over, zodat een nachtdienst in een ander land op dezelfde dag valt als in Deel.
- Bij de leidinggevende geeft Deel ook diens worker ID mee. KoppelHet gebruikt het worker ID als personNumber in UKG, dus de leidinggevende is in UKG direct te vinden. UKG koppelt alleen aan een leidinggevende die al bestaat; KoppelHet maakt een nieuwe leidinggevende daarom eerst aan.
- Bij een halve dag zegt Deel alleen dat de eerste of laatste dag half is. UKG wil voor een paycode edit een duur. KoppelHet haalt het werkrooster uit Deel op, met uren per weekdag, en boekt de helft van de uren van die dag als minuten.
- Deel geeft per contract een betaalschaal, zoals per uur of per maand. In UKG bepaalt de loonregel hoe de tijdkaart wordt gerekend. KoppelHet kiest de loonregel op basis van die schaal en het land van het contract.
- Deel meldt bij een eigen werknemer de laatste werkdag uit de beëindiging van het primaire contract. UKG werkt met statusregels met een ingangsdatum. KoppelHet zet de status in UKG op beëindigd vanaf de dag na die laatste werkdag, zodat de laatste tijdkaart nog af te ronden is.
- Een beoordeling van verlof in Deel komt binnen als goedgekeurd of afgewezen, gekoppeld aan een contract. KoppelHet boekt alleen goedgekeurd verlof en zoekt via het contract de juiste UKG-persoon, ook als iemand in Deel meer dan één contract heeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan EOR-medewerkers ook naar UKG?
Standaard niet; de koppeling volgt de eigen werknemers. Plant u ook EOR-medewerkers in UKG, dan nemen we die per entiteit mee.
Gaan gewerkte uren terug naar Deel?
Niet in deze koppeling. Een urenstroom naar de salarisverwerking kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de REST API (versie 2026-01-01) met een API-token of OAuth2-app (scopes people:read en time-off:read). Eigen werknemers via de webhooks Employee Created Direct en Employee Updated Direct (contract, team_information met legal_entity_id, job_information met ids) en GET /rest/people/{hris_profile_id} (worker_id, timezone, direct_manager met worker_id, work_location, employments met payment.scale, start_date en direct_employee_termination_last_day). Werkrooster via GET /rest/time_offs/dailies (work_schedule met uren per weekdag). Verlof via de webhooks time-off.reviewed, time-off.updated en time-off.deleted.
- Naar UKG via de UKG Pro Workforce Management API. POST /v1/commons/persons of /persons/multi_create (personNumber, employmentStatusList, primaryLaborAccounts.organizationPath, payRuleName, timeZoneName, supervisorPersonNumber). Verlof met POST /v1/scheduling/schedule/pay_code_edits/apply_import (payCodeEdit met employee, startDate, payCodeRef en durationInDays of durationInMinutes; shiftOverrideOptions).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in UKG Dimensions | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | personNumber | Vaste sleutel |
first_name, last_name | firstName, lastName, fullName | |
timezone | timeZoneName | |
direct_manager.worker_id | supervisorPersonNumber | |
work_location en job_title | primaryLaborAccounts.organizationPath | Via een tabel naar een functie in de UKG-structuur |
employments[].payment.scale | payRuleName | Uurloon of maandloon naar een loonregel |
start_date en direct_employee_termination_last_day | employmentStatusList met effectiveDate | |
Time off (approved), start_date_is_half_day en end_date_is_half_day | Paycode edit met durationInDays of durationInMinutes |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie