HR naar ERP
Deel Unit4 koppeling: eigen medewerkers, EOR en contractors uit Deel in Unit4 ERP, per juridische entiteit
Met een koppeling tussen Deel en Unit4 ERP wordt elk contract in Deel een medewerker in het Unit4-bedrijf van de bijbehorende juridische entiteit, met afdeling, functie en het soort dienstverband uit Deel. Een afgeronde beëindiging in Deel beëindigt de medewerker in Unit4; een beëindiging die nog loopt of wordt geannuleerd, verandert niets.
Wat de koppeling doet
Organisaties die mensen in meerdere landen via Deel in dienst nemen, als eigen medewerker, via EOR of als contractor, en Unit4 ERP gebruiken voor projecten en tijdschrijven, zetten iedereen met de hand in Unit4. Contractors en EOR-medewerkers komen dan in het verkeerde bedrijf of met het verkeerde type, en geannuleerde beëindigingen worden toch verwerkt.
- Deel meldt een nieuw of gewijzigd contract; KoppelHet haalt de persoon op met alleen de velden die Unit4 nodig heeft.
- Per contract kiest KoppelHet het Unit4-bedrijf uit de juridische entiteit en het personeelstype uit het soort dienstverband.
- Na de controle vooraf door Unit4 wordt de medewerker aangemaakt of bijgewerkt, met afdeling en leidinggevende.
- Zodra een beëindiging in Deel is afgerond, krijgt het dienstverband de laatste dag en wordt de medewerker beëindigd.
Waar je op let bij Deel en Unit4 ERP
- Eén persoon kan in Deel meerdere contracten hebben, elk bij een eigen juridische entiteit van de klant. Unit4 neemt nieuwe medewerkers per aanroep alleen aan voor één bedrijf. KoppelHet maakt per contract een medewerker in het Unit4-bedrijf van die entiteit en verwerkt een verzameling altijd per bedrijf.
- Deel legt per contract het soort aanname vast: eigen medewerker, EOR, PEO of contractor. In Unit4 bepaalt het personeelstype wat iemand mag boeken en hoe kosten lopen. KoppelHet zet het soort aanname met een tabel om naar het personeelstype dat finance in Unit4 gebruikt, zodat een contractor niet als eigen medewerker in de rapportages staat.
- Een beëindiging in Deel doorloopt statussen van in behandeling tot afgerond, en kan worden geannuleerd of mislukken. Unit4 kent alleen beëindigen, wat iemand meteen de status beëindigd geeft. KoppelHet beëindigt pas bij de status afgerond, met de laatste werkdag uit het contract; een geannuleerde beëindiging laat de medewerker in Unit4 actief.
- Deel geeft de afdeling als naam, met de naam van de bovenliggende afdeling erbij, niet als code. Unit4 verwacht een bestaande relatiewaarde en meldt een onbekende waarde bij de controle vooraf. KoppelHet vertaalt naam en bovenliggende afdeling samen naar de Unit4-code, zodat twee teams met dezelfde naam onder verschillende afdelingen niet door elkaar lopen.
- De lijst met personen van Deel laat je kiezen welke velden terugkomen, tot op het niveau van een veld binnen een contract. KoppelHet vraagt alleen naam, contracten, entiteit, afdeling, leidinggevende en beëindiging op. Betaalgegevens en salaris uit Deel komen zo niet eens bij de koppeling.
- Schuift de startdatum van een contract in Deel naar achteren, bijvoorbeeld door een visum dat later komt, dan staat Unit4 niet toe dat de begindatum van het dienstverband later wordt gezet. KoppelHet haalt de dienstverbandregel dan weg en zet hem opnieuw met de nieuwe datum, mits er nog geen uren op zijn geboekt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen EOR-medewerkers en contractors ook in Unit4?
Ja, als ze uren of kosten boeken. Bij de start spreken we af welke soorten aanname meegaan en met welk personeelstype.
Gaan facturen van contractors uit Deel naar Unit4?
Niet in deze koppeling. Die houdt medewerkers actueel; facturen of loonkosten uit Deel naar Unit4 kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via webhooks en de REST API - GET /rest/people met fields (onder meer employments[0].client_legal_entity, employments[0].hiring_type, employments[0].termination_last_day), hiring_types-filter, department met name en parent, direct_manager met work_email, active_worker_termination_status (PENDING, CONTRACT_TERMINATION_DATA_COLLECTED, IN_PROGRESS, COMPLETED, FAILED, CANCELED).
- Unit4 ERPx via de Employees API - POST /v1/employees/validate, POST /v1/employees/batch (maximaal 200, één companyId; 403 bij verschillende companyIds), personnelType, PATCH met AddOrReplaceById en RemoveById op employments (positionId, startDate, endDate) en relatedValues, DELETE /v1/employees/{personId} als Terminate.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
employments[].id | personId (per contract) | Of het werknemersnummer van het contract, per klant |
first_name, last_name | Voornaam en achternaam | |
employments[].client_legal_entity | companyId | Vertaaltabel |
employments[].hiring_type | personnelType | Per klant afgesproken typen |
department.name en department.parent | relatedValues afdeling | Op naam, via een vertaaltabel |
employments[].job_title | employments (positionId) | |
direct_manager.work_email | Relatie leidinggevende | |
employments[].start_date | Begindatum dienstverband | |
termination_last_day (COMPLETED) | Einddatum en status Terminate |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie