VSVerzuimmelding (SIVI)
Deel koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: ziekte van eigen Nederlandse medewerkers per polis
Met een koppeling tussen Deel en de Verzuimverzekeraar gaat goedgekeurde ziekte van medewerkers van jullie eigen Nederlandse entiteit in Deel automatisch naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. EOR-medewerkers en contractors vallen buiten jullie polis en gaan dus niet mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Deel gebruiken voor HR in meerdere landen en voor hun eigen Nederlandse entiteit een verzuimverzekering hebben, melden ziekte nu met de hand bij de verzekeraar. In Deel staan eigen medewerkers, EOR-medewerkers en contractors naast elkaar, en alleen de eerste groep hoort onder de polis.
- Bij de start koppelen we de Nederlandse legal entity in Deel aan het loonheffingennummer van de polis en voegen we aan het ziektebeleid een vraag over een ongeval toe.
- Deel stuurt een webhook bij aanmaken, beoordelen, wijzigen of verwijderen; KoppelHet haalt de aanvraag op.
- Goedgekeurde ziekte van een eigen medewerker wordt een nieuwe melding met percentage en oorzaakcode.
- Per afgesproken periode gaan alle meldingen in één bericht naar de verzekeraar.
Waar je op let bij Deel en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- Een EOR-medewerker in Deel is in dienst van een werkgever van Deel, en een contractor is geen werknemer. Jullie polis dekt alleen loondoorbetaling van eigen medewerkers. KoppelHet stuurt daarom alleen ziekte van eigen medewerkers van de Nederlandse entiteit naar de verzekeraar.
- Een ziektebeleid in Deel kan eigen vragen hebben. Voor de verzekeraar voegen we de vraag toe of de ziekte door een ongeval op het werk of in het verkeer komt. Het antwoord wordt oorzaakcode 10, 11 of 99; een toelichting gaat niet mee.
- Staat bij een aanvraag in Deel dat de einddatum een schatting is, dan krijgt de verzekeraar nog geen hersteldatum. Pas als de schatting is vervangen door de echte laatste dag, gaat het herstel in de volgende periode mee.
- Deel kan per aanvraag een percentage vastleggen. Dat gaat als verzuimpercentage naar de verzekeraar, zodat bij gedeeltelijke ziekte niet de volle loondoorbetaling wordt geclaimd.
- Wordt een al gemelde aanvraag in Deel geannuleerd of verwijderd, dan gaat ze bij de volgende periode als vervallen melding naar de verzekeraar, met alles wat eronder hing. Een afgewezen aanvraag wordt nooit gemeld.
- De verzekeraar herkent de werkgever aan het loonheffingennummer van de eenheid met de polis, Deel aan de legal entity. Een vaste tabel legt die relatie, zodat bij meerdere Nederlandse entiteiten elke melding onder de juiste werkgever komt.
- Een aanvraag in Deel kan een reden en een omschrijving in vrije tekst hebben. Daarin kan een klacht staan, dus die velden worden niet doorgegeven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat ziekte van onze EOR-medewerkers in Nederland mee?
Nee. Zij zijn in dienst van een werkgever van Deel en vallen niet onder jullie polis.
Moeten we het ziektebeleid in Deel aanpassen?
Alleen met één vraag over een ongeval, als jullie de oorzaakcode willen doorgeven.
Kan dit naast onze koppeling met de arbodienst?
Ja. Uit dezelfde aanvraag in Deel krijgen arbodienst en verzekeraar elk hun eigen SIVI-bericht.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de webhooks voor time off (created, reviewed, updated, deleted; payload met contract_id, start_date, end_date, halve-dagvlaggen en status) en GET /rest/time_offs/profile/{hris_profile_id} met status (REQUESTED, APPROVED, REJECTED, USED, CANCELED). Velden onder meer id, contract_oid, time_off_type_id, time_off_percentage, is_end_date_estimated en custom_field_values. Filter op eigen medewerkers en de Nederlandse legal entity. Scope time-off:read.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar, bestandsnaam met prefix WV-), verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie, oorzaakcodes 10, 11 en 99. Transport per verzekeraar af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Nederlandse legal entity (via tabel) | Werkgever: loonheffingennummer | |
hris_profile_id | Identificatie werknemer | |
Time off id | Verzuimgeval identificatie | |
start_date | Datum eerste verzuimdag | |
time_off_percentage of halve dagen | Percentage verzuim | |
end_date + 1 dag (niet als is_end_date_estimated) | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
custom_field_values (vraag ongeval) | Oorzaak verzuim (10, 11 of 99) |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie