Accounts in applicaties
Microsoft Entra ID Zenya koppeling: gebruikers, functies en organisatie-eenheden in Zenya vanuit Entra ID
Met een koppeling tussen Microsoft Entra ID en Zenya krijgt elke medewerker die IT in Entra ID aanmaakt automatisch een Zenya-gebruiker, in de juiste gebruikersgroepen, en wordt die gebruiker op inactief gezet zodra het account in Entra ID wordt uitgeschakeld. KoppelHet richt daarvoor SCIM vanuit Entra ID in en vult via de Zenya-API ook functie, organisatie-eenheden en manager in Zenya.
Wat de koppeling doet
Zorg- en onderwijsorganisaties die hun accounts in Entra ID beheren en protocollen en meldingen in Zenya hebben, zetten vaak alleen het inloggen goed via SSO. Wie welke documenten moet lezen en wie meldingen van een team afhandelt, houdt applicatiebeheer daarna met de hand bij in Zenya, en dat loopt achter op elke reorganisatie.
- Applicatiebeheer maakt in Zenya onder externe gebruikersbeheer een provider met een permanente token, en IT zet in Entra ID de provisioning naar Zenya aan.
- Entra ID maakt via SCIM de gebruikers en groepen aan die aan Zenya zijn toegewezen.
- KoppelHet leest afdeling, functie en manager uit Entra ID en zoekt de bijbehorende functie en organisatie-eenheden in Zenya op.
- KoppelHet werkt de Zenya-gebruiker bij met functie, organisatie-eenheden en manager.
- Schakelt IT het account uit, dan zet SCIM de gebruiker in Zenya op inactief; documenten en meldingen op zijn naam blijven bestaan.
Waar je op let bij Microsoft Entra ID en Zenya
- Zenya kent naast een tekstveld voor afdeling ook organisatie-eenheden met een eigen nummer, en daarop rapporteert Zenya meldingen en risico's. SCIM vult alleen de afdelingstekst. KoppelHet vertaalt de afdeling uit Entra ID naar de organisatie-eenheden in Zenya, zodat een melding bij het juiste team terechtkomt.
- Een functie in Zenya is een eigen object met een ID, net als een organisatie-eenheid. Een nieuwe functietitel uit Entra ID bestaat daar dus nog niet. KoppelHet maakt geen functies op eigen houtje aan maar zet ze op een lijst voor applicatiebeheer, omdat leesbevestigingen vaak per functie zijn ingericht.
- Zenya kent persoonlijke accounts en groepsaccounts, bijvoorbeeld voor een afdelingscomputer. Entra ID levert via SCIM alleen personen. KoppelHet laat groepsaccounts in Zenya met rust en neemt ze niet mee in de dagelijkse controle op gebruikers zonder Entra-account.
- Toewijzing aan Zenya in Entra ID bepaalt wie een gebruiker krijgt. Wie niet is toegewezen, bestaat niet in Zenya. Organisaties die iedereen in Zenya willen, wijzen een dynamische groep toe of werken met een scopingfilter; dat richt IT in Entra ID in, niet in Zenya.
- De SCIM-provider in Zenya werkt met een permanente token die maar één keer zichtbaar is, met een optionele beperking op IP-adres. KoppelHet gebruikt voor zijn aanvulling een eigen API-sleutel in Zenya, zodat een vervangen SCIM-token de aanvulling niet stillegt en andersom.
- SCIM vult in Zenya het external_id met de ID uit Entra ID. KoppelHet zoekt de Zenya-gebruiker op dat external_id en niet op naam of login, zodat een naamswijziging in Entra ID de aanvulling niet laat mislukken.
- Entra ID geeft de manager als eigen Entra-object, Zenya wil in manager_id de ID van een Zenya-gebruiker. KoppelHet zoekt de manager eerst via zijn external_id op in Zenya; bestaat die gebruiker daar nog niet, dan volgt de manager bij de volgende ronde.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met documenten van iemand die vertrekt?
De gebruiker wordt inactief, niet verwijderd. Documenten, meldingen en taken op zijn naam blijven in Zenya en applicatiebeheer draagt ze over.
Werkt dit ook zonder SSO?
Ja, maar Microsoft raadt SSO aan. Met SSO logt de medewerker in met zijn Entra-account en heeft Zenya geen eigen wachtwoord nodig.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SCIM 2.0 vanuit Entra ID (Tenant URL met /scim/, Secret Token is de permanente token uit Zenya > Applicatiebeheer > Externe gebruikersbeheer). Gebruikersattributen active, displayName, emails[type eq "work"], preferredLanguage, userName, phoneNumbers[type eq "work"], externalId, title en de enterprise-extensies department en manager; groepen met displayName, members en externalID.
- Aanvulling via de Zenya REST API v5 (token via POST /tokens met api_key en username). GET /users met filter external_ids, PATCH /users/{user_id} met position_id, organization_unit_ids en manager_id; GET /positions en GET /organization_units voor de ID's. account_type kent personal en group. Entra ID wordt gelezen via Microsoft Graph met een delta-query (department, jobTitle, manager, accountEnabled), met alleen leesrechten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Microsoft Entra ID | Veld in Zenya | Toelichting |
|---|---|---|
userPrincipalName | userName / login_code | |
displayName | displayName / name | |
mail | emails[type eq "work"] / email_address | |
objectId of employeeId | externalId / external_id | |
accountEnabled | active | |
jobTitle | title en position_id | position_id via KoppelHet; de functie moet in Zenya bestaan |
department | department en organization_unit_ids | organization_unit_ids via een vertaaltabel van KoppelHet |
manager | manager_id | Via KoppelHet, opgezocht op external_id |
Groepen toegewezen aan de app | user_groups met members |
Gerelateerd
ADP GlobalView → Microsoft Entra ID
ADP GlobalView Entra ID koppeling: accounts per land uit de internationale payroll
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie
ADP Workforce Now → Microsoft Entra ID
ADP Workforce Now Entra ID koppeling: Microsoft-accounts uit ADP, met het werkadres terug in ADP
AFAS Profit → Microsoft Entra ID
AFAS koppelen met Microsoft Entra ID