Identity en access management
ADP Workforce Now Entra ID koppeling: Microsoft-accounts uit ADP, met het werkadres terug in ADP
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Microsoft Entra ID krijgt elke nieuwe medewerker uit ADP een Microsoft-account met functie, afdeling en leidinggevende, en gaat het nieuwe werkadres terug naar ADP. Een vertrek dat HR in ADP vooruit vastlegt, staat meteen als vertrekdatum in Entra ID, zodat de blokkade en de offboarding op de juiste dag klaarstaan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die ADP Workforce Now voor HR en salaris gebruiken, vaak voor collega's in de Verenigde Staten of Canada, en Microsoft 365 voor iedereen, maken accounts dikwijls aan via een ticket. HR typt daarna het werkadres over in ADP, en een vertrek dat al weken in ADP staat, bereikt IT pas op de laatste dag.
- De organisatie registreert de koppeling in ADP en geeft hem leesrechten op medewerkers, schrijfrecht op het zakelijke e-mailadres en de bijbehorende meldingen.
- Bij een indiensttreding haalt KoppelHet de volledige medewerker op en maakt het Microsoft-account aan met functie, afdeling en leidinggevende van de hoofdpositie.
- KoppelHet schrijft het nieuwe werkadres terug naar ADP en zet de foto uit ADP op het account.
- Legt HR een vertrek vooruit vast, dan zet KoppelHet de vertrekdatum direct in Entra ID; de offboarding in Entra ID draait op die datum.
- Elke dag vergelijkt KoppelHet alle medewerkers in ADP met Entra ID, ook gearchiveerde, en meldt verschillen.
Terug: Na het aanmaken van het account schrijft KoppelHet het nieuwe zakelijke e-mailadres in ADP Workforce Now.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Microsoft Entra ID
- Legt HR in ADP een vertrek met een datum in de toekomst vast, dan staat de positie meteen op beëindigd, maar de medewerker blijft actief tot die datum. KoppelHet leest de einddatum van de positie en zet die als vertrekdatum in Entra ID, zodat de offboardingtaken in Entra ID al dagen vooraf kunnen beginnen.
- ADP Workforce Now kan het zakelijke e-mailadres van een medewerker via de API toevoegen en wijzigen, ook in de nieuwe generatie van Workforce Now. KoppelHet schrijft het adres van het nieuwe Microsoft-account daarom terug naar ADP, zodat HR het niet hoeft over te typen.
- In ADP is per gebruiker in te stellen welke medewerkers hij mag zien, en dat geldt ook voor de koppeling, die het profiel voor Marketplace-toepassingen krijgt. Zo beperken we de koppeling tot de bedrijven of afdelingen die een account in deze Microsoft-omgeving krijgen.
- Wordt een leidinggevende in ADP beëindigd, dan wijst ADP zijn team geen nieuwe leidinggevende toe. In Entra ID zou het team dan aan een geblokkeerd account hangen. KoppelHet meldt die medewerkers aan HR en laat de oude manager staan tot ADP een nieuwe heeft, zodat goedkeuringen niet naar niemand gaan.
- ADP meldt het als er een foto wordt geüpload of verwijderd, en geeft de foto via een eigen adres. KoppelHet zet een nieuwe foto direct op het Microsoft-account en haalt hem weg als HR hem in ADP verwijdert.
- Een gewone opvraag in ADP geeft 50 medewerkers per keer. Voor de eerste vulling vraagt KoppelHet tot 1.000 medewerkers per keer asynchroon op. Die route kent de nieuwe generatie van Workforce Now niet; daar lezen we in delen van 50.
- Geboortedatum en social security number geeft ADP standaard maar gedeeltelijk terug. Microsoft heeft ze niet nodig, dus KoppelHet vraagt ze niet onafgeschermd op.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Active Directory in ons eigen netwerk?
Ja, dan schrijft KoppelHet via een agent naar Active Directory, met dezelfde regels voor sleutel, manager en vertrekdatum.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers (standaard 50 per pagina; met Prefer: respond-async tot 1.000, niet in WFN Next Gen), Content-Type application/json;archived=true voor gearchiveerde medewerkers, gevoelige velden gemaskeerd tenzij application/json;masked=false. Meldingen onder meer worker.hire, worker.rehire, worker.terminate en worker.photo.upload/remove. OAuth 2.0 client credentials met clientcertificaat.
- Terugschrijven met /events/hr/v1/worker.business-communication.email.add en .email.change. Bij een toekomstige terminationDate staat de work assignment op Terminated en de worker op ACTIVE tot de datum (Worker Termination API Guide). Beëindigen van een manager wijst geen nieuwe manager toe (bekende beperking US1401391). Toegang via People Access op het Marketplace Data Connector Application Profile.
- Naar Entra ID via Microsoft Graph (user met employeeId, givenName, surname, displayName, userPrincipalName, jobTitle, department, manager, employeeHireDate, employeeLeaveDateTime met User-LifeCycleInfo.ReadWrite.All, accountEnabled; foto via PUT photo/$value).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
associateOID | employeeId | Uniek binnen heel ADP |
Legal name of preferred name | givenName, surname, displayName | |
Job title van de hoofdpositie | jobTitle | |
Department (homeOrganizationalUnits) | department | |
reportsTo | manager | |
Hire date | employeeHireDate | |
Termination date van de positie | employeeLeaveDateTime en accountEnabled | |
Corporate contact photo | Profielfoto | |
mail (Entra ID) | Work email (businessCommunication) | Retour naar ADP |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions