Payroll koppeling
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll
Met een koppeling tussen Factorial en AFAS Profit komt een nieuwe medewerker van de Nederlandse entiteit uit Factorial via het onboardingproces in AFAS binnen, en gaan contract, rooster, salaris, bankrekening en uitdienst met hun ingangsdatum naar de juiste werkgever. HR controleert in AFAS zoals altijd, zonder over te typen uit Factorial.
Wat de koppeling doet
Internationale werkgevers die Factorial voor HR gebruiken en de Nederlandse salarissen in AFAS Profit verwerken, voeren elke aanname en contractwijziging twee keer in. Omdat Factorial geen dagen per week kent, klopt het rooster in AFAS vaak niet.
- HR legt de aanname vast in Factorial. KoppelHet haalt de HR-mutaties van de Nederlandse juridische entiteit op.
- KoppelHet start in AFAS het onboardingproces met de gegevens uit Factorial, zodat HR de nieuwe medewerker in AFAS controleert en aanvult.
- Contract- en salariswijzigingen gaan met hun ingangsdatum naar het contract, rooster en salaris in AFAS.
- Een nieuwe bankrekening of een beëindiging in Factorial komt als wijziging in AFAS.
- Voor de afsluiting van de periode vergelijkt KoppelHet Factorial en AFAS en meldt verschillen.
Waar je op let bij Factorial en AFAS Profit
- AFAS heeft een onboardingproces dat een koppeling kan starten. KoppelHet gebruikt dat voor een aanname uit Factorial, zodat HR in AFAS dezelfde controlestappen doorloopt als bij handmatige invoer en de medewerker pas daarna in de salarisadministratie staat.
- Factorial legt uren per week vast, AFAS vraagt in het rooster ook het aantal dagen. KoppelHet haalt de dagen uit een extra veld in Factorial of gebruikt een standaard per contractsoort, zodat de vakantieopbouw in AFAS klopt.
- Factorial levert de HR-mutaties per soort en per juridische entiteit. KoppelHet vraagt alleen de mutaties van de Nederlandse entiteit op, zodat medewerkers in andere landen niet in AFAS terechtkomen.
- Soorten contract zijn in Factorial vrij in te richten. AFAS kent een vaste dienstbetrekking, zoals fulltimer, parttimer of oproepkracht. Een vertaaltabel die we bij de start vaststellen, koppelt elke soort in Factorial aan de juiste dienstbetrekking.
- Een beëindiging in Factorial wordt in AFAS een datum uit dienst met een reden einde dienstverband. Die reden spreken we per soort beëindiging af, omdat AFAS hem gebruikt voor de aangifte.
- Factorial probeert een mislukte melding tot twintig keer in 48 uur en zet het abonnement daarna uit. KoppelHet bewaakt dat en vergelijkt voor elke periodeafsluiting Factorial met AFAS.
- Loonheffingskorting, cao en pensioen staan niet in Factorial. HR of de salarisadministratie vult ze in AFAS aan tijdens de onboarding, en de koppeling overschrijft ze daarna niet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom via onboarding in AFAS en niet direct als medewerker?
Zo houdt HR de controle en vult het de Nederlandse gegevens aan voordat iemand in de salarisrun komt. Direct aanmaken kan ook, als jullie dat liever hebben.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial wordt gelezen via de Factorial API (versie 2026-07-01 in het pad) met OAuth 2.0 - employee updates (new hires, contract changes, personal changes, terminations) gefilterd op legal_entities_ids, contract versions, compensations met concepts. Webhook subscriptions met tot twintig pogingen in 48 uur.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector HrOnboarding voor nieuwe medewerkers en KnEmployee (AfasContract, AfasTimeTable, AfasSalary, AfasBankInfo) voor wijzigingen, onder een eigen app connector.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Factorial employee id | Medewerkernummer of vrij veld | Vaste sleutel |
Naam, geboortedatum en adres | KnPerson | |
Legal entity | Werkgever | |
Contract version (begin, soort) | AfasContract en dienstbetrekking | Vertaaltabel naar fulltimer, parttimer of oproepkracht |
Uren per week | AfasTimeTable (uren) | |
Werkdagen (extra veld of standaard) | AfasTimeTable (dagen) | |
Compensation met concept | AfasSalary of looncomponent | |
Bankrekening | AfasBankInfo | |
Termination | Datum uit dienst en reden einde dienstverband |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AllSolutions
Factorial AllSolutions koppeling: medewerkers per legal entity met hun hoofdkostenplaats in AllSolutions