HR naar ERP
Factorial AllSolutions koppeling: medewerkers per legal entity met hun hoofdkostenplaats in AllSolutions
Met een koppeling tussen Factorial en AllSolutions komt elke medewerker van een Nederlandse legal entity in Factorial automatisch in het AllSolutions-bedrijf van die entiteit, met werkmail, startdatum en de kostenplaats waar hij het grootste deel van zijn tijd op staat. Een beëindiging in Factorial wordt in AllSolutions een datum uit dienst op het einde van het contract, en een ingetrokken beëindiging haalt die datum weer weg.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Factorial doen en projecten, uren en facturatie in AllSolutions, zetten nieuwe collega's met de hand in AllSolutions en houden kostenplaatsen in twee systemen bij. Bij een overstap naar een andere bv of kostenplaats loopt AllSolutions achter.
- HR legt een medewerker vast in Factorial bij een Nederlandse legal entity, met een of meer kostenplaatsen.
- Factorial meldt het; KoppelHet wisselt naar het AllSolutions-bedrijf van de entiteit en maakt de medewerker aan of werkt hem bij.
- De kostenplaats met het hoogste percentage op die dag gaat mee; een gelijke verdeling wordt een melding.
- Bij een beëindiging zet KoppelHet het einde van het contract als datum uit dienst.
Waar je op let bij Factorial en AllSolutions
- Factorial verdeelt een medewerker over kostenplaatsen met een percentage en een begin- en einddatum per regel. Op de medewerker in AllSolutions past één kostenplaats. KoppelHet kiest op elke dag de regel met het hoogste percentage, en meldt een verdeling van precies de helft aan finance in plaats van te gokken.
- Een kostenplaats hoort in Factorial bij een legal entity en heeft een optionele code. AllSolutions zoekt een kostenplaats op code en weigert een onbekende met dezelfde melding als het scherm. Een Factorial-kostenplaats zonder code wordt daarom een melding, en KoppelHet verzint geen code.
- Bij een vertrek kent Factorial het einde van het contract en, apart, de datum waarop de toegang tot Factorial stopt. Voor AllSolutions telt het einde van het contract, omdat tot die dag nog uren op projecten worden geschreven. Een vertrekker houdt zo zijn uren, en AllSolutions verwijdert niets.
- Factorial heeft een eigen webhook voor het terugdraaien van een beëindiging. Komt die binnen, dan maakt KoppelHet de datum uit dienst in AllSolutions weer leeg, zodat de projectleider de medewerker kan blijven inplannen.
- Een medewerker kan in Factorial met een ingangsdatum naar een andere legal entity verhuizen, en hoort tot die dag bij de oude. Het koppelaccount van AllSolutions wisselt per bedrijf. KoppelHet zet op die datum een datum uit dienst in het oude bedrijf en maakt de medewerker aan in het nieuwe.
- In Factorial heeft elke medewerker een eigen nummer dat de organisatie zelf kiest, naast het interne id. AllSolutions heeft een personeelsnummer en vrije velden met een eigen label. KoppelHet zet het eigen nummer in het personeelsnummer en het interne id in een vrij veld, zodat een gecorrigeerd nummer de koppeling niet breekt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt KoppelHet nieuwe kostenplaatsen aan in AllSolutions?
Niet in de eerste versie. Een onbekende kostenplaats wordt een melding aan finance. Kostenplaatsen vanuit Factorial aanmaken kan later als uitbreiding, als het scherm daarvoor in AllSolutions openstaat.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial API (versie 2026-10-01 in het pad) met OAuth 2.0: employees met legal_entity_id, company_identifier, email en terminated_on; GET /resources/finance/cost_centers (id, name, code optioneel, legal_entity_id, status, deactivation_date); GET /resources/finance/cost_center_memberships (employee_id, cost_center_id, start_date, end_date, percentage); employee updates terminations met contract_end_date en terminated_on; legal_entity_changes met ingangsdatum. Webhooks voor Employee creates, updates, terminates en unterminates en voor finance/cost_center create, edit en delete.
- AllSolutions via de REST API: POST /api/v1/Login en het token, met RefreshToken na afloop van de vaste geldigheid. POST op het medewerkerscherm met dezelfde controles als het formulier, PUT /api/v1/{browser}/{RecordID} met alleen gewijzigde velden. Wisselen van bedrijf met GET /api/v1/mwzbdr en afdelingWijzig. Vrije velden met een eigen REST API-label.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
company_identifier | Personeelsnummer | |
id (Factorial) | Vrij veld met REST API-label | Vaste sleutel |
first_name, last_name | Naam | |
email | E-mailadres | |
legal_entity_id | AllSolutions-bedrijf (inlogbedrijf) | Via een tabel |
cost_center_memberships (hoogste percentage) | Kostenplaats | Via de code van de kostenplaats |
contract_end_date | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll