Verzuimmelding (SIVI)
Factorial koppelen met de arbodienst via SIVI: ziekteverlof als verzuimmelding
Met een koppeling tussen Factorial en de Arbodienst wordt goedgekeurd ziekteverlof van medewerkers van de Nederlandse entiteit in Factorial automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat. Een ziekmelding zonder einddatum blijft bij de arbodienst open tot HR in Factorial de laatste dag invult.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Factorial gebruiken voor verlof en verzuim en in Nederland een arbodienst hebben, zetten ziekte nu twee keer in, in Factorial en in het portaal van de arbodienst. Factorial wordt vaak in meerdere landen gebruikt, dus moet HR ook nog uitzoeken welke ziekmeldingen naar de Nederlandse arbodienst horen.
- Bij de start wijzen we de leave types aan die ziekte zijn en controleren we of ze zonder einddatum mogen.
- Factorial stuurt een webhook bij aanmaken, goedkeuren, wijzigen of verwijderen; KoppelHet haalt de leave op met de duur per dag.
- Een goedgekeurde ziekte van een Nederlandse medewerker gaat als ziekmelding naar de arbodienst.
- Vult HR de laatste dag in of verandert de duur, dan volgt een wijziging of betermelding.
- Een dagelijkse controle vindt ook verwijderde leaves; een verwijderde, al gemelde ziekte wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij Factorial en Arbodienst (SIVI)
- Een leave type in Factorial kan open-ended zijn. Een ziekte zonder laatste dag blijft bij de arbodienst open, en pas als HR de einddatum invult gaat de betermelding, met de dag daarna als hersteldatum. Staat open-ended uit voor ziekte, dan raden we aan dat bij de start aan te zetten.
- Of een leave is goedgekeurd, staat in Factorial als ja, nee of nog leeg. Alleen ja wordt een ziekmelding. Een leave type kan ook zonder goedkeuring zijn ingericht; dan is de aanvraag direct goedgekeurd en meldt de koppeling ziekte meteen.
- Factorial kan per leave een overzicht per dag geven van de werkbare en de opgenomen eenheden. Daarmee rekent KoppelHet het verzuimpercentage per dag uit, ook bij halve dagen of uren, zodat een ochtend ziek niet als een hele dag bij de arbodienst komt.
- Factorial heeft een aparte webhook voor het in één keer verwijderen van meerdere leaves. Komt die binnen, dan vergelijkt KoppelHet direct alle lopende ziekte met de arbodienst, zodat een opruimactie in Factorial niet stil een reeks meldingen laat staan.
- Verwijderde leaves komen alleen terug als de koppeling er uitdrukkelijk om vraagt. De dagelijkse controle doet dat, zodat een verwijderde ziekte die al bij de arbodienst staat een taak voor HR wordt.
- Bij een leave kunnen een reden, een omschrijving en een bijlage zoals een ziekmelding van de huisarts staan. Die velden en bestanden gaan nooit naar de arbodienst; alleen het leave type bepaalt of het om ziekte gaat.
- De API-versie van Factorial staat in het pad, met een datum. Bij een nieuwe versie testen we de koppeling eerst, zodat een veranderd veld de ziekmeldingen niet stopt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet ziekte in Factorial anders worden ingericht?
Meestal alleen dat het ziekteverlof zonder einddatum mag. Zo begint langdurig verzuim zonder dat HR een datum moet raden.
Gaat de ziekmelding van de huisarts mee?
Nee. Bijlagen, reden en omschrijving blijven in Factorial.
Wat als we Factorial in meerdere landen gebruiken?
Alleen ziekte van de Nederlandse entiteit gaat naar de arbodienst. Andere landen blijven buiten de koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial via de webhooks timeoff/leave/create, /approve, /reject, /update, /delete en /bulk_delete, en GET /api/2026-10-01/resources/timeoff/leaves met employee_ids[], leave_type_id[], from en to (from geeft ook leaves zonder einddatum), approved, include_deleted_leaves en include_duration_by_day. Velden onder meer id, employee_id, start_on, finish_on (null bij open-ended), half_day, hours_amount_in_cents, approved (true, false of null), leave_type_id, reason, description, deleted_at en duration_by_day_attributes. Leave types met approval_required, allow_endless, attachment en half_days_units_enabled.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met Vangnet J/N (verplicht), organisatie-eenheid en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
employee_id | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Contract van de Nederlandse entiteit | Identificatie dienstverband | |
Leave id | Verzuimgeval identificatie | |
start_on | Datum eerste verzuimdag | |
duration_by_day_attributes, half_day of hours_amount_in_cents | Percentage verzuim | |
finish_on + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | Leeg zolang de ziekte open is |
leave_type_id | Filter op ziekte | |
Eigen veld in Factorial | Vangnet J/N | Factorial kent geen vangnetregeling |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll