Payroll koppeling
Factorial koppelen met Loket: mutaties naar de salarisadministratie, loonresultaten terug in Factorial
Met een koppeling tussen Factorial en Loket gaan nieuwe medewerkers, contractwijzigingen, adres- en bankwijzigingen en uitdiensttredingen van de Nederlandse entiteit uit Factorial automatisch naar Loket, als conceptwerknemer of als mutatie op het dienstverband. Na de loonrun zet KoppelHet de uitkomsten uit Loket, zoals het nettoloon, terug in de payroll-run van Factorial.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Factorial voeren en de Nederlandse loonverwerking in Loket hebben, vaak via een salarisbureau, sturen mutaties nu als export of mail door. Daarna staan de loonuitkomsten alleen in Loket, terwijl HR en finance in Factorial juist daarnaar kijken.
- HR legt in Factorial een aanname, een nieuwe contractversie, een adres- of bankwijziging of een beëindiging vast.
- KoppelHet krijgt de webhook en haalt de wijziging op, alleen voor de Nederlandse juridische entiteit.
- Een aanname wordt een conceptwerknemer in Loket; overige wijzigingen gaan naar het bestaande dienstverband.
- Het salarisbureau controleert, vult aan en draait de loonrun in Loket.
- KoppelHet leest de uitkomsten per medewerker uit Loket en zet ze in één keer in de payroll-run van Factorial.
Waar je op let bij Factorial en Loket
- Factorial houdt een lijst van employee updates bij met soorten als hiring, contract, address, bank, termination en legal_entity. KoppelHet filtert die lijst op de Nederlandse juridische entiteit en neemt alleen soorten mee die Loket raken; Spaanse soorten zoals irpf blijven buiten beschouwing.
- Factorial kan een beëindiging terugdraaien, en meldt dat met een aparte webhook. Loket heeft daarvoor een herstelactie op het dienstverband, dus KoppelHet zet een teruggedraaid ontslag ook in Loket terug.
- Factorial accepteert loonresultaten van een externe salarisverwerker in de payroll-run. KoppelHet vult die na elke afgeronde loonrun in Loket, zodat bruto, inhoudingen en netto in Factorial zichtbaar zijn.
- Factorial neemt die loonresultaten alleen in één keer aan. Klopt er één medewerker of looncomponent niet, dan wordt niets geschreven; KoppelHet haalt de genoemde medewerkers eruit, meldt ze aan HR en stuurt de rest opnieuw.
- Elk loonresultaat in Factorial moet het netto-loonconcept bevatten, en bedragen gaan in centen. KoppelHet vertaalt de looncomponenten uit Loket naar de concepten in Factorial met een tabel die het salarisbureau en HR samen vastleggen.
- Factorial probeert een mislukte webhook tot twintig keer binnen 48 uur en schakelt het abonnement daarna uit. KoppelHet bewaakt de abonnementen en vergelijkt vóór elke aanleverdatum de updates met Loket, zodat er geen mutatie ontbreekt.
- Een nieuwe medewerker komt in Loket als concept en kan eerst alleen worden gevalideerd. KoppelHet gebruikt die controle om ontbrekende gegevens te melden voordat het salarisbureau het concept omzet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Doet Factorial zelf de Nederlandse loonverwerking?
Nee. Factorial bereidt gegevens voor; de berekening en aangifte gebeuren in Loket.
Moeten de loonresultaten terug naar Factorial?
Nee, dat is optioneel. Begin met de mutaties naar Loket; de terugweg kan later als uitbreiding.
Werkt dit als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgever in Loket.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial via de Factorial API (versie 2026-10-01 in het pad) met OAuth 2.0 - GET resources/employee_updates/summaries met legal_entities_ids[], type[] en starts_on; contract versions en compensations; webhooks voor Employee Create with contracts, Updates, Terminates en Unterminates en ContractVersion Creates en Updates. Terug via POST resources/compensations/payroll_results/bulk_create (payroll_run_id; per employee_id items met payroll_concept_id en amount in centen; maximaal 1.000 bedragen per aanvraag).
- Loket via de Loket REST API met OAuth - conceptemployees (employeeData met iban, employmentData, workingHoursData, wageData), convertToEmployee met header X-ValidateOnly voor alleen valideren, wages en workinghours per dienstverband, PATCH terminate en reinstate, en loonstroken of loonstaten per loonrun om de uitkomsten te lezen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Factorial employee id | Personeelsnummer of vrij veld | Vaste sleutel |
legal_entity_id | Werkgever | Alleen de Nederlandse entiteit |
Update hiring met starts_on | Conceptwerknemer met begindatum | |
Contractversie (uren, salaris) | workingHoursData en wageData | |
Update address | Adres | |
Update bank | IBAN | |
Webhook Terminates | Einde dienstverband (terminate) | |
Webhook Unterminates | Herstel dienstverband (reinstate) | |
Loket loonstrook per periode | Payroll result per concept | Bedrag in centen, inclusief net_pay |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll