Payroll koppeling
Factorial PayFit koppeling: Franse starters uit Factorial in PayFit, loonstroken terug in Factorial
Een koppeling tussen Factorial en PayFit zet een nieuwe medewerker van de Franse entiteit uit Factorial als collaborator met een basiscontract klaar in PayFit, en zet na elke loonrun de loonstroken uit PayFit terug in de map Payslip in Factorial. Latere contractwijzigingen kan de PayFit-API niet schrijven; die meldt KoppelHet als werklijst voor payroll.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Factorial voeren en de Franse lonen in PayFit laten rekenen, voeren elke starter twee keer in. Factorial heeft een eigen framework voor externe payroll, maar geen PayFit-integratie, en medewerkers zoeken hun loonstrook in Factorial terwijl die alleen in PayFit staat.
- HR maakt de medewerker aan in Factorial, bij de Franse juridische entiteit, en synchroniseert.
- KoppelHet ontvangt het sync-item new_hire, leest medewerker en referentiecontract en maakt in PayFit de collaborator en daarna het contract.
- Payroll vult in PayFit het contract aan, onder meer met werktijd en zorgverzekering, en draait de loonrun.
- Contractwijzigingen en persoonswijzigingen uit Factorial komen op een werklijst voor payroll en worden in Factorial als verwerkt gemeld.
- Na de loonrun haalt KoppelHet de loonstroken op en zet ze in de map Payslip van de medewerker in Factorial.
Waar je op let bij Factorial en PayFit
- Factorial levert payrollwijzigingen als losse sync-items per soort, zoals new_hire, termination, contract_change en per soort persoonswijziging. PayFit kan via de API alleen een collaborator en een contract aanmaken; KoppelHet verwerkt dus new_hire en zet de andere soorten op een werklijst voor payroll.
- Een contract aanmaken via de API kan bij PayFit voorlopig alleen voor Franse bedrijven. KoppelHet bepaalt via de juridische entiteit in Factorial het land, en verwerkt alleen starters van de Franse entiteit.
- Factorial levert landspecifieke wettelijke nummers via een aparte endpoint, maar alleen voor Portugal, Italië en Duitsland. Het Franse sociale-zekerheidsnummer, bij PayFit vijftien tekens, stuurt KoppelHet alleen mee als het in Factorial compleet is; anders vult payroll het in PayFit in.
- PayFit maakt een contract aan zonder gegevens terug te geven, en het contract is pas na twee tot vijf minuten beschikbaar. KoppelHet meldt het sync-item in Factorial pas als verwerkt wanneer het contract in PayFit te vinden is.
- PayFit raadt sterk af om meerdere contracten tegelijk op te starten. Synchroniseert HR dezelfde starter twee keer, dan maakt KoppelHet geen tweede contract zolang het eerste nog in opbouw is.
- Factorial verwacht loonstroken van een externe payroll als één document per medewerker in diens map Payslip, en een correctie vervangt het bestaande document. KoppelHet haalt de loonstroken per collaborator bij PayFit op en vervangt bij een herberekening het document in plaats van een tweede toe te voegen.
- PayFit legt het privé-e-mailadres vast en Factorial vooral het werkadres. KoppelHet koppelt de twee daarom op het collaborator-ID dat bij het aanmaken ontstaat, niet op e-mail.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom gaat een salarisverhoging niet automatisch naar PayFit?
De PayFit-API kan een bestaand contract niet wijzigen. Payroll verwerkt de wijziging in PayFit vanaf de werklijst.
Gaat verlof ook mee?
Niet in de eerste versie. Factorial levert goedgekeurd verlof met de Franse telling van congés payés en RTT; dat naar PayFit zetten kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial via het integratieframework van de Factorial API (versie 2026-10-01) met OAuth 2.0 - sync-items employee_updates/new_hire, termination en contract_change; employees, reference contracts, legal entities, payroll employee identifiers en job catalog tree nodes. Terug via documents/folders en POST documents/documents (map Payslip), PUT bij een correctie.
- PayFit via partner-api.payfit.com - POST /companies/{companyId}/collaborators (firstName, lastName, personalEmail, personalAddress, socialSecurityNumber) en POST /companies/{companyId}/collaborators/{collaboratorId}/contracts (jobTitle, startDate; alleen Frankrijk, 201 zonder data). Loonstroken met GET /companies/{companyId}/collaborators/{collaboratorId}/payslips (scope contracts:payslips:read) en de payslipUrl per loonstrook.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in PayFit | Toelichting |
|---|---|---|
Factorial employee id | PayFit collaboratorId | Bij KoppelHet bewaard; niet op e-mail gematcht |
Voornaam, achternaam, privé-e-mail | firstName, lastName, personalEmail | |
Adres | personalAddress (streetNumber, addressFirstLine, city, postCode, country) | |
Referentiecontract: startdatum | Contract startDate | |
Functie uit de job catalog | Contract jobTitle | |
PayFit-loonstrook | Document in de map Payslip in Factorial | Terugweg door KoppelHet |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll