Verlof, verzuim en uren
Factorial Quinyx koppeling: medewerkers van de Nederlandse entiteit in Quinyx, goedgekeurd verlof met halve dagen
Met een koppeling tussen Factorial en Quinyx komen de medewerkers van de entiteiten die in Quinyx roosteren automatisch in de juiste unit, met een rol vanaf hun eerste werkdag. Verlof dat in Factorial is goedgekeurd, staat daarna als afwezigheid in Quinyx, met een halve dag aan het begin of eind van de dienst, en een wijziging of verwijdering in Factorial werkt KoppelHet bij.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Factorial voeren en winkels, horeca of logistiek in Quinyx plannen, zetten nieuwe medewerkers en goedgekeurd verlof met de hand in Quinyx. Verlof dat in Factorial wordt aangepast of verwijderd, blijft in het rooster staan tot de planner het toevallig ziet.
- HR maakt in Factorial een medewerker met contract aan bij een entiteit die in Quinyx roostert.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in Quinyx, in de unit van de werkplek, met een rol vanaf de startdatum.
- Een leidinggevende keurt verlof goed in Factorial; Factorial stuurt direct een melding.
- KoppelHet zet het verlof als hele of gedeeltelijke afwezigheid in Quinyx.
- Bij een wijziging of verwijdering in Factorial haalt KoppelHet de oude afwezigheid weg en boekt zo nodig de nieuwe.
Waar je op let bij Factorial en Quinyx
- Factorial zegt bij een halve dag of het om het begin of het einde van de dag gaat. Quinyx boekt een gedeeltelijke afwezigheid vanaf het begin of vanaf het einde van de dienst. KoppelHet zet die twee een-op-een om, zodat een vrije ochtend in Factorial ook in Quinyx de eerste helft van de dienst vrijmaakt.
- Verlof per uur geeft Factorial als aantal uren in honderdsten. Quinyx wil bij een gedeeltelijke afwezigheid een percentage van de dienst. KoppelHet rekent de uren om naar dat percentage, op basis van de geplande dienst van die dag.
- Een verlof in Factorial kan zonder einddatum zijn, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte. Quinyx wil voor een afwezigheid een begin en een einde. KoppelHet boekt zo'n verlof tot een vast aantal weken vooruit en verlengt het elke nacht, tot Factorial een einddatum geeft.
- In Factorial kan een verlofsoort als gewerkte tijd tellen, zoals een opleidingsdag. Dat is in het rooster geen afwezigheid. KoppelHet neemt alleen verlofsoorten mee die niet als gewerkte tijd tellen, en legt de uitzonderingen bij de start met de planning vast.
- Een webhook in Factorial ziet alleen wat de token die hem aanmaakte mag zien. Met een gebruikerstoken mist de koppeling dus verlof van collega's buiten het bereik van die gebruiker. KoppelHet maakt de abonnementen met een bedrijfstoken, zodat al het verlof van de entiteit binnenkomt.
- Factorial schakelt een webhook-abonnement uit na twintig mislukte pogingen of 48 uur, en meldt dat per mail. Quinyx moet intussen wel kloppen. KoppelHet vraagt daarom elke dag ook het verwijderde verlof op en vergelijkt het met de afwezigheden in Quinyx, zodat een gemiste melding geen dienst blokkeert.
- Quinyx kent voor afwezigheid alleen aanmaken en verwijderen, terwijl Factorial een verlof kan bijwerken. KoppelHet verwijdert bij een bijgewerkt verlof de oude afwezigheid met teruggave van de diensten, en boekt de nieuwe periode.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan contracturen ook naar Quinyx?
Niet in de kleinste opzet. Contracturen als agreement in Quinyx kunnen later als uitbreiding.
Gaan gewerkte uren terug naar Factorial?
Niet in deze koppeling. Een urenstroom voor de salarisverwerking kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial via de Factorial API (versie 2026-10-01 in het pad) met OAuth 2.0 en een bedrijfstoken. Webhooks employees/employee/create_with_contract, employees/employee/update, employees/employee/terminate, timeoff/leave/approve, timeoff/leave/update, timeoff/leave/delete en timeoff/leave/bulk_delete (tot 20 pogingen in 48 uur). Verlof via GET /resources/timeoff/leaves (approved, include_deleted_leaves, type_is_workable, from en to; velden half_day, hours_amount_in_cents, start_on, finish_on, deleted_at).
- Quinyx via de Employees API v3 (POST /hr/v3/employees met badgeNumber en employment met homeGroupId en employmentStartDate) en /hr/v3/role-assignments. Afwezigheid via POST /v2/schedule/groups/{groupId}/absences en /absences/part-time (absenceRate, absenceRateDirection FROM_START of FROM_END), DELETE met reassignBackShifts.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Quinyx | Toelichting |
|---|---|---|
company_identifier | badgeNumber | Vaste sleutel; het veld identifier is het nationale id-nummer en blijft buiten de koppeling |
first_name, last_name | personalInformation.firstName, lastName | |
email | email | |
location_id (werkplek) | employment.homeGroupId | Via een tabel van werkplekken naar Quinyx-units |
contract starts_on | employmentStartDate en role-assignment startDate | |
terminated_on | role-assignment endDate | |
Leave (approved true), leave_type_id | Absence, absenceTypeId | |
half_day (beginning_of_day of end_of_day) | Part-time absence, absenceRateDirection FROM_START of FROM_END | |
hours_amount_in_cents | Part-time absence, absenceRate |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll