Payroll koppeling
Factorial Sage Payroll koppeling: Britse starters en looncomponenten uit Factorial als Sage 50-import
Een koppeling tussen Factorial en Sage Payroll zet nieuwe Britse medewerkers, wijzigingen en vertrekkers uit Factorial klaar als Employee Details-bestand voor Sage 50 Payroll, en de looncomponenten van de periode als tweede bestand. Sage 50 Payroll heeft geen API, dus de salarisadministratie start de import zelf; niemand typt Factorial-gegevens nog over.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Factorial en een Britse entiteit die in Sage 50 Payroll blijft, geven de salarisadministratie elke maand starters, contractwijzigingen en bonussen door. Factorial houdt die wijzigingen per soort bij, maar zonder koppeling worden ze in Sage opnieuw ingevoerd.
- HR legt in Factorial een starter, contractwijziging, vertrek of looncomponent vast bij de Britse entiteit en synchroniseert.
- KoppelHet ontvangt de sync-items, leest medewerker, contractversie en entiteit en zet ze om naar het sjabloon Employee Details.
- Vóór de afsluiting maakt KoppelHet van de looncomponenten van de periode een bestand voor Employee Payments (Hours and Rates).
- Payroll maakt een back-up en leest beide bestanden in Sage 50 Payroll in.
- KoppelHet meldt de sync-items in Factorial als verwerkt; afgekeurde regels komen op een lijst voor HR.
Waar je op let bij Factorial en Sage Payroll
- Factorial levert wijzigingen voor externe payroll als sync-items per soort, zoals new_hire, contract_change, termination en een aparte soort per persoonswijziging. KoppelHet neemt alleen de soorten die Sage 50 Payroll kan inlezen en meldt elk item daarna als verwerkt, zodat HR in Factorial ziet wat al in Sage staat.
- Bedragen uit Factorial zijn gehele getallen, in centen voor geld en in minuten voor tijd. KoppelHet rekent ze om naar ponden en uren voordat ze in het Sage-sjabloon gaan; een bonus van 150000 wordt zo £ 1.500, niet £ 150.000.
- Looncomponenten van een periode krijgen in Factorial meestal de laatste dag van de payroll-run als datum. KoppelHet bundelt ze per run in één betalingenbestand, en zet een component zonder bijbehorende betaling in Sage op de lijst voor handmatige invoer, omdat Hours and Rates alleen toegewezen betalingen bijwerkt.
- Factorial levert wettelijke nummers via een aparte endpoint alleen voor Portugal, Italië en Duitsland. Het National Insurance-nummer komt dus uit het medewerkerprofiel; ontbreekt het, dan zet KoppelHet de starter niet in het bestand maar op de lijst.
- Het RTI Payroll ID kan na de import in Sage niet meer worden gewijzigd. KoppelHet laat het leeg voor nieuwe medewerkers, zodat Sage het zelf aanmaakt, en zet het Factorial-ID in de Employee Reference.
- Een contractwijziging komt uit Factorial als contractversie met eigen ingangsdatum. KoppelHet neemt de versie die in de loonperiode ingaat en laat een versie voor een latere periode wachten, zodat Sage niet een maand te vroeg met het nieuwe salaris rekent.
- Sage 50 Payroll leest bestanden alleen in als een gebruiker de import start, met een back-up vooraf. KoppelHet levert de bestanden met de periode in de naam, zodat payroll ziet welk bestand bij welke run hoort.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan KoppelHet de bestanden zelf in Sage inlezen?
Alleen met de SDK uit het betaalde Sage Developers Programme. Zonder die SDK start payroll de import.
Gaan loonstroken terug naar Factorial?
Niet in de eerste versie. Factorial heeft een map Payslip per medewerker; loonstroken uit Sage daarin zetten kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial via het integratieframework van de Factorial API (versie 2026-10-01) met OAuth 2.0 - sync-items employee_updates/new_hire, contract_change, termination en persoonswijzigingen, plus compensations/compensation voor de looncomponenten van een payroll-run; employees, reference contracts, contract versions, legal entities en payroll runs. Bedragen in centen, tijd in minuten.
- Sage 50 Payroll via File > Data Import met de CSV-sjablonen Employee Details en Employee Payments (Hours and Rates), of Advanced Data Import met een eigen veldmapping. Volledig automatisch inlezen vraagt de SDK uit het betaalde Sage Developers Programme.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
Factorial employee id | Employee Reference | Nooit in het RTI Payroll ID |
Voornaam, achternaam, geboortedatum | Forename, Surname, Date of Birth | |
National Insurance-nummer uit het profiel | NI Number | |
Referentiecontract: startdatum en salaris | Start Date en regular pay in Employee Details | |
Compensatie per payroll_concept_id (bedrag in centen) | Employee Payments (Hours and Rates) | Omgerekend naar ponden of uren |
terminated_on | Leaving Date |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll