HR naar ITSM
Factorial TOPdesk koppeling: teams en locaties als afdeling en vestiging, met on- en offboardingmeldingen
Met een koppeling tussen Factorial en TOPdesk staat elke nieuwe medewerker uit Factorial als persoon in TOPdesk, met vestiging uit de Factorial-locatie, afdeling uit het team en de leidinggevende, en komt er voor de startdatum een onboardingmelding bij de juiste behandelaarsgroep. Bij een beëindiging in Factorial krijgt de servicedesk een week voor de laatste werkdag een offboardingmelding, en na die dag wordt de persoon in TOPdesk gearchiveerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Factorial voor HR en TOPdesk als servicedesk geven nieuwe collega's per mail aan IT door, vaak pas in de week van de start. Teams worden in Factorial geregeld omgegooid, terwijl de afdelingen in TOPdesk nog de indeling van vorig jaar tonen.
- HR maakt in Factorial een nieuwe medewerker met contract aan, met locatie, team en leidinggevende.
- Factorial meldt de nieuwe medewerker direct. KoppelHet zet de persoon in TOPdesk, met de locatie als vestiging en het team als afdeling.
- Vier weken voor de startdatum komt er een onboardingmelding bij de behandelaarsgroep van het kantoor, met functie, team en leidinggevende in de tekst.
- Verhuist iemand in Factorial naar een ander team of kantoor, dan volgt de persoon in TOPdesk en krijgt IT een wijzigingsmelding voor rechten en middelen.
- Bij een beëindiging komt een week voor de laatste werkdag een offboardingmelding. Na die dag wordt de persoon in TOPdesk gearchiveerd.
Waar je op let bij Factorial en TOPdesk
- Een medewerker kan in Factorial in meerdere teams zitten, en teams hangen onder andere teams. TOPdesk kent één afdeling per persoon. KoppelHet kiest het team waar iemand rechtstreeks in zit, en niet het bovenliggende team waar hij alleen via een subteam bij hoort.
- Factorial heeft een veld dat identificatie heet, maar daarin staat een paspoort- of burgerservicenummer. Dat hoort niet in de servicedesk. Als personeelsnummer in TOPdesk gebruikt KoppelHet het nummer dat de organisatie zelf in Factorial toekent.
- Factorial kent naast de leidinggevende ook een aparte goedkeurder voor verlof. In TOPdesk wordt alleen de echte leidinggevende de manager van de persoon, zodat aanvragen die goedkeuring vragen bij de juiste persoon terechtkomen.
- Factorial stuurt een melding opnieuw als die niet aankomt, en geeft geen uniek kenmerk per bericht mee. KoppelHet onthoudt per medewerker welke melding al in TOPdesk staat, zodat dezelfde nieuwe collega nooit twee onboardingmeldingen oplevert.
- Na twee dagen zonder succesvolle aflevering zet Factorial het abonnement op meldingen uit. Een vertrek dat in die tijd is vastgelegd, zou dan nooit TOPdesk bereiken. KoppelHet vergelijkt daarom dagelijks alle medewerkers met TOPdesk en zet het abonnement weer aan.
- Een beëindiging in Factorial kan worden teruggedraaid. Dan krijgt de servicedesk een aanvulling op de offboardingmelding dat het vertrek niet doorgaat, en blijft de persoon actief in TOPdesk.
- Meldingen die met de rechten van een gewone gebruiker zijn aangevraagd, bevatten in Factorial alleen wat die gebruiker mag zien. KoppelHet gebruikt een sleutel op bedrijfsniveau, zodat ook directie en HR zelf in TOPdesk komen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan er persoonsgegevens mee die de servicedesk niet nodig heeft?
Nee. Factorial stuurt bij een melding ook bank- en identificatiegegevens mee. KoppelHet neemt alleen naam, e-mail, personeelsnummer, team, locatie, leidinggevende en datums over.
Wat als er al personen in TOPdesk staan?
Bij de start koppelen we ze eenmalig op personeelsnummer of e-mailadres. Wie niet te koppelen is, komt op een lijst voor de servicedesk.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial wordt gelezen via de Factorial REST API (versie in het pad, bijvoorbeeld 2026-10-01) met een API-key of company token. Webhook-abonnementen op employees/employee/create_with_contract, employees/employee/update, employees/employee/terminate en employees/employee/unterminate, plus teams/membership/move. Elke aflevering draagt de zelf gekozen challenge in de header x-factorial-wh-challenge. Factorial probeert maximaal 20 keer binnen 48 uur en zet het abonnement daarna uit.
- Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files) met een operator met applicatiewachtwoord. Personen met employeeNumber (maximaal 20 tekens), firstName (30), surName (50), branch, department en manager; archiveren via /tas/api/persons/id/{id}/archive.
- Meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, operatorGroup, category, targetDate en externalNumber). KoppelHet bewaart per medewerker en per gebeurtenis welke melding al is aangemaakt.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
company_identifier | employeeNumber | Maximaal 20 tekens in TOPdesk; zonder eigen nummer de Factorial-id |
preferred_name of first_name | firstName | Maximaal 30 tekens |
last_name | surName | Maximaal 50 tekens |
email | email | |
location_id (Location) | branch | |
Team (directe teamlidmaatschap) | department | Eén team per persoon, gekozen bij de start |
manager_id | manager | Niet de verlofgoedkeurder (timeoff_manager_id) |
terminated_on | employmentTerminationDate (contract) en archiveren | |
Nieuwe medewerker, wijziging of beëindiging | Melding (incidents) met callerLookup, operatorGroup en targetDate |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll