HR naar ERP
Factorial Unit4 koppeling: medewerkers en kostenplaatsen uit Factorial in Unit4 ERP, per juridische entiteit
Met een koppeling tussen Factorial en Unit4 ERP wordt elke medewerker uit Factorial een medewerker in het Unit4-bedrijf van zijn juridische entiteit, met kostenplaats, leidinggevende en de datums uit Factorial. Een kostenplaatswissel of een verhuizing naar een andere entiteit in Factorial gaat in Unit4 in op dezelfde datum, en het einde van het contract beëindigt de medewerker.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Factorial als HR-systeem gebruiken en Unit4 ERP voor projecten, uren en finance, houden kostenplaatsen en medewerkers in Unit4 met de hand bij. Een kostenplaatswissel halverwege de maand komt dan te laat, en een medewerker die naar een andere entiteit gaat, blijft in het oude Unit4-bedrijf staan.
- Factorial meldt een nieuwe, gewijzigde of vertrekkende medewerker; KoppelHet haalt medewerker en kostenplaatsen op.
- KoppelHet bepaalt het Unit4-bedrijf uit de juridische entiteit en groepeert per bedrijf.
- Unit4 controleert de gegevens vooraf; daarna worden medewerkers aangemaakt of bijgewerkt.
- Kostenplaatsen gaan als relatiewaarde met begin- en einddatum mee.
- Op de einddatum van het contract wordt de medewerker in Unit4 beëindigd.
Waar je op let bij Factorial en Unit4 ERP
- Factorial legt per medewerker vast in welke kostenplaatsen hij werkt, met een percentage en een begin- en einddatum. Unit4 bewaart een kostenplaats als relatiewaarde met eigen geldigheid. KoppelHet neemt de kostenplaats met het grootste percentage en geeft die in Unit4 dezelfde datums, zodat uren vanaf de wisseldatum op de nieuwe kostenplaats komen.
- Een verhuizing naar een andere entiteit maakt in Factorial een nieuw contract dat pas op de ingangsdatum geldt; tot dan hoort de medewerker bij de oude entiteit. Unit4 neemt medewerkers per aanroep alleen aan voor één bedrijf. KoppelHet maakt de medewerker op die datum aan in het nieuwe Unit4-bedrijf en sluit het dienstverband in het oude af.
- Factorial kent bij een uitdiensttreding twee datums: het einde van het contract en de datum waarop de toegang tot Factorial stopt. Unit4 heeft de einddatum van het dienstverband nodig. KoppelHet gebruikt de einddatum van het contract en negeert de toegangsdatum, die vaak eerder of later ligt.
- Factorial kan een uitdiensttreding terugdraaien en stuurt daar een eigen webhook voor. Beëindigen in Unit4 geeft een eindstatus. KoppelHet zet daarom alvast de einddatum op het dienstverband, maar beëindigt de medewerker pas als die datum voorbij is, zodat een teruggedraaide uitdiensttreding in Unit4 alleen een einddatum weghaalt.
- Een kostenplaats in Factorial heeft een code, maar die is niet verplicht, en kan worden gedeactiveerd met een datum. Unit4 verwacht een bestaande waarde en meldt een onbekende bij de controle vooraf. KoppelHet vertaalt kostenplaatsen zonder code via een tabel van finance en meldt een gedeactiveerde kostenplaats waar nog medewerkers op staan.
- Het interne personeelsnummer in Factorial is vrije tekst die de organisatie zelf vult. In Unit4 is het personId binnen een bedrijf uniek en geeft Unit4 een fout bij een bestaand nummer. KoppelHet controleert vooraf op lege of dubbele nummers per entiteit, zodat een nieuwe medewerker niet op die fout strandt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan uren uit Factorial ook naar Unit4?
Niet in deze koppeling. Die houdt medewerkers en kostenplaatsen actueel; uren kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial API (versie 2026-10-01) met OAuth 2.0 - employees (legal_entity_id, company_identifier, manager_id, terminated_on, is_terminating), finance/cost_centers (code optioneel, status, deactivation_date), finance/cost_center_memberships (employee_id, cost_center_id, start_date, end_date, percentage), employee_updates/terminations (contract_end_date tegenover terminated_on), contracts/legal_entity_changes (nieuw contract vanaf ingangsdatum). Webhooks voor Employee creates, updates, terminates en unterminates en voor Finance CostCenter.
- Unit4 ERPx via de Employees API - POST /v1/employees/validate, POST /v1/employees/batch (maximaal 200, één companyId), 409 bij een bestaand personId, PATCH met AddOrReplaceById op relatedValues (relationId, dateFrom, dateTo) en employments, DELETE /v1/employees/{personId} als Terminate.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
company_identifier | personId | Uniek per Unit4-bedrijf |
first_name, last_name, email | Naam en e-mailadres | |
legal_entity_id | companyId | Vertaaltabel |
cost_center_memberships (hoogste percentage) | relatedValues kostenplaats (dateFrom, dateTo) | |
manager_id | relatedValues leidinggevende | |
Startdatum contract | employments.startDate | |
contract_end_date | employments.endDate en Terminate |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll