Verzuimmelding (SIVI)
Factorial koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: ziekteverlof van de Nederlandse entiteit per periode
Met een koppeling tussen Factorial en de Verzuimverzekeraar gaat goedgekeurd ziekteverlof van medewerkers van de Nederlandse entiteit in Factorial automatisch naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. Ziekte zonder einddatum blijft bij de verzekeraar open tot HR in Factorial de laatste dag invult.
Wat de koppeling doet
Organisaties die verlof en verzuim in Factorial bijhouden en voor hun Nederlandse entiteit een verzuimverzekering hebben, sturen de verzekeraar nu met de hand een overzicht van zieke medewerkers. Factorial draait vaak in meerdere landen, en alleen de Nederlandse entiteit heeft de polis.
- Bij de start wijzen we de leave types voor ziekte aan en koppelen we de Nederlandse legal entity aan het loonheffingennummer van de polis.
- Factorial stuurt een webhook bij aanmaken, goedkeuren, afwijzen, wijzigen of verwijderen; KoppelHet haalt de leave op met de duur per dag.
- Goedgekeurde ziekte van een medewerker van de Nederlandse entiteit wordt een nieuwe melding.
- Een ingevulde laatste dag of een andere duur wordt een gewijzigde melding met hersteldatum of nieuw percentage.
- Per afgesproken periode gaan alle meldingen samen naar de verzekeraar.
Waar je op let bij Factorial en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- Factorial kent per medewerker een legal entity. In een omgeving met Spaanse, Duitse en Nederlandse collega's stuurt KoppelHet alleen leaves van medewerkers bij de Nederlandse legal entity naar de verzekeraar, onder het loonheffingennummer dat bij de polis hoort.
- Een ziekteverlofsoort in Factorial kan zonder einddatum worden ingevoerd. De verzekeraar krijgt dan een melding met alleen de eerste verzuimdag. Vult HR later de laatste dag in, dan volgt in de eerstvolgende periode een gewijzigde melding met de dag erna als hersteldatum.
- Een halve dag ziek staat in Factorial als begin of einde van de dag. KoppelHet vraagt de duur per dag op en rekent daaruit het percentage, zodat de verzekeraar bij een ochtend ziek niet een volle dag loondoorbetaling ziet.
- Goedkeuring is in Factorial ja, nee of nog open. Een aanvraag die eerst is goedgekeurd en later toch wordt afgewezen, is al bij de verzekeraar gemeld. KoppelHet stuurt dan in de volgende periode een vervallen melding, zodat de verzekeraar die dagen niet vergoedt.
- Verwijderde leaves geeft Factorial alleen terug als de koppeling daar expliciet om vraagt. Daarnaast is er een aparte melding voor het verwijderen van een reeks leaves tegelijk. Op beide reageert KoppelHet met een vergelijking van alle lopende ziekte, zodat een verwijderde ziekte niet bij de verzekeraar blijft staan.
- Factorial kan leave types filteren op betaald of onbetaald. Onbetaald ziekteverlof raakt de loondoorbetaling niet zoals betaald verlof dat doet. Bij de start leggen we met jullie vast of onbetaalde ziekte ook naar de verzekeraar gaat, zodat dat niet per geval wordt beslist.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat ziekte van collega's in andere landen mee?
Nee. Alleen medewerkers van de Nederlandse legal entity vallen onder de polis.
Gaat de reden of de bijlage bij de leave mee?
Nee. Reden, omschrijving en bijlagen blijven in Factorial. De verzekeraar krijgt datums en percentage.
Kan de oorzaak van een ongeval mee?
Dat kan later als uitbreiding, bijvoorbeeld met een aparte leave type voor ziekte door een ongeval. We beginnen met datums en percentage.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial via de webhooks Timeoff Leave creates, approves, rejects, updates, deletes en bulk deletes, en GET /api/2026-10-01/resources/timeoff/leaves met employee_ids[], leave_type_id[], from en to, approved, include_pending, include_deleted_leaves, include_duration_by_day en type_is_payable. Velden onder meer id, employee_id, start_on, finish_on (null bij open ziekte), half_day (beginning_of_day of end_of_day), hours_amount_in_cents, approved (true, false of null), leave_type_id, deleted_at en duration_by_day_attributes. Medewerkers met legal_entity_id.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar, bestandsnaam met prefix WV-), verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie, oorzaakcodes 10, 11 en 99. Transport per verzekeraar af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
legal_entity_id (via tabel) | Werkgever: loonheffingennummer | |
employee_id | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Leave id | Verzuimgeval identificatie | |
start_on | Datum eerste verzuimdag | |
duration_by_day_attributes of half_day | Percentage verzuim | |
finish_on + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | Leeg zolang finish_on leeg is |
approved false of deleted_at | Verwerkingscode 03 vervallen |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll