Payroll koppeling
HiBob ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en vertrek uit HiBob in de juiste ADP-run
Met een koppeling tussen HiBob en ADP iHCM komen salariswijzigingen, bonussen en andere variabele bedragen en vertrek van de Nederlandse entiteit uit HiBob in de juiste ADP-run. KoppelHet haalt de gewijzigde regels op zodra HR ze vastlegt en levert ze vóór de aanleverdatum van ADP aan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob vastleggen en de Nederlandse salarissen bij ADP iHCM hebben, typen elke maand de wijzigingen uit HiBob over in ADP. Bonussen en commissies uit de variabele beloning in HiBob gaan vaak als spreadsheet naar ADP, met de kans dat een bedrag in een verkeerde periode valt.
- HR legt in HiBob een nieuwe medewerker, wijziging, variabele betaling of vertrek vast voor de Nederlandse entiteit.
- KoppelHet haalt de gewijzigde regels op.
- Variabele bedragen gaan als batch naar ADP, met de periode van de ADP-paygroup.
- ADP geeft per regel terug wat is verwerkt en wat niet; afgekeurde regels staan op de verschillenlijst voor payroll.
- Payroll draait de run in ADP iHCM.
Waar je op let bij HiBob en ADP iHCM
- Variabele beloning is in HiBob een tabel waarin een medewerker meerdere soorten tegelijk kan hebben, zoals bonus en commissie, elk met een eigen ingangsdatum. ADP iHCM NL neemt variabele bedragen per paygroup aan in genummerde velden. KoppelHet vertaalt elke HiBob-soort naar één ADP-veld.
- Welke variabele velden een paygroup in ADP kent, staat in de Multipay mapper van iHCM. Bestaat het veld voor een HiBob-soort niet in die paygroup, dan weigert ADP de regel; KoppelHet controleert dat vóór het versturen.
- HiBob meldt een vertrek via de webhook pas om middernacht op de ingangsdatum. Omdat ADP een vertrek vóór de run wil hebben, leest KoppelHet de toekomstige regels in de lifecycle-tabel van HiBob en stuurt het vertrek zodra HR het vastlegt.
- Een vertrekdatum aanpassen kan in ADP niet; de beëindiging moet worden geannuleerd en opnieuw gestart. Verschuift HR in HiBob de laatste werkdag, dan doet KoppelHet die twee stappen in plaats van een wijziging te sturen.
- Een gecorrigeerde bonus in HiBob gaat naar ADP als verschil, tenzij de batch nog niet verwerkt is; dan vervangt KoppelHet hem. Bij vervangen moet de hele batch opnieuw mee, want een weggelaten regel verwijdert ADP.
- Verwijdert HR een regel uit de tabel met variabele beloning, dan geeft HiBob geen webhook; alleen nieuwe en gewijzigde regels worden gemeld. KoppelHet legt daarom vóór de aanleverdatum de variabele regels in HiBob naast de open batch in ADP. Ontbreekt een regel in HiBob, dan gaat de batch opnieuw zonder die regel.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom staat een bonus wel in ADP maar niet in de run?
ADP koppelt een bedrag alleen aan een run als begin- en einddatum van de periode precies gelijk zijn aan die van de paygroup. Anders staat het los tot iemand het koppelt. KoppelHet neemt de periodes daarom over uit ADP.
Gaan ook medewerkers uit andere landen naar ADP?
Nee. Deze koppeling gaat over ADP iHCM NL. Welke HiBob-entiteit daarbij hoort, leggen we bij de start vast.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via employee data webhooks en de Employee data API (api.hibob.com/v1) - bulk-endpoints voor salaries, variable, employment en lifecycle, met effectiveDate, endEffectiveDate en isCurrent. De service user heeft per tabel rechten, voor historie ook View history.
- ADP iHCM via de Pay Data Input API voor iHCM NL (pay-data-input.add en .replace; payrollGroupCode, payeeID gelijk aan payrollfilenumber, payPeriodStartDate en payPeriodEndDate exact gelijk aan de paygroup; batch-ID in events/data/output/payDataInput/itemId), de Base Remuneration Change API (velden 2416 en 2417) en de Worker Terminate API (worker.terminate en worker-termination.cancel). Elke URI moet in de Consumer Application Registry (CAR) staan.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
id | Extra sleutel bij de medewerker in ADP | ADP-nummer (payrollfilenumber) bewaart KoppelHet bij de HiBob-medewerker |
Salary (base, effectiveDate) | Basissalaris, veld 2416 en 2417 | Per dienstverband, één wijziging per aanroep |
Variable pay (type, amount, effectiveDate) | Variabel veld (Vxxx) in de paygroup | Via een vertaaltabel per variabel type |
Employment (working pattern, weekly hours) | Work assignment | |
Bank account | Bankrekening in ADP | |
Lifecycle (terminated, reason) | Beëindiging met datum en reden |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob