Recruitment naar HR
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Met een koppeling tussen Ashby en HiBob wordt een kandidaat die in Ashby een aanbod heeft geaccepteerd en is aangenomen een medewerker in Bob, met naam, startdatum, functie, afdeling, salaris en leidinggevende uit kandidaat, aanbod en vacature. KoppelHet maakt de medewerker direct aan, zonder dat HR hem in Bob nog moet afronden.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Ashby werven en HiBob als HR-systeem gebruiken, willen dat een aanname zonder overtypen in Bob staat, met de juiste leidinggevende en zonder extra afrondstap voor HR.
- De kandidaat accepteert het aanbod en wordt in Ashby als aangenomen gemarkeerd.
- KoppelHet ontvangt de aanname uit Ashby, met het aanbod en de vacature.
- KoppelHet maakt de medewerker direct aan in Bob, met de leidinggevende op zijn officiële naam.
Waar je op let bij Ashby en HiBob
- Een aanname die via de Hire API van Bob binnenkomt, is eerst een melding die HR in Bob met een sjabloon moet afronden. KoppelHet maakt de medewerker direct aan via de people-API van Bob, zodat die afrondstap vervalt.
- Bob toont alleen de officiële naam van een medewerker. Een hiring manager die in Ashby een roepnaam gebruikt, wordt daardoor niet gevonden; de naam in Ashby moet precies gelijk zijn aan die in Bob.
- Bestaat een kandidaat al in Bob, zoals bij een interne overstap, dan regelt HR dat in Bob zelf; KoppelHet bouwt daar geen route voor.
- Bob vraagt bij een nieuwe medewerker vijf velden verplicht, waaronder de site uit de Work-tabel. Ashby levert bij de aanname alleen een locationId. KoppelHet vertaalt die locatie naar een bestaande site in Bob; zonder site maakt Bob de medewerker niet aan.
- Afdeling en functietitel zijn in Bob lijstwaarden die precies moeten bestaan, anders weigert Bob het verzoek. Een nieuwe functie of afdeling uit Ashby zet KoppelHet eerst als melding bij HR, zodat de lijst in Bob wordt aangevuld voordat de aanname doorgaat.
- Een salarisregel in Bob vraagt naast het bedrag verplicht een payPeriod, zoals Annual of Monthly. Het salaris in het aanbod van Ashby is een bedrag met valutacode, zonder periode. KoppelHet legt bij de inrichting vast welke periode bij jullie aanbiedingen hoort.
- Ashby geeft de startdatum van het aanbod als tijdstip, Bob wil work.startDate als JJJJ-MM-DD. KoppelHet gebruikt alleen de kalenderdag, zodat de eerste werkdag in Bob niet door een tijdzone opschuift.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom komt de leidinggevende niet mee?
Meestal omdat de naam in Ashby afwijkt van de officiële naam in Bob. Maak ze gelijk in Ashby.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- De Hire API ontvangt een POST op https://app.hibob.com/api/integrations/ats/hire (service user of token met X-Bob-HireAPI-Signature, HMAC-SHA256 over tijdstempel en body, maximaal 5 minuten oud). Geen verplichte velden; Bob bewaart de payload en maakt een melding. KoppelHet leest Ashby via de webhook candidateHire (Ashby-Signature) en schrijft naar POST /v1/people.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Ashby | Veld in HiBob | Toelichting |
|---|---|---|
candidate.name | firstName en lastName | |
candidate.primaryEmailAddress | email | |
candidate.primaryPhoneNumber | about (telefoon) | |
offer.latestVersion.startDate | work.startDate | |
job.title en departmentId | work.title en work.department | |
offer.latestVersion.salary (value, currencyCode) | financial (salary, currency) | |
Hiring manager | work.reportsTo | Naam moet gelijk zijn aan de officiële naam in Bob |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker