Payroll koppeling
HiBob AFAS koppeling: HR in Bob, Nederlandse salarissen in AFAS Profit
Met een koppeling tussen HiBob en AFAS Profit komen nieuwe Nederlandse medewerkers, salariswijzigingen en vertrek uit HiBob automatisch in AFAS, met de ingangsdatum die HR in Bob heeft ingevoerd. De salarisadministratie hoeft niets meer over te typen, en een verhoging met terugwerkende kracht valt vanzelf in de juiste periode.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob voor alle HR-processen gebruiken en Nederlandse medewerkers in AFAS Profit verlonen, voeren contract en salaris eerst in Bob en daarna nog eens in AFAS in. Verhogingen die in Bob met een datum in het verleden zijn ingevoerd, worden in AFAS pas een maand later gecorrigeerd.
- HR voert in HiBob een nieuwe medewerker, nieuw salaris, nieuwe functie of vertrek in.
- KoppelHet ziet de wijziging direct en houdt alleen de medewerkers van de Nederlandse entiteit over.
- Een nieuwe medewerker staat daarna in AFAS met contract, functie, rooster, salaris en bankrekening.
- Een wijziging komt in AFAS met dezelfde ingangsdatum als in HiBob, ook als die in het verleden ligt.
- Een vertrek in HiBob beëindigt het contract in AFAS. Verschillen tussen beide systemen staan in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij HiBob en AFAS Profit
- HiBob meldt alleen dat er iets is gewijzigd, niet wat de nieuwe waarde is. KoppelHet haalt de gegevens daarna op en wacht daarbij even, omdat HiBob na een wijziging tot twintig seconden nodig kan hebben voordat de nieuwe waarde zichtbaar is.
- Werk, contract, salaris en in- en uitdienst houdt HiBob bij als historie, met per regel een ingangsdatum. Die datum gaat mee naar AFAS, zodat een verhoging met terugwerkende kracht in de juiste periode valt.
- HiBob meldt een vertrek pas op de dag dat het ingaat. Voor AFAS wacht KoppelHet daar niet op; de geplande controle leest vertrekdata al vooraf uit HiBob.
- De koppeling moet in HiBob ook de salarishistorie mogen zien. Anders ziet ze alleen het huidige salaris en mist AFAS eerdere wijzigingen.
- AFAS vraagt bij een indiensttreding fiscale gegevens die HiBob niet kent. Die vult de salarisadministratie in AFAS in, of HR legt ze vast in een eigen tabel in HiBob.
- Voor de geplande controle vraagt KoppelHet alleen de gegevens op die AFAS nodig heeft, omdat HiBob alle medewerkers in één keer teruggeeft.
- Een bankrekening heeft in HiBob geen ingangsdatum. Een nieuw IBAN zet KoppelHet in AFAS per de eerstvolgende salarisperiode.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook als AFAS bij een administratiekantoor draait?
Ja. Het kantoor geeft de koppeling toegang tot jullie AFAS-omgeving, en KoppelHet schrijft alleen naar die omgeving.
Wat als HR in HiBob een fout maakt en die corrigeert?
De correctie gaat met dezelfde ingangsdatum naar AFAS. Is de salarisrun al gedraaid, dan verrekent AFAS het verschil.
Moet HR in AFAS nog iets doen?
Alleen wat HiBob niet kent, zoals loonheffingskorting en pensioen, tenzij we die in HiBob vastleggen. Met de workflow voor indiensttreding kan HR de nieuwe medewerker nog controleren.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via employee data webhooks (alleen employeeId en gewijzigde velden of tabelregel) en de HiBob API. Na een update kan een read tot twintig seconden de oude waarde tonen.
- Historische tabellen work, employment, salary en lifecycle met effectiveDate. De lifecycle-webhook voor vertrek vuurt om middernacht na de ingangsdatum.
- De service user heeft rechten per categorie; voor de salary-tabel ook het recht op historie. People search geeft alle medewerkers zonder paginering, met maximaal vierhonderd velden. Bankrekeningen zijn regels met een eigen id, zonder effectiveDate.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnectors KnPerson en KnEmployee (AfasContract, AfasOrguniFunction, AfasTimeTable, AfasSalary, AfasAgencyFiscus).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Vrij veld bij de AFAS-medewerker | De Bob-ID blijft de sleutel voor latere wijzigingen |
root.firstName en achternaam | Voornaam, voorvoegsel, achternaam (KnPerson) | |
BSN (custom field) | BSN | Bob heeft geen Nederlands BSN-veld; dat komt in een eigen veld |
work.startDate | Begindatum contract (AfasContract) | |
work.department | Organisatorische eenheid (AfasOrguniFunction) | Via een vertaaltabel |
Functie (work-tabel) | Functie (AfasOrguniFunction) | Via een vertaaltabel |
Uren (employment-tabel) | Rooster (AfasTimeTable) | |
Salaris (salary-tabel) | Salaris (AfasSalary) | Met de effectiveDate van de tabelregel |
Bankrekening (bank accounts) | Bankrekening | |
Vertrekdatum (lifecycle) | Einddatum contract |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob