HR naar ERP
HiBob AllSolutions koppeling: medewerkers uit Bob in het juiste AllSolutions-bedrijf
Met een koppeling tussen HiBob en AllSolutions komt elke medewerker van een Nederlandse employer in HiBob automatisch als medewerker in het bijbehorende AllSolutions-bedrijf, met afdeling, functie en leidinggevende. Een overplaatsing in Bob gaat op de ingangsdatum door, en een vertrek wordt in AllSolutions een datum uit dienst, zodat uren en projecthistorie blijven staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die mensen in HiBob beheren en in Nederland projecten, uren en facturatie in AllSolutions draaien, zetten nieuwe collega's met de hand in AllSolutions. Een overplaatsing die HR in Bob al weken vooruit invoert, komt daar pas door als iemand eraan denkt.
- HR legt in HiBob een nieuwe medewerker, overplaatsing of vertrek vast.
- HiBob meldt de wijziging; KoppelHet haalt de medewerker en de werkhistorie op.
- Alleen medewerkers van een Nederlandse employer gaan verder, naar het AllSolutions-bedrijf dat bij die employer hoort.
- Een wijziging met een toekomstige datum wacht tot die datum en gaat dan door met alleen de velden die anders zijn.
- Bij vertrek zet KoppelHet de datum uit dienst, zonder de medewerker te verwijderen.
Waar je op let bij HiBob en AllSolutions
- In HiBob hoort elke medewerker bij één employer, de juridische eenheid. Elke Nederlandse employer krijgt een vast AllSolutions-bedrijf. Het koppelaccount in AllSolutions logt in bij één standaardbedrijf, dus KoppelHet wisselt per employer van bedrijf voordat het schrijft.
- Zet HR in Bob een overplaatsing met een datum in de toekomst, dan meldt HiBob de nieuwe regel in de werkhistorie direct. KoppelHet bewaart die en zet hem pas op de ingangsdatum door, omdat AllSolutions per medewerker de stand van nu toont.
- Een vertrek meldt HiBob pas in de nacht na de ingangsdatum, in de tijdzone van de vestiging. Voor AllSolutions is dat te laat om de datum uit dienst vooraf te zetten. KoppelHet leest de geplande vertrekdatum daarom dagelijks zelf uit Bob.
- Mist de servicegebruiker in Bob het recht op een veld, dan laat HiBob dat veld weg zonder foutmelding. AllSolutions zou dat als leeg veld kunnen opslaan. KoppelHet controleert per run of afdeling, functie en datums er zijn, en stopt liever dan dat het lege waarden schrijft.
- AllSolutions voert via de API dezelfde controles uit als op het scherm, ook voor velden die de klant zelf verplicht heeft gemaakt. Bob kent zo'n veld vaak niet. KoppelHet legt bij de start vast welke verplichte velden er zijn en waar de waarde vandaan komt, of welke vaste waarde AllSolutions krijgt.
- Een webhook uit HiBob bevat alleen de medewerker en de gewijzigde velden, niet de nieuwe waarden. KoppelHet haalt de waarden daarna op en stuurt AllSolutions per record alleen de velden die anders zijn, zoals de AllSolutions-API toestaat.
- Een medewerker die van een Nederlandse naar een buitenlandse employer gaat, is voor AllSolutions een vertrek. KoppelHet zet een datum uit dienst in het AllSolutions-bedrijf, terwijl de collega in Bob gewoon actief blijft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat er salarisinformatie uit Bob naar AllSolutions?
Nee. De servicegebruiker in Bob krijgt geen rechten op salaris. Kostprijzen legt finance in AllSolutions vast.
Kunnen uren uit AllSolutions terug naar Bob?
Dat kan later als uitbreiding. We beginnen met medewerkers van Bob naar AllSolutions.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via webhooks v2 (employee.created, employee.updated, table.entry.created en table.entry.updated, employee.left; HMAC-SHA512 in Bob-Signature; herhalingen tot drie dagen) en de Employee data API: POST /people/search met fields (maximaal 400) en showInactive, zonder paginering, en de werkhistorie per medewerker met effectiveDate. Ontbrekende rechten leiden tot weggelaten velden zonder fout.
- AllSolutions via de REST API: inloggen met signature en refreshtoken, GET met filters op een weergave, POST per record met dezelfde controles als het formulier, PUT op het record-ID met alleen gewijzigde velden, wisselen van bedrijf via de functie voor inlogbedrijven. Velden en labels per klant via weergaven en instellingen voor de REST API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Eigen veld bij de medewerker | Vaste sleutel tussen beide systemen |
work.employeeIdInCompany | Personeelsnummer | |
root.firstName en root.surname | Naam | |
root.email | E-mailadres | |
Werkhistorie: department, title, effectiveDate | Afdeling en functie met ingangsdatum | |
Werkhistorie: reportsTo | Leidinggevende | |
Employer | AllSolutions-bedrijf (inlogbedrijf) | Vertaaltabel per employer |
work.startDate en vertrekdatum | Datum in dienst en datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob