Leren en certificaten
HiBob aNewSpring koppeling: deelnemers uit Bob, afgeronde cursussen in de Training-tabel
Met een koppeling tussen HiBob en aNewSpring wordt elke medewerker in HiBob automatisch deelnemer in aNewSpring, in de groep van zijn afdeling en met zijn leidinggevende als begeleider. Rondt hij een cursus in aNewSpring af, dan staat die daarna als regel in de Training-tabel van zijn profiel in HiBob.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob als HR-systeem gebruiken en eigen opleidingen in aNewSpring geven, beheren deelnemers in twee systemen. Nieuwe collega's worden met de hand toegevoegd, begeleiders kloppen na een reorganisatie niet meer, en wat iemand heeft afgerond is in Bob niet te zien.
- Bob stuurt een ondertekende melding; KoppelHet controleert de handtekening en haalt de actuele medewerker op.
- De medewerker wordt deelnemer in aNewSpring met zijn Bob-ID als extern ID, in de groep van zijn afdeling.
- De leidinggevende wordt begeleider van zijn directe medewerkers.
- Na de afsluitende activiteit komt de cursus met datum als regel in de Training-tabel in Bob.
- Bij vertrek archiveert KoppelHet de deelnemer; bij tijdelijk verlof zet hij hem op inactief.
Terug: Afgeronde cursussen met afrondingsdatum en uitslag
Waar je op let bij HiBob en aNewSpring
- De naam van een training in de Training-tabel van Bob is geen vrije tekst maar een item uit de lijst TrainingName. KoppelHet zet de naam van een aNewSpring-cursus eerst in die lijst als hij er nog niet staat, en schrijft daarna de regel met het ID van dat item.
- Een regel in de Training-tabel heeft een begindatum, een einddatum voor de afronding, een status en een omschrijving. KoppelHet zet de afrondingsdatum uit aNewSpring in de einddatum en het oordeel geslaagd of niet geslaagd in de status, zodat HR in Bob op uitslag kan filteren.
- Bob kent naast vertrek ook tijdelijk verlof. aNewSpring heeft voor een deelnemer zowel actief als gearchiveerd. KoppelHet zet een deelnemer bij tijdelijk verlof op inactief en bij vertrek op gearchiveerd, zodat resultaten in beide gevallen bewaard blijven.
- Koppelt aNewSpring een begeleider aan een deelnemer, dan vervallen de andere begeleiders van die deelnemer. Wisselt iemand in Bob van leidinggevende, dan is één aanroep voor de nieuwe leidinggevende genoeg: de oude ziet de deelnemer daarna niet meer. Begeleiders die niet uit Bob komen, zoals een opleidingscoördinator, regelt aNewSpring dan per cursus.
- Wie al in aNewSpring stond voordat de koppeling er was, heeft nog geen extern ID. KoppelHet zet bij de start eenmalig het Bob-ID op die deelnemers via hun login-e-mailadres, zodat eerder afgeronde cursussen bij dezelfde persoon blijven.
- Bob ondertekent elke webhook en aNewSpring kan dat ook, met een secret dat support van aNewSpring instelt. KoppelHet controleert beide handtekeningen, zodat niemand van buiten deelnemers kan aanmaken of trainingen in Bob kan zetten.
- aNewSpring stuurt naast CourseCompleted tegelijk ook CoursePartCompleted. Alleen CourseCompleted wordt een regel in Bob, zodat de Training-tabel per cursus één regel krijgt en niet per onderdeel.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we Bob Learning nodig?
Nee. De afgeronde cursussen komen in de standaard Training-tabel van het medewerkerprofiel, die zonder de module Bob Learning werkt.
Welke rechten heeft de service user in Bob nodig?
Leesrechten op naam, werkgegevens en lifecycle, en schrijfrechten op de Training-tabel en de lijst TrainingName. Salaris en bankgegevens blijven dicht.
Schrijft de koppeling medewerkers ook in voor cursussen?
Niet in de eerste versie. Inschrijven per afdeling of functie kan later als uitbreiding; aNewSpring kan hele groepen aan een cursus koppelen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob Public API op https://api.hibob.com/v1 met een service user: webhooks employee.joined, employee.updated, employee.temporaryLeave en employee.left met de header bob-signature; GET /people/{id} voor de actuele gegevens; POST /people/{id}/training (name als backend-id uit de lijst TrainingName, startDate, endDate, status, description); lijstitems via de Lists metadata endpoints.
- aNewSpring API met een API key: POST /addOrUpdateUser/{userID} (login, firstName, lastName, function, active, archived), POST /initializeId/{login}/{userID}, POST /addGroup/{groupID}, /addGroupUsers en /deleteGroupUsers, POST /setTeacherStudents/{teacherID}. Webhook CourseCompleted (grade, passed) met X-WebHook-Signature (Base64 HMAC-SHA1).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in aNewSpring | Toelichting |
|---|---|---|
id (Bob) | userID (extern ID) | |
work email | login | |
firstName en surname | firstName en lastName | |
work.title | function | |
work.department | Groep van het type Student | |
work.reportsTo | setTeacherStudents van de leidinggevende | |
employee.temporaryLeave | active = false | |
employee.left | archived = true | |
CourseCompleted: name | Training name (item in de lijst TrainingName) | Terugweg naar Bob |
CourseCompleted: completeDate | endDate | |
CourseCompleted: passed en grade | status en description |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob