Payroll koppeling
HiBob DATEV koppeling: Duitse medewerkers uit Bob naar Lohn und Gehalt
Met een koppeling tussen HiBob en DATEV gaan indiensttredingen, salariswijzigingen, eenmalige betalingen en vertrek van Duitse medewerkers uit Bob naar DATEV Lohn und Gehalt van de Steuerberater, elk op zijn eigen ingangsdatum. KoppelHet levert via de Lohnimportdatenservice of als ASCII-bestand.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Bob als HR-systeem gebruiken en de Duitse salarissen bij een Steuerberater in DATEV laten draaien, sturen zonder koppeling een maandoverzicht dat het kantoor overtypt.
- KoppelHet ontvangt de wijzigingsmeldingen van Bob en haalt per Duitse medewerker de gewijzigde regel op, met zijn ingangsdatum.
- KoppelHet zet de regels om naar stamgegevens en mutatiegegevens op de loonsoorten van de Steuerberater.
- De aanlevering gaat via het DATEV-rekencentrum; de Steuerberater neemt hem over in Lohn und Gehalt.
- Voor de afsluitdatum meldt KoppelHet welke Duitse medewerkers nog geen loonsoort of Personalnummer hebben.
Waar je op let bij HiBob en DATEV
- KoppelHet leest de historische tabellen van Bob, zoals salaris en lifecycle. De wijzigingsmelding van HiBob geeft de sleutel van de gewijzigde regel mee, zodat een salarisverhoging met een ingangsdatum in het verleden ook in de goede DATEV-maand landt.
- Wat de service user van HiBob mag zien, bepaalt wat de koppeling leest. Voor de salarishistorie is naast leesrecht op de categorie ook het recht op historie nodig. KoppelHet geeft die rechten alleen voor de Duitse populatie, zodat Nederlandse salarissen niet bij de Steuerberater komen.
- DATEV opent de Lohnimportdatenservice alleen voor geselecteerde derde systemen, en de Steuerberater moet hem in DATEV aanzetten. We plannen die stappen aan de kant van DATEV als eerste in, want daar zit de langste wachttijd.
- Een salarisregel in Bob heeft een payPeriod (Annual, Hourly, Daily, Weekly of Monthly) en een valuta. In DATEV is een vast maandbedrag een andere soort dan een uurloon. KoppelHet deelt een jaarsalaris door twaalf, laat een uurloon een uurloon en meldt een dag- of weekloon, of een Duits salaris dat niet in euro staat, aan de Steuerberater.
- Uitbetaalde bonussen en commissies staan in Bob in de tabel met actual payments, elk met een payDate. Die tabel is alleen op te vragen voor een lijst van maximaal tweehonderd medewerker-ID's per aanroep, eventueel tussen twee betaaldatums. KoppelHet vraagt per DATEV-maand de Duitse medewerkers op en zet elke betaling als mutatie in de maand van de payDate.
- Verwijdert HR in Bob een verkeerd ingevoerde salarisregel, dan stuurt Bob daar geen melding van; alleen aanmaken en wijzigen geven een webhook. KoppelHet vergelijkt vóór de afsluitdatum de salarishistorie van elke Duitse medewerker met wat het eerder aan DATEV leverde, zodat een weggehaalde regel niet stilletjes in de loonrun blijft.
- Bob meldt een vertrek pas als de lifecycle-regel ingaat. Een Austrittsdatum op de laatste dag van de maand zou dan na de afsluitdatum van de Steuerberater binnenkomen. KoppelHet leest daarom ook lifecycle-regels met een datum in de toekomst en levert het vertrek mee in de maand waarin het valt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest HiBob via employee data webhooks op de historische tabellen (onder meer salary, work en lifecycle) met de sleutel van de regel en haalt de regel daarna op via de HiBob API (onder meer GET /people/{id}/salaries en POST /people/actual-payments/search). Service user met categorie- en historierechten.
- Naar DATEV Lohn und Gehalt via de Lohnimportdatenservice (stam- en mutatiegegevens via het DATEV-rekencentrum, overname door de gebruiker) of een ASCII-bestand dat de Steuerberater zelf inleest.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker-ID in Bob | Personalnummer | Via een vaste vertaaltabel als de Steuerberater eigen nummers gebruikt |
Voornaam, achternaam | Vorname, Name | |
Startdatum | Eintrittsdatum | |
Salaris uit de salarishistorie, met ingangsdatum | Festbezug | Omgerekend naar het maandbedrag |
Eenmalige betaling (actual payments: payType, payDate, amount) | Lohnart (Bewegungsdaten) | Vertaaltabel naar de loonsoorten van de Steuerberater, in de maand van payDate |
Lifecycle-status beëindigd, met datum | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob