Payroll koppeling
HiBob IRIS Payroll koppeling: Britse starters, salaris en leavers uit Bob rechtstreeks in Staffology
Een koppeling tussen HiBob en IRIS Staffology Payroll maakt nieuwe Britse medewerkers uit Bob aan als employee in de Britse employer, werkt het loon bij zodra een nieuwe salarisregel ingaat en markeert vertrekkers als leaver met de leaving date. Staffology heeft een open REST-API, dus wat HR in Bob vastlegt staat in de payroll zonder CSV-bestand ertussen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Bob doen en hun Britse lonen in Staffology Payroll van IRIS draaien, voeren elke Britse starter en elke loonsverhoging twee keer in. HiBob verkoopt in het Verenigd Koninkrijk een eigen payroll, maar wie bij Staffology blijft, stuurt payroll nu elke maand een lijst.
- HR legt in Bob een nieuwe medewerker vast in de Britse entiteit.
- KoppelHet ontvangt de webhook en haalt persoon, adres, NI-nummer en de salarisregel op.
- KoppelHet maakt de employee aan met het HiBob-ID als payrollCode en PayOptions uit de salarisregel.
- Een nieuwe salarisregel of adreswijziging schrijft KoppelHet als volledig record terug na het ophalen van de employee.
- Bij een vertrek zet KoppelHet hasLeft en leaveDate; payroll maakt de P45.
Waar je op let bij HiBob en IRIS Payroll
- Wij vonden in de HiBob Marketplace en bij IRIS geen koppeling tussen Bob en Staffology Payroll. HiBob heeft voor het Verenigd Koninkrijk een eigen payrollproduct; deze koppeling is voor organisaties die de Britse lonen bewust in Staffology houden.
- Salaris staat in Bob in een historische tabel met een ingangsdatum per regel, en de webhook voor die tabel vuurt bij het vastleggen, niet op de ingangsdatum. KoppelHet bewaart een toekomstige verhoging en schrijft de nieuwe PayOptions pas naar Staffology in de payrun waarin die datum valt.
- Staffology kent geen PATCH, en een PUT zonder alle schrijfbare velden maakt de ontbrekende leeg. Een adreswijziging uit Bob raakt maar een paar velden. KoppelHet haalt de employee eerst op, zet alleen de gewijzigde velden erin en schrijft het complete record terug.
- Bob meldt een vertrek pas om middernacht na de ingangsdatum. Voor een Britse leaver wil payroll de leaving date al in de laatste run hebben, met P45. KoppelHet leest daarom de toekomstige regel in de lifecycle-tabel en zet hasLeft en leaveDate vóór die run.
- Staffology heeft bij een leaver ook velden voor betaling na vertrek en het uitbetalen van opgebouwd saldo. Die keuzes staan niet in Bob en liggen bij payroll. KoppelHet zet alleen het vertrek en de datum, zodat een uitbetaling niet ongemerkt wordt aangezet.
- Velden waarop de HiBob-service user geen rechten heeft, laat Bob zonder foutmelding weg. Een leeg NI-nummer bij een Britse starter is daarom eerst een rechtencheck. Staffology kan de starter wel aanmaken; KoppelHet meldt het ontbrekende nummer aan payroll.
- Een API-key in Staffology heeft precies de rechten van de gebruiker per employer. KoppelHet gebruikt een gebruiker die alleen de Britse employer ziet, en selecteert in Bob op de Britse entiteit, zodat collega's uit andere landen nooit in Staffology komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de payroll van HiBob zelf?
Dat kan een goede keuze zijn. Deze koppeling is voor organisaties die Staffology houden, bijvoorbeeld omdat een bureau de Britse lonen daarin draait.
Gaan bonussen uit Bob ook naar Staffology?
Niet in de eerste versie. Variabele beloning als pay line in de run kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via ondertekende webhooks (employee.joined, table.entry.created en table.entry.updated voor salary, work en lifecycle, met effectiveDate) en de People API (POST /v1/people/search, GET /v1/people/{id}/salaries) met een service user met rechten per categorie, voor salaris ook op historie.
- Staffology Payroll REST-API met een API-key als wachtwoord in Basic-authenticatie. POST /employers/{employerId}/employee, GET en PUT op /employers/{employerId}/employee/{id} met volledige JSON, PayOptions en leaverDetails (hasLeft, leaveDate).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in IRIS Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
HiBob employee id | employmentDetails.payrollCode | Vaste sleutel |
root.firstName, root.surname | personalDetails.firstName, lastName | |
personal.birthDate | personalDetails.dateOfBirth | |
National Insurance-nummer (payrollveld) | personalDetails.niNumber | |
address (thuisadres) | personalDetails.address | |
work.startDate | starterDetails.startDate | |
Salary-tabel (base, frequency, effectiveDate) | payOptions.payAmount, basis, period | |
Lifecycle-regel Terminated | leaverDetails.hasLeft en leaveDate |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob