Identity en access management
HiBob JumpCloud koppeling: JumpCloud-gebruikers vanuit Bob, met de HiBob-integratie of maatwerk
Met een koppeling tussen HiBob en JumpCloud wordt elke nieuwe medewerker in Bob een JumpCloud-gebruiker met functie, afdeling, kostenplaats en bedrijf, en wordt die gebruiker geschorst als hij in Bob inactief wordt. HiBob beheert zelf een JumpCloud-integratie die gebruikers via SCIM aanmaakt; KoppelHet komt erbij als je de leidinggevende, meer dan tien eigen velden, klaargezette gebruikers of een vertrek per land wilt regelen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HiBob en JumpCloud gebruiken meestal eerst de integratie die HiBob voor JumpCloud aanbiedt. Wat daarna overblijft is handwerk in JumpCloud, zoals de leidinggevende invullen, nieuwe collega's klaarzetten zonder dat ze al kunnen inloggen, en uitzonderingen bij verlof of vertrek.
- In Bob komt een service user voor KoppelHet met leesrechten op persoons-, werk- en lifecyclegegevens, zonder salaris.
- In JumpCloud maakt de beheerder een API-sleutel op een apart beheeraccount.
- Bij een nieuwe medewerker zet KoppelHet de gebruiker klaar in JumpCloud, met werkadres en de relatie naar de leidinggevende.
- Op de startdatum wordt de gebruiker actief en krijgt hij via groepen zijn apps en apparaten.
- Bij vertrek schorst KoppelHet de gebruiker op het afgesproken moment; bij tijdelijk verlof volgens de afspraak voor die soort verlof.
Waar je op let bij HiBob en JumpCloud
- De JumpCloud-integratie wordt door HiBob beheerd en ondersteund, niet door JumpCloud. Bij een storing begint je bij de support van HiBob. KoppelHet beheert de koppeling zelf, met logging per medewerker, zodat één partij aanspreekbaar is.
- De HiBob-integratie maakt gebruikers standaard alleen actief of geschorst aan. Klaargezet, de status die JumpCloud aanraadt, vraagt een verzoek aan de support van HiBob, net als de activatiemail bij de overgang naar actief. KoppelHet maakt de gebruiker direct klaargezet aan en activeert hem op de startdatum.
- In de veldentabel van de HiBob-integratie staat geen leidinggevende. JumpCloud kent de leidinggevende wel, als relatie naar een andere gebruiker. KoppelHet zoekt de JumpCloud-gebruiker van de leidinggevende uit Bob op en legt die relatie, zodat groepen en goedkeuringen op de lijn kunnen sturen.
- Via de HiBob-integratie gaan maximaal tien eigen velden naar JumpCloud, en een eigen veld dat al in JumpCloud bestaat staat niet in de keuzelijst. KoppelHet schrijft eigen velden rechtstreeks als attribuut op de JumpCloud-gebruiker, ook als ze daar al bestaan.
- Medewerkers die al in Bob stonden voordat de integratie aanging, komen pas naar JumpCloud als een van hun gekoppelde velden verandert, of als HiBob een volledige synchronisatie start. KoppelHet vergelijkt bij livegang alle medewerkers met JumpCloud en koppelt bestaande gebruikers op werkadres aan hun Bob-id.
- Met deactivatie aan schorst de HiBob-integratie een gebruiker zodra iemand in Bob inactief of verwijderd wordt. Bob stuurt de melding over een vertrek om middernacht na de ingangsdatum in de tijdzone van de site. KoppelHet gebruikt die tijdzone en kan per land kiezen voor schorsen aan het einde van de laatste werkdag.
- Bob kent verlof waarbij iemand toegang houdt en verlof waarbij die stopt, en meldt alleen de tweede soort apart. KoppelHet schorst de JumpCloud-gebruiker bij die melding en zet hem weer actief als het verlof eindigt, zonder hem opnieuw aan te maken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet alleen de HiBob-integratie met JumpCloud?
Vaak is die voldoende als je geen leidinggevende in JumpCloud nodig hebt en schorsen bij inactief altijd klopt. Kies maatwerk als groepen op de lijn moeten sturen, of als verlof en vertrek per land anders gaan.
Wordt een vertrekker verwijderd uit JumpCloud?
Nee, geschorst. Zo blijven apparaten en historie zichtbaar voor IT; verwijderen na de bewaartermijn is een eigen stap.
Leest de koppeling salarisgegevens in Bob?
Nee. De service user van KoppelHet mag alleen persoons-, werk- en lifecyclegegevens lezen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- De HiBob-integratie wordt in Bob ingesteld onder Settings, Integrations, Provisioning, JumpCloud, met een JumpCloud API-sleutel van een beheerder (rol Manager, Administrator of Admin with Billing). Keuzes voor moment (bij aanmaak, op de startdatum of een aantal dagen ervoor), wie mee gaat, deactivatie en maximaal tien eigen velden. JumpCloud SSO Package of hoger.
- KoppelHet leest HiBob via ondertekende employee events (employee.created, employee.updated, employee.joined, employee.left, employee.temporaryLeave) en de People API (people search met showInactive voor nog niet gestarte medewerkers).
- Naar JumpCloud via API v1 (/systemusers, header x-api-key): employeeIdentifier (uniek per gebruiker), jobTitle, department, costCenter, company, employeeType, manager als relatie, attributes voor eigen velden en state STAGED, ACTIVATED of SUSPENDED.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in JumpCloud | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | employeeIdentifier | |
root.firstName | firstname | |
root.surname | lastname | |
Naamgevingsregel | username en email | |
work.title | jobTitle | |
work.department | department | |
Kostenplaats | costCenter | |
Bedrijf | company | |
Leidinggevende | manager | JumpCloud-id van de leidinggevende |
Soort dienstverband | employeeType | |
Startdatum, verlof en vertrek | state (STAGED, ACTIVATED, SUSPENDED) |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob