Lease en mobiliteit
HiBob NS Business koppeling: medewerkers uit Bob automatisch in NS Go, met adres, site en vertrekdatum
Met een koppeling tussen HiBob en NS Business (NS Go) staan de Nederlandse medewerkers uit Bob automatisch in NS Go, met woonadres, kantooradres van hun site en de juiste juridische entiteit. Een vertrek dat HR in Bob vooruit plant, gaat meteen naar NS Go, zodat de NS-Business Card op de laatste werkdag stopt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun mensen in HiBob beheren en Nederlandse collega's met NS Go laten reizen, zetten nieuwe medewerkers met het Excel-sjabloon van NS Go erin. Bob weet wie er volgende maand vertrekt of verhuist, maar NS Go hoort dat pas als iemand eraan denkt het door te geven.
- HR voegt in Bob een medewerker toe bij een Nederlandse entiteit, met startdatum, site en woonadres.
- Bob stuurt een webhook; KoppelHet leest de medewerker met een service user die alleen de benodigde velden mag zien.
- De medewerker gaat mee in de dagelijkse aanlevering aan NS Go en kan daarna de NS-Business Card aanvragen.
- Een nieuw woonadres of een andere site gaat met de ingangsdatum uit Bob naar NS Go.
- Zodra HR een vertrek in Bob plant, krijgt NS Go de vertrekdatum, ook als die nog weken weg is.
Waar je op let bij HiBob en NS Business
- Plant HR in Bob een vertrek met een datum in de toekomst, dan stuurt Bob direct een webhook voor de nieuwe regel in de historie. Het event dat iemand echt weg is, komt pas om middernacht na de laatste dag in de tijdzone van de site. KoppelHet gebruikt het eerste bericht, zodat NS Go het vertrek al weken vooruit kent.
- Bob kan bij een vertrek de toegang direct intrekken; daarvoor bestaat een apart webhook-event zodra de flow is goedgekeurd. Kiest HR daarvoor, bijvoorbeeld bij ontslag op staande voet, dan stuurt KoppelHet de einddatum van vandaag naar NS Go in plaats van de contractuele einddatum.
- In Bob zijn rechten per veld in te stellen. KoppelHet vraagt alleen het woonadres en de werkgegevens open, niet de hele persoonlijke categorie of het salaris. Mist de service user een recht, dan meldt Bob die kolom als afgeschermd; KoppelHet stopt dan met een melding in plaats van NS Go een leeg adres te sturen.
- In Bob werkt een medewerker op een site, maar het adres van die site is niet het veld dat NS Go nodig heeft. KoppelHet houdt een tabel bij van elke Nederlandse site naar het kantooradres, zodat een sitewissel in Bob als nieuw kantooradres in NS Go landt.
- Bob stuurt een apart event als iemand met tijdelijk verlof gaat. Of een medewerker tijdens bijvoorbeeld ouderschapsverlof zijn NS-Business Card houdt, spreken we per verlofsoort af; KoppelHet geeft het verlof alleen door als dat is afgesproken.
- HiBob wordt veel gebruikt door organisaties met mensen in meerdere landen. NS Go is voor reizen in Nederland, dus KoppelHet stuurt alleen medewerkers van Nederlandse entiteiten door en zet per entiteit het KVK-nummer voor de CO2-rapportage van NS Go.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet KoppelHet het salaris in Bob?
Nee. De service user krijgt alleen de velden die NS Go nodig heeft: naam, werkmail, woonadres, site, entiteit, kostenplaats en datums.
Gaan collega's in andere landen ook naar NS Go?
Nee. Alleen medewerkers van Nederlandse entiteiten. Voor tijdelijke uitzonderingen houdt HR een korte lijst bij.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via employee data webhooks (employee.updated, table.entry.created, employee.left, employee.temporaryLeave, employee.access.revoked.immediately) en de People API met een service user met rechten per veld. Antwoorden met afgeschermde velden bevatten restricted_columns en de header X-Has-Restricted-Columns.
- NS Go ondersteunt volgens NS een dagelijkse import van een gegevensbestand of een directe API-koppeling voor in- en uitdienst, functie en adres. NS publiceert geen technische specificatie; formaat en velden spreken we per klant af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in NS Business | Toelichting |
|---|---|---|
root.id of employee ID | Personeelsnummer | Welk ID per klant vastleggen |
firstName en surname | Voornaam en achternaam | |
work.email | E-mailadres | |
Woonadres (address) | Thuisadres | Alleen het adresveld wordt voor de service user opengezet |
work.site | Kantooradres | Via een tabel van site naar adres |
Entiteit | Juridische entiteit | Via een tabel van entiteit naar KVK-nummer |
Kostenplaats | Kostenplaats | |
work.startDate en vertrekdatum uit de lifecycle | Start- en einddatum dienstverband |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob