Identity en access management
HiBob Omada koppeling: Bob als gezaghebbende bron voor Omada Identity
Met een koppeling tussen HiBob en Omada Identity komt elke medewerker uit Bob als identiteit in Omada, met afdeling, functie, leidinggevende en de datums in en uit dienst, zodat rollen, reviews en het intrekken van toegang op HR-gegevens draaien. KoppelHet zet de gegevens klaar in een vorm die de REST-collector van Omada inleest, inclusief nieuwe collega's en vertrekkers.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob als HR-systeem gebruiken en Omada voor identity governance, werken vaak met een export die iemand bij HR maakt als bron, met vertrekkers die uit de export verdwijnen in plaats van een einddatum te krijgen.
- In Bob maken we een service user met leesrechten op de benodigde categorieën en op alle medewerkers, ook vertrokken en nog niet gestarte.
- KoppelHet leest alle medewerkers en houdt ze bij met de meldingen uit HiBob.
- KoppelHet zet per medewerker één regel klaar met sleutel, naam, status, afdeling, leidinggevende en datums.
- In Omada maken we een REST-systeem voor identiteitsdata dat deze regels leest en als identiteiten en contexten verwerkt.
- KoppelHet controleert elke aanlevering op ontbrekende velden voordat Omada hem leest.
Waar je op let bij HiBob en Omada
- KoppelHet levert aan de REST-collector van Omada, die identiteiten inleest uit een klaargezette lijst.
- De REST-collector van Omada kan in principe zelf de zoekfunctie van HiBob aanroepen. Maar HiBob pagineert daar niet en raadt grote bedrijven aan eerst alleen id's op te halen en daarna in batches. Omada kan dat alleen per regel met een geneste aanroep, wat Omada zelf traag noemt. KoppelHet zet daarom de complete lijst klaar en Omada leest die in één keer.
- Zonder extra instelling geeft HiBob alleen medewerkers in dienst. Vertrokken en nog niet gestarte collega's komen pas mee met een aparte optie én als de rechtengroep van de service user niet beperkt is tot medewerkers in dienst. KoppelHet richt beide in, zodat een vertrekker in Omada een einddatum krijgt in plaats van stil te verdwijnen.
- Velden waar de service user geen recht op heeft, laat HiBob weg zonder foutmelding. Een identiteit zonder afdeling verliest in Omada zijn context en daarmee rollen. KoppelHet legt elke regel naast de verwachte velden en houdt een medewerker met gaten vast op de vorige stand, met een melding aan HR.
- Omada waarschuwt dat een status uit de HR-bron een status kan overschrijven die in Omada zelf is gezet, en raadt aan dat veld dan niet door te zetten naar de portal. Met jullie spreken we af of HiBob of Omada leidend is voor de status, zodat een blokkade door security niet bij de volgende import verdwijnt.
- Eigen velden in Bob, zoals een kostenplaats of een soort contract die voor rollen telt, zitten niet in de standaardvelden van HiBob. KoppelHet vraagt ze apart op met recht op de juiste categorie, en zet ze als extensieattribuut klaar voor de rolregels in Omada.
- Een melding uit HiBob over een gewijzigde medewerker bevat alleen de velden die veranderden. KoppelHet haalt de medewerker daarna volledig op, zodat de regel voor Omada altijd compleet is en niet half wordt bijgewerkt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom leest Omada HiBob niet rechtstreeks?
Dat kan technisch, maar HiBob pagineert niet en raadt voor grote bedrijven batches aan. Een klaargezette lijst is sneller en houdt vertrekkers en ontbrekende velden onder controle.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via webhooks (employee.created, employee.updated, employee.joined, employee.left) en POST /v1/people/search (geen paginering, maximaal 400 veld-id's, filters alleen op root.id en root.email met equals, showInactive true plus rechtengroep met toegang tot meer dan Employed; velden zonder recht worden zonder waarschuwing weggelaten; eigen velden apart opvragen).
- Omada REST-collector (Content: Identity data) met OAuth2 Client Credentials of API Key naar het KoppelHet-endpoint; verplichte identiteitsmapping Business key, Unique ID, Name en Status; contexten met Business key, Name en Type, context assignments met Identity UID; drempels per import voor nieuwe, gewijzigde en verwijderde objecten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Omada | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Business key en Unique ID | |
root.firstName, root.surname | Name, FirstName, LastName | |
Naamgevingsregel of root.email | Email | |
internal.status en vertrekdatum | Status, ValidTo | |
work.startDate | ValidFrom | |
work.department | Context (afdeling) en context assignment | |
work.reportsTo | Identity owner en context owner | |
work.title | JobTitle | |
Soort dienstverband | EmploymentType (extensieattribuut) |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob