HR naar ERP
HiBob Oracle Fusion ERP koppeling: medewerkers uit Bob in Oracle, klaar voor declaraties en goedkeuringen
Met een koppeling tussen HiBob en Oracle Fusion ERP staat elke medewerker uit Bob automatisch in Oracle, met business unit, afdeling, leidinggevende en standaard onkostenrekening. Een wijziging die HR in Bob vooruit plant, staat met dezelfde ingangsdatum in Oracle, zodat goedkeuringen op die dag naar de nieuwe leidinggevende gaan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun mensen in HiBob beheren en Oracle Fusion voor financiën gebruiken, zetten nieuwe medewerkers met de hand of met een spreadsheet in Oracle. Bob is al bijgewerkt na een reorganisatie, maar in Oracle keurt de oude leidinggevende nog weken declaraties goed.
- HR voegt een medewerker toe in Bob of plant een werkwijziging; Bob stuurt een webhook.
- KoppelHet leest de werkhistorie met een service user die alleen de benodigde velden ziet, en vertaalt afdeling en entiteit naar Oracle-waarden.
- KoppelHet bouwt een laadbestand met de periodes uit Bob en laadt het met HCM Data Loader in Oracle.
- Afgekeurde regels komen bij HR of finance terecht, met de reden uit Oracle.
- Na het vertrek in Bob krijgt de werkrelatie in Oracle een einddatum.
Waar je op let bij HiBob en Oracle Fusion ERP
- Een regel in de werkhistorie van Bob heeft alleen een ingangsdatum. Oracle wil per periode een begin- en einddatum. KoppelHet laat elke periode eindigen op de dag voor de volgende regel in Bob, zodat Oracle geen overlappende toewijzingen krijgt.
- Plant HR in Bob een wijziging vooruit, dan komt de webhook voor de nieuwe historieregel meteen, en niet pas op de ingangsdatum. KoppelHet laadt die wijziging direct met de toekomstige datum in Oracle, zodat de goedkeuringsroute op de juiste dag omgaat.
- In Bob is de afdeling een waarde uit een lijst, en de API geeft het ID van die waarde terug. Oracle zoekt de afdeling op naam. KoppelHet vertaalt het lijst-ID via de lijsten-API van Bob naar de naam die in Oracle als afdeling bestaat.
- Een verwijzing naar de leidinggevende werkt in HCM Data Loader alleen met een bronsleutel van dezelfde eigenaar. KoppelHet laadt daarom eerst nieuwe leidinggevenden uit Bob en daarna hun medewerkers, allebei met het Bob-ID als bronsleutel.
- Oracle laat iemand zonder standaard onkostenrekening geen declaratie indienen. Bob kent geen grootboekrekening; KoppelHet leidt die af uit entiteit en kostenplaats in Bob met een tabel van finance, en meldt een medewerker zonder kostenplaats in plaats van een rekening te gokken.
- De service user in Bob krijgt alleen rechten op de velden die Oracle nodig heeft, met recht op historie voor de werktabel. Ontbreekt dat historierecht, dan meldt Bob de kolommen als afgeschermd; KoppelHet stopt dan met een melding in plaats van periodes zonder afdeling te laden.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat salaris uit Bob naar Oracle?
Nee. De service user krijgt geen rechten op salaris. Voor declaraties en goedkeuringen is het niet nodig.
Kunnen afdelingen ook automatisch in Oracle worden aangemaakt?
Dat kan later als uitbreiding. In de eerste versie moet de afdeling in Oracle bestaan en meldt KoppelHet wat ontbreekt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via employee data webhooks (table.entry.created, table.entry.updated, employee.left) en de werkhistorie per medewerker (effectiveDate, department, site, reportsTo); lijstwaarden via de lists-API; restricted_columns met no_view_permission en no_view_history_permission.
- Naar Oracle via HCM Data Loader (Worker.dat met Worker, PersonName, PersonEmail, WorkRelationship, WorkTerms, Assignment met BusinessUnitId, DepartmentName, LocationCode en DefaultExpenseAccount, en AssignmentSupervisor), met SourceSystemOwner uit HRC_SOURCE_SYSTEM_OWNER. Status van de lading via de HCM Data Loader-webservice of REST.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Oracle Fusion ERP | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | SourceSystemId | Met een eigen eigenaar voor Bob in de lookup |
firstName, surname en work.email | PersonName en PersonEmail | |
Entiteit | Legal employer en BusinessUnitId | Via een tabel |
work.department | DepartmentName | Lijst-ID vertaald naar naam |
work.site | LocationCode | |
work.reportsTo | AssignmentSupervisor | |
Entiteit + kostenplaats | DefaultExpenseAccount | |
Werkhistorie effectiveDate | EffectiveStartDate en EffectiveEndDate |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob