HR naar ERP
HiBob NetSuite koppeling: medewerkers uit Bob in NetSuite, met subsidiary, afdeling en vertrekreden
Met een koppeling tussen HiBob en Oracle NetSuite wordt elke nieuwe medewerker in Bob een employee in NetSuite bij de juiste subsidiary, met afdeling, locatie en supervisor, en gaat een vertrek met datum en reden naar NetSuite. KoppelHet houdt daarbij subsidiaries, afdelingen per subsidiary en vertrekredenen uit elkaar.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HiBob voor HR en NetSuite OneWorld voor finance hebben vaak meerdere subsidiaries. Medewerkers komen dan met de verkeerde subsidiary of zonder afdeling in NetSuite, en vertrekredenen moeten finance alsnog met de hand invullen als NetSuite die verplicht stelt.
- Bob meldt een nieuwe medewerker of een wijziging; KoppelHet haalt de werkgegevens op en vertaalt entiteit, afdeling en vestiging.
- KoppelHet maakt de employee aan in NetSuite bij de subsidiary van de entiteit, of werkt hem bij.
- De supervisor uit Bob wordt de supervisor in NetSuite.
- Bij vertrek krijgt de employee de datum, de categorie en de reden, en daarna gaat de inlog uit.
Waar je op let bij HiBob en Oracle NetSuite
- Wil finance de toegang per subsidiary beperken, dan kan dat. KoppelHet werkt met een integratierol die alleen de subsidiaries ziet die in de vertaaltabel staan.
- Een employee die aan de parent subsidiary hangt, kan in NetSuite niet naar een andere subsidiary. Gaat een medewerker in Bob naar een andere entiteit, dan zet KoppelHet de employee alleen om als hij bij een dochter hoort; bij de parent wordt het een nieuwe employee en gaat de oude op inactief.
- Een afdeling uit Bob komt als nummer van een lijstwaarde. In NetSuite kan een employee alleen een department krijgen dat aan zijn subsidiary is gekoppeld. KoppelHet vertaalt het nummer naar het department en controleert die koppeling; past het niet, dan komt de employee zonder department en krijgt finance een melding.
- Gebruikt finance in NetSuite het bijhouden van vertrekredenen, dan zijn bij een vertrek categorie, reden, toelichting en of het vertrek wordt betreurd verplicht. KoppelHet vertaalt de vertrekreden uit Bob met een tabel naar categorie en reden, zodat het vertrek niet op een leeg verplicht veld vastloopt.
- De vestiging uit Bob kan alleen naar de locatie in NetSuite als daar de functie Locations aan staat. Staat die uit, dan laat KoppelHet de locatie leeg in plaats van de hele employee te laten mislukken.
- Een profiel dat in Bob wordt verwijderd, verwijdert KoppelHet niet in NetSuite: een verwijderd profiel wordt in NetSuite inactief, zodat onkosten en transacties van die persoon bewaard blijven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat salaris uit Bob naar NetSuite?
Nee. Voor onkosten en goedkeuringen heeft NetSuite geen salaris nodig.
Wat als iemand terugkomt die eerder is vertrokken?
Een vertrokken employee weer actief maken mag in NetSuite alleen de beheerder. KoppelHet zet de herindiensttreding op een lijst voor de NetSuite-beheerder.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via employee data webhooks en de werkhistorie (effectiveDate, site, department, reportsTo); department als lijst-id, vertaald via de lijsten-API. Lifecycle-historie voor vertrek.
- NetSuite via SuiteTalk REST web services (employee-record) met OAuth 2.0 en een integratierol beperkt tot de gekoppelde subsidiaries. Subsidiary op de parent niet te wijzigen; department moet aan de subsidiary hangen; bij Termination Reason Tracking categorie, reden, toelichting en regretted verplicht; inloggen apart uitzetten met Give Access.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Oracle NetSuite | Toelichting |
|---|---|---|
root.id of personeelsnummer | Employee ID | Automatische nummering in NetSuite uit |
root.firstName, root.surname | Voornaam en achternaam | |
root.email | E-mail | |
Entiteit (work) | Subsidiary | Vertaaltabel |
work.department | Department | Alleen als het department aan de subsidiary hangt |
work.site | Location | Vraagt de functie Locations in NetSuite |
work.reportsTo | Supervisor | |
Lifecycle: vertrekdatum en reden | Termination date, category, reason, regretted |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob