Payroll koppeling
HiBob PayFit koppeling: nieuwe medewerkers en goedgekeurd verlof uit HiBob in PayFit
Met een koppeling tussen HiBob en PayFit komen nieuwe Franse medewerkers uit HiBob als collaborator met contract in PayFit, en wordt goedgekeurd verlof een afwezigheid. KoppelHet gebruikt daarvoor de webhooks van HiBob en de publieke API van PayFit.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob doen en hun salarissen in PayFit laten draaien, voeren nieuwe medewerkers en verlof vaak in beide systemen in.
- KoppelHet maakt in HiBob een service user met leesrechten op persoonsgegevens, werk, adres en verlof, en in PayFit een API-key met de nodige scopes.
- Bij een nieuwe medewerker in de juiste entiteit maakt KoppelHet in PayFit de collaborator aan.
- Voor een Franse medewerker volgt direct het basiscontract met functietitel en startdatum.
- De payrollbeheerder vult het contract in PayFit verder aan.
- Goedgekeurd verlof uit HiBob wordt een gevalideerde afwezigheid; ingetrokken verlof annuleert KoppelHet.
Waar je op let bij HiBob en PayFit
- De publieke PayFit-API kan een collaborator en een basiscontract alleen aanmaken, niet bijwerken. Een salariswijziging in HiBob wordt bij KoppelHet daarom een melding aan payroll, geen schrijfactie in PayFit.
- Een contract via de API kan PayFit alleen voor Franse bedrijven aanmaken. Voor medewerkers die in PayFit UK worden verloond maakt KoppelHet alleen de collaborator aan, terwijl verlof wel met de Britse afwezigheidssoorten van PayFit kan worden doorgezet.
- HiBob stuurt webhooks bij nieuwe medewerkers en bij wijzigingen in verlof. KoppelHet gebruikt die om een collaborator binnen enkele minuten aan te maken.
- Velden waarop de HiBob-service user geen rechten heeft, laat HiBob zonder foutmelding weg. Een lege privé-e-mail bij een nieuwe medewerker is daarom meestal een rechtenprobleem; KoppelHet maakt dan geen onvolledige collaborator aan, omdat PayFit dat adres verplicht stelt.
- Een afwezigheid in PayFit begint en eindigt op een moment van de dag, begin, midden of einde. PayFit kent dus hele en halve dagen. Een verlofaanvraag in HiBob kan ook in uren of als percentage van de dag zijn. KoppelHet zet hele dagen, ochtenden en middagen door; een aanvraag in uren of procenten gaat als melding naar payroll.
- Een afwezigheid in PayFit kan via de API niet worden gewijzigd, alleen geannuleerd en opnieuw aangemaakt. Verschuift een medewerker zijn verlof in HiBob, dan vervangt HiBob de aanvraag door een nieuwe met een previousRequestId. KoppelHet annuleert met dat ID de oude afwezigheid in PayFit en maakt de nieuwe aan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan KoppelHet ook salariswijzigingen naar PayFit schrijven?
Niet via de publieke API; die heeft geen endpoint om een lopend contract te wijzigen. KoppelHet meldt de wijziging aan payroll met de ingangsdatum uit HiBob.
Werkt dit ook voor Britse medewerkers?
Deels. De collaborator en het verlof kunnen erin, een contract via de API nog niet; PayFit noemt het Verenigd Koninkrijk als later land.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via de People API (POST /v1/people/search met gekozen velden) en ondertekende webhooks voor employee- en time-off-gebeurtenissen; authenticatie met een service user (ID en token) met rechten per veldcategorie.
- PayFit via partner-api.payfit.com met een API-key uit de API integrations hub van PayFit - POST collaborators, POST contracts (alleen Frankrijk, antwoord 201 zonder data, beschikbaar na twee tot vijf minuten), POST absences en DELETE absence. companyId via de introspect-call op oauth.payfit.com.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in PayFit | Toelichting |
|---|---|---|
root.firstName, root.surname | firstName, lastName | |
home.privateEmail | personalEmail | Verplicht in PayFit |
address (thuisadres) | personalAddress | |
work.title | jobTitle (contract) | |
work.startDate | startDate (contract) | |
Verlofbeleid (policy type) | absence type, bijvoorbeeld fr_conges_payes of uk_annual_leave | Via een vertaaltabel per land |
HiBob employee id | Bewaard naast het PayFit collaborator-ID | Koppelsleutel voor verlof |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob