Payroll koppeling
HiBob Paylocity koppeling: nieuwe Amerikaanse medewerkers uit Bob klaar in Web Link
Met een koppeling tussen HiBob en Paylocity komt een nieuwe medewerker van een Amerikaanse entiteit in Bob klaar te staan in Paylocity Web Link, bij de Company ID van die entiteit. De Paylocity-beheerder maakt het record daar af, en KoppelHet volgt met het trackingnummer of dat gebeurd is.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in HiBob en een Amerikaanse entiteit die in Paylocity wordt verloond, beheren medewerkers in Bob en geven elke salarisperiode door wat er veranderd is. Zonder koppeling typt de Amerikaanse payrollbeheerder nieuwe medewerkers, salarisverhogingen en vrije dagen opnieuw in Paylocity.
- HR legt in Bob een nieuwe medewerker vast in een Amerikaanse entiteit.
- KoppelHet leest de medewerker via de People API van HiBob.
- KoppelHet zet het record klaar in Web Link, bij de Company ID van die entiteit.
- De Paylocity-beheerder maakt het record af; KoppelHet volgt dat met het trackingnummer.
Waar je op let bij HiBob en Paylocity
- Paylocity geeft elke payrollentiteit een eigen Company ID, en entiteiten met verschillende EIN's kunnen samen in een company set zitten. Paylocity-API's accepteren geen company set als sleutel, dus KoppelHet koppelt elke Amerikaanse entiteit in Bob aan één Company ID.
- Voor een nieuwe medewerker die in Bob nog niet compleet is, heeft Paylocity een endpoint dat het record onvolledig in Web Link zet, waar de beheerder het afmaakt. KoppelHet gebruikt dat endpoint en bewaart het trackingnummer om te zien of het record is afgerond.
- Het ID van een medewerker in Bob is een lange reeks cijfers, terwijl het employeeId in Paylocity hooguit tien tekens mag hebben. Laat je het veld leeg, dan geeft Web Pay het volgende vrije nummer. KoppelHet stuurt het daarom leeg mee en legt daarna vast welk Bob-ID bij welk Paylocity-nummer hoort.
- In de salaristabel van Bob staat een bedrag met een payPeriod (Annual, Hourly, Daily, Weekly of Monthly) en een payFrequency. Paylocity kent alleen de paytypes Hourly en Salary, en bij Salary is het bedrag het brutoloon per loonperiode. KoppelHet deelt een jaarsalaris door het aantal perioden van de payFrequency; een dagloon gaat als melding naar payroll.
- Een Paylocity-bedrijf dat nog in de implementatiefase zit, kan geen medewerker met een startdatum in de toekomst aannemen. HR zet een Amerikaanse starter in Bob vaak weken van tevoren klaar. Zolang de implementatie loopt, wacht KoppelHet met klaarzetten tot de startdatum.
- Het functieveld in de werktabel van Bob bevat het ID van een regel uit de lijst met functietitels, niet de tekst. Paylocity wil in jobTitle tekst van hooguit vijftig tekens. KoppelHet vraagt de leesbare waarde op met de humanReadable-optie van Bob.
- De leidinggevende staat in Bob in het veld reportsTo, en Paylocity verwacht in supervisorEmployeeId het Paylocity-nummer van die leidinggevende. KoppelHet zoekt dat nummer op in zijn eigen tabel. Staat de leidinggevende nog niet in Paylocity, dan blijft het veld leeg en ziet de beheerder dat bij het afmaken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We hebben meerdere Amerikaanse entiteiten. Werkt dat?
Ja. In Paylocity heeft elke entiteit een eigen Company ID, en KoppelHet koppelt elke Amerikaanse entiteit in Bob aan één Company ID.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet schrijft naar Paylocity met POST /v2/weblinkstaging/companies/{companyId}/employees/newemployees (Employee Staging, antwoord 201 met trackingNumber), met één Company ID per payrollentiteit. HiBob wordt gelezen via de People API met een service user.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Paylocity | Toelichting |
|---|---|---|
Amerikaanse entiteit in Bob | companyId (Paylocity Company ID) | Eén ID per payrollentiteit, hooguit negen tekens |
Nieuwe medewerker in Bob | Staged employee in Web Link, antwoord met trackingNumber | |
root.id | employeeId leeg laten | Paylocity kent het nummer toe; KoppelHet bewaart beide ID's |
root.firstName, root.surname | firstName, lastName | Maximaal 40 tekens per veld |
work.startDate | status.hireDate | |
work.title (leesbare waarde) | departmentPosition.jobTitle | Bob geeft standaard het ID van de lijstwaarde; maximaal 50 tekens |
work.reportsTo.id | departmentPosition.supervisorEmployeeId | Vertaald naar het Paylocity-nummer van de leidinggevende |
Salaristabel (base, payPeriod, payFrequency) | primaryPayRate (payType, baseRate of salary, payFrequency) | Hourly of Salary; salary is het bedrag per loonperiode |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob