Verlof, verzuim en uren
HiBob Planday koppeling: medewerkers, contracturen, verlof en saldi, ook bij meerdere portalen
KoppelHet bouwt een koppeling tussen HiBob en Planday die medewerkers, afdelingen, contracturen en goedgekeurd verlof uit Bob direct na de melding in Planday zet. Verlofsaldi, meerdere Planday-portalen en een gewijzigd e-mailadres gaan ook mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob doen en in Planday roosteren, willen medewerkers en verlof niet twee keer invoeren. Dat wordt lastig zodra er meer dan één Planday-portaal is, contracturen in de planning moeten kloppen of saldi uit Bob in de Planday-app moeten staan.
- HR maakt in Bob een medewerker aan of wijzigt zijn site, afdeling of werkpatroon.
- KoppelHet kiest op basis van de site het Planday-portaal en de afdeling, en maakt de medewerker daar aan of werkt hem bij.
- Weekuren uit het werkpatroon worden uren per maand en een contractregel in Planday.
- Goedgekeurd verlof uit Bob wordt in Planday ingediend en goedgekeurd; een ingetrokken aanvraag wordt ook in Planday ingetrokken.
- Dagelijks boekt KoppelHet het verschil tussen het saldo in Bob en in Planday als correctie op de verlofrekening.
Waar je op let bij HiBob en Planday
- KoppelHet reageert op de meldingen van Bob, zodat een nieuwe medewerker of goedgekeurd verlof binnen minuten in het rooster staat. Dat maakt verschil als vestigingen dezelfde dag diensten verdelen.
- Wijzigt een e-mailadres in Bob, dan past KoppelHet de gebruikersnaam in Planday aan via de API zodra Bob de wijziging meldt, zodat de medewerker met het nieuwe adres kan inloggen.
- Planday rekent per medewerker. KoppelHet zet een nieuwe medewerker met een startdatum in de toekomst een vast aantal dagen voor de startdatum in Planday, zodat de vestiging hem kan inroosteren zonder dat hij maanden eerder meetelt.
- Bob slaat de weekuren op in de dienstverbandhistorie, berekend uit het werkpatroon. Planday legt werkuren per maand vast en koppelt een contractregel. KoppelHet rekent de weekuren om naar maanduren en wijst de contractregel toe die bij het patroon past.
- Bob rekent saldi per verlofbeleid. Planday neemt een saldo niet als vast getal over, maar wel een correctie met een eigen referentie op een opbouwrekening. KoppelHet boekt dagelijks alleen het verschil, met het Bob-beleid in die referentie, zodat de Planday-app hetzelfde saldo toont als Bob.
- Verlof dat in een vorig kalenderjaar begon, dient KoppelHet gewoon in via de afwezigheids-API van Planday, zodat langdurig verlof dat over de jaarwisseling loopt ook in het rooster staat.
- KoppelHet bewaart per Bob-medewerker zelf het Planday-ID per portaal, zodat een onderbreking van de koppeling geen dubbele profielen oplevert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat salaris uit Bob naar Planday?
Bij KoppelHet standaard niet; de loonkosten in de planning komen uit de medewerkersgroep. Uurloon uit Bob kan later als uitbreiding.
Gaan gewerkte uren terug naar Bob?
Nee. Uren gaan van Planday per land naar de salarisverwerking.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via de REST API met een service user. Employee-webhooks (employee.created, employee.updated met alleen de gewijzigde velden, employee.left op de ingangsdatum om middernacht in de tijdzone van de site), GET /people/{id}/employment voor weeklyHours en fte, time off-webhooks (approved, en bij automatisch goedgekeurd eerst requested) en GET /timeoff/employees/{id}/requests/{requestId} met type, startPortion en endPortion.
- Planday via de Open API met OAuth 2.0 per portaal. POST en PUT /hr/v1.0/employees (departments, employeeGroups, workHours per maand, contractRulesRuleId, salaryIdentifier), PUT /hr/v1.0/employees/{employeeId}/change_username, PUT /hr/v1.0/employees/deactivate/{employeeId}. Verlof via /absence/v1.0/absencerequests (draft, submit, approve, cancel) en saldi via POST /absence/v1.0/accounts/{accountId}/adjustments met externalReference.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Planday | Toelichting |
|---|---|---|
Employee ID (Bob) | salaryIdentifier | Het Planday-ID per portaal bewaart KoppelHet zelf |
firstName, surname | firstName, lastName | |
work.email | userName en email | Bij een wijziging via change_username |
work.site | Planday-portaal en departments | |
work.department | employeeGroups | Of afdeling, per klant |
weeklyHours (employment) | workHours (per maand) en contractRulesRuleId | |
Time off request (approved) | Absence request, daarna approve | |
Time off balance per policy type | Adjustment op de verlofrekening | |
Lifecycle left (einddatum) | deactivate met date |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob