Verlof, verzuim en uren
HiBob Quinyx koppeling: medewerkers en goedgekeurd verlof uit Bob in de planning
Met een koppeling tussen HiBob en Quinyx komen medewerkers, contracturen en goedgekeurd verlof uit Bob automatisch in Quinyx, zodat de planning met de juiste mensen roostert en niemand inplant die vrij is. Ook halve dagen, gewijzigde aanvragen en saldi gaan mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HiBob voor HR en verlof en Quinyx voor de roosters zien verlof dat in Bob is goedgekeurd niet terug in het rooster. Verschuift iemand een vrije middag, dan staat hij daarna op beide middagen vrij of op geen van beide.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Bob. De medewerker komt in Quinyx in de unit die bij de site hoort, met een agreement.
- Een medewerker vraagt verlof aan in Bob en de leidinggevende keurt het goed.
- Bob meldt de goedkeuring; KoppelHet zet het verlof als afwezigheid in Quinyx, ook als het om een ochtend of een paar uur gaat.
- Wordt de aanvraag in Bob verschoven of ingetrokken, dan past KoppelHet de afwezigheid in Quinyx aan.
- Het saldo per verlofsoort uit Bob staat in de Quinyx-app.
Waar je op let bij HiBob en Quinyx
- Verschuift een medewerker de datums van een verlofaanvraag, dan maakt Bob een nieuwe aanvraag die de oude vervangt, met een verwijzing naar de eerste en de vorige aanvraag. KoppelHet verwijdert de oude afwezigheid in Quinyx en zet de nieuwe, zodat er geen dubbel verlof in het rooster staat.
- Bij verlof dat automatisch wordt goedgekeurd, stuurt Bob eerst een melding van de aanvraag en daarna van de goedkeuring. KoppelHet reageert alleen op de goedkeuring, zodat Quinyx niet twee keer dezelfde afwezigheid krijgt.
- Bob kent verlof voor alle ochtenden of middagen in een periode, voor een aantal uren per dag of voor een percentage van de dag. Quinyx boekt zo'n verlof als gedeeltelijke afwezigheid vanaf het begin of het einde van de dienst. KoppelHet vertaalt de ochtend naar het begin van de dienst en de middag naar het einde.
- Bob kan verlof zonder einddatum vastleggen, bijvoorbeeld bij langdurig verlof. Quinyx boekt een afwezigheid met begin en einde. KoppelHet zet de afwezigheid tot een afgesproken horizon en verlengt of sluit hem zodra Bob de einddatum meldt.
- Een afgewezen aanvraag heet in de melding van Bob 'declined', maar staat bij het ophalen als 'disapproved'. KoppelHet herkent beide, zodat een afgewezen aanvraag nooit als afwezigheid in Quinyx belandt, ook als melding en opgehaalde status verschillend heten.
- Bob rekent saldi per verlofbeleid en per datum. Quinyx toont saldi op trackers. KoppelHet vraagt het saldo per beleidstype op de dag zelf op en zet het op de tracker, zodat medewerkers in de Quinyx-app niet een saldo van vorige maand zien.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers verlof ook in Quinyx aanvragen?
Wij raden aan verlof op één plek aan te vragen, in Bob, omdat daar de saldi en het verlofbeleid staan. Quinyx toont het verlof en het saldo dan alleen.
Gaan gewerkte uren terug naar Bob?
Niet in deze koppeling. De uren gaan meestal naar de salarisverwerking per land. Dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Bob wordt gelezen via de time-off webhooks (timeoffRequestApproved, timeoffRequestUpdated met originalRequestId en previousRequestId, timeoffRequestDeclined, timeoffRequestCancelled, timeoffRequestDeleted, set end date), ondertekend met bob-signature, en de Time Off API (GET /timeoff/employees/{id}/requests/{requestId} met includeDailyDurations, /timeoff/requests/changes als vangnet, /timeoff/employees/{id}/balance). Medewerkers via de People API met een service user.
- Naar Quinyx schrijven we afwezigheid via de v2 Absences API (POST /v2/schedule/groups/{groupId}/absences en /absences/part-time met absenceRate, absenceRateDirection FROM_START of FROM_END en splitType). Verwijderen met reassignBackShifts. Saldi via wsdlUpdateTimeTrackers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Quinyx | Toelichting |
|---|---|---|
Employee ID (work) | badgeNumber | |
firstName, surname | personalInformation.firstName, lastName | |
work.site | employment.homeGroupId | Via een tabel van Bob-sites naar Quinyx-units |
work.startDate | employment.employmentStartDate | |
Time off request (approved) | Absence | Per beleidstype een afwezigheidstype |
portionOnRange, hours, percentageOnRange | Part-time absence (absenceRate, absenceRateDirection) | |
originalRequestId / previousRequestId | Bestaande absence | Om de vervangen aanvraag terug te vinden |
Time off balance (per policy type) | Time tracker |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob