Payroll koppeling
HiBob Sage Payroll koppeling: Britse starters, wijzigingen en vertrekkers uit HiBob als Sage 50-importbestand
Een koppeling tussen HiBob en Sage Payroll zet nieuwe Britse medewerkers, wijzigingen en vertrekkers uit HiBob elke periode klaar als importbestand voor Sage 50 Payroll, plus een tweede bestand met variabele betalingen. Sage 50 Payroll heeft geen API, dus de salarisadministratie start de import zelf; niemand typt HiBob-gegevens nog over.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in HiBob en een Britse entiteit die in Sage 50 Payroll blijft, sturen zonder koppeling elke maand een lijst met starters, salariswijzigingen en bonussen naar de salarisadministratie. Die voert alles opnieuw in, en een wijziging die HiBob met terugwerkende kracht laat ingaan, valt makkelijk tussen twee runs.
- HR legt in HiBob een starter, wijziging of vertrek vast voor de Britse entiteit.
- KoppelHet ontvangt de webhook, haalt de tabelregel met ingangsdatum op en zet die om naar het sjabloon Employee Details.
- Vóór de afsluiting maakt KoppelHet het bestand met variabele betalingen van de periode.
- Payroll maakt een back-up en leest beide bestanden in Sage 50 Payroll in.
- Afgekeurde regels gaan terug naar KoppelHet en komen op de verschillenlijst voor HR.
Waar je op let bij HiBob en Sage Payroll
- Wij vonden in de HiBob Marketplace geen integratie met Sage 50 Payroll. HiBob verkoopt voor het Verenigd Koninkrijk een eigen payrollproduct; deze koppeling is voor organisaties die de Britse loonverwerking in Sage 50 houden.
- Salaris, werk en dienstverband staan in HiBob in historische tabellen met een ingangsdatum per regel. Een loonsverhoging die HR terug laat gaan, levert KoppelHet met die datum aan, zodat payroll in Sage ziet dat er een nabetaling nodig is.
- Bonus en commissie staan in HiBob in de tabel voor variabele beloning, los van het basissalaris. In Sage gaan ze via een ander sjabloon dan het medewerkerrecord, alleen op betalingen die al aan de medewerker zijn toegewezen; een nieuw betalingstype zet KoppelHet op de lijst voor handmatige invoer.
- Het RTI Payroll ID kan na de import in Sage niet meer worden gewijzigd. KoppelHet vult het nooit met het HiBob-ID; Sage maakt het zelf aan, en het HiBob-ID gaat in de Employee Reference.
- HiBob geeft velden waarop de service user geen rechten heeft niet terug, zonder foutmelding. Een leeg NI-nummer bij een Britse starter is daarom eerst een rechtencheck; KoppelHet zet zo'n starter niet in het bestand maar op de verschillenlijst.
- HiBob bevat medewerkers uit alle landen. KoppelHet selecteert op de Britse entiteit in de werktabel, zodat collega's van andere vestigingen nooit in een Sage-bestand komen.
- Sage 50 Payroll leest bestanden alleen in als een gebruiker de import start, en Sage raadt een back-up vooraf aan. KoppelHet levert daarom bestanden die klaarstaan, met de datum in de naam, zodat payroll ziet welk bestand bij welke run hoort.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan KoppelHet de bestanden ook zelf in Sage inlezen?
Alleen met de SDK uit het betaalde Sage Developers Programme. Zonder die SDK start payroll de import.
Gaan loonstroken terug naar HiBob?
Niet in de eerste versie. Dat kan later als uitbreiding, als Sage de loonstroken als bestand beschikbaar maakt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via ondertekende webhooks (employee events en table entry events voor work, employment, salary, variable en lifecycle, met effectiveDate) en de People API met een service user met rechten per categorie, voor salary en variable ook op historie.
- Sage 50 Payroll via File > Data Import met de CSV-sjablonen Employee Details en Employee Payments (Hours and Rates), of Advanced Data Import met een eigen veldmapping. Volledig automatisch inlezen vraagt de SDK uit het betaalde Sage Developers Programme.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
HiBob employee id | Employee Reference | Vaste sleutel, niet het RTI Payroll ID |
root.firstName, root.surname | Forename, Surname | |
National Insurance-nummer (payrollveld) | NI Number | |
work.startDate | Start Date | |
Salary-tabel (base, ingangsdatum) | Regular pay in Employee Details | |
Variable-tabel (bonus, commissie) | Employee Payments (Hours and Rates) | Op een betaling die al bij de medewerker hoort |
Lifecycle-regel Terminated | Leaving Date |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob