HR naar ERP
HiBob SAP S/4HANA koppeling: medewerkers uit Bob als workforce person, met bedrijfscode, uren en kostenplaats
Met een koppeling tussen HiBob en SAP S/4HANA wordt elke medewerker uit Bob een workforce person met werkovereenkomst in SAP S/4HANA, met bedrijfscode, kostenplaats en uren per week vanaf de ingangsdatum in Bob. Finance houdt in S/4HANA geen medewerkers meer met de hand bij, en een vertrek in Bob sluit de werkovereenkomst af.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob als HR-systeem gebruiken en SAP S/4HANA Cloud voor finance, inkoop en declaraties, laden medewerkers vaak met een CSV in S/4HANA. Overplaatsingen en vertrekken uit Bob komen daardoor laat aan, en werkovereenkomsten met overlappende perioden worden door S/4HANA geweigerd.
- Bob meldt een wijziging; KoppelHet haalt de werk- en dienstverbandhistorie van de medewerker op.
- KoppelHet bouwt daaruit aaneensluitende perioden met bedrijfscode, kostenplaats en uren.
- De medewerker gaat via de replicatie-API naar S/4HANA; S/4HANA maakt daarna de zakenpartner aan.
- KoppelHet controleert of beide stappen gelukt zijn en zet een mislukte medewerker op de foutenlijst.
- Bij vertrek krijgt de werkovereenkomst een einddatum.
Waar je op let bij HiBob en SAP S/4HANA
- S/4HANA laat de velden voor uren per week en percentage arbeidstijd niet leeg. Bob berekent per dienstverbandregel uren per week en een fte-percentage uit het werkpatroon. KoppelHet neemt die waarden over; heeft een regel in Bob geen werkpatroon, dan valt KoppelHet terug op het standaardpatroon van de vestiging in plaats van de aanlevering te laten mislukken.
- Werkregels in Bob hebben alleen een ingangsdatum. S/4HANA weigert perioden die overlappen, ook als de einddatum gelijk is aan de begindatum van de volgende periode. KoppelHet laat elke periode daarom eindigen op de dag vóór de ingangsdatum van de volgende regel in Bob.
- Bob vermeldt in het antwoord welke kolommen zijn weggelaten omdat de service user het recht op inzien of op historie mist. KoppelHet controleert die lijst bij elke ophaalronde; ontbreekt een kolom die S/4HANA nodig heeft, dan stopt de koppeling met een melding in plaats van een periode zonder kostenplaats te sturen.
- Contractors staan in Bob als soort dienstverband. In S/4HANA is dat een dienstverlener, en die vereist een werkorder met leverancier en geldigheid. Bob kent geen leverancier, dus KoppelHet stuurt alleen eigen medewerkers en zet contractors op een lijst voor inkoop.
- Gaat een medewerker in Bob naar een andere entiteit, dan wordt dat in S/4HANA een andere bedrijfscode. S/4HANA maakt daarvoor een nieuw personeelsnummer en laat het oude staan tot iemand het verwijdert. KoppelHet stuurt de overstap als één wijziging en meldt het oude nummer aan finance.
- Het communicatiescenario voor deze replicatie staat in S/4HANA maar één communicatieafspraak per client toe. Loopt daar al een andere HR-bron over, bijvoorbeeld voor een dochter met een eigen HR-systeem, dan delen Bob en die bron dezelfde afspraak. KoppelHet legt vast welke medewerkers uit Bob komen, zodat de twee elkaar niet overschrijven.
- Het eerste record van een medewerker in S/4HANA mag niet inactief zijn. Een medewerker die al uit dienst is voordat de koppeling live gaat, sturen we daarom niet mee bij de eerste vulling; alleen wie op de startdatum actief is, komt in S/4HANA.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat salaris uit Bob naar S/4HANA?
Nee. S/4HANA heeft voor inkoop, declaraties en goedkeuringen geen salaris nodig. De service user in Bob krijgt geen rechten op salaris.
Werkt dit ook met S/4HANA on-premise?
De route verschilt per release; deze pagina gaat uit van S/4HANA Cloud Public Edition. Voor on-premise kiezen we bij de start de passende interface.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via employee data webhooks en de Employee Tables API - werkhistorie (effectiveDate, site, department) en dienstverbandhistorie (weeklyHours, fte, contract, type, effectiveDate, endEffectiveDate). Antwoorden bevatten restricted_columns met no_view_permission en no_view_history_permission.
- SAP S/4HANA Cloud Public Edition via de SOAP-API Replicate Basic Master Data for Workforce from External HR Systems (WORKFORCEPERSONMASTERDATAREPLI, scope item 1FD, communicatiescenario SAP_COM_0301 met één afspraak per client). PersonExternalID maximaal 20 tekens; WorkingTimePercentage, WeeklyWorkinghours en WeeklyWorkDays niet leeg; eerste status niet inactief. Zakenpartnersynchronisatie te volgen in Monitor Data Synchronization (Employee – Business Partner). Dienstverlener (PersonWorkAgreementType 3) vraagt WorkOrder met ValidityPeriod en Supplier.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in SAP S/4HANA | Toelichting |
|---|---|---|
root.id of personeelsnummer | PersonExternalID | Maximaal twintig tekens |
root.firstName, root.surname | Voornaam en achternaam | |
work.company of entiteit | Bedrijfscode | Vertaaltabel |
work.effectiveDate | Begindatum periode | Einde op de dag vóór de volgende regel |
employment.weeklyHours | WeeklyWorkinghours | |
employment.fte | WorkingTimePercentage | |
Kostenplaats (veld in Bob) | Standaardkostenplaats | Vertaaltabel van finance |
employment.type (Permanent, Temporary) | Werkovereenkomst als medewerker | |
Lifecycle (vertrek) | Einddatum werkovereenkomst |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob