Payroll koppeling
HiBob Silae koppeling: Franse medewerkers uit Bob als salarié en emploi in Silae, met vertrek en motif
Een koppeling tussen HiBob en Silae maakt van een nieuwe medewerker van de Franse entiteit in Bob een salarié met emploi in het Silae-dossier van het cabinet, en zet salariswijzigingen en vertrek met datum en motif door naar dat emploi. Schrijven kan alleen op het API-account van een Silae-partner, dus KoppelHet werkt samen met het kantoor of payrollbureau dat de Franse lonen draait.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Bob doen en de Franse lonen door een cabinet in Silae laten verwerken, mailen dat kantoor bij elke Franse starter en elk vertrek. De gestionnaire typt naam, contracttype en salaris opnieuw in, en een loonsverhoging met een ingangsdatum in Bob komt vaak pas een maand later in Silae.
- HR legt in Bob een nieuwe medewerker vast in de Franse entiteit.
- KoppelHet ontvangt de webhook, haalt persoon, werk en salaris op en controleert het Franse sociaalzekerheidsnummer.
- KoppelHet maakt de salarié met één emploi aan in het juiste Silae-dossier, op basis van de modelmedewerker van het cabinet.
- Een nieuwe salarisregel gaat naar hetzelfde emploi; een vertrek zet einddatum en motif.
- Wat Silae weigert, komt met de foutmelding op een lijst voor het cabinet en HR.
Waar je op let bij HiBob en Silae
- Silae geeft schrijfrechten op medewerkers alleen in het API-model Usage interne RH (1B), dat voorbehouden is aan partners zoals accountants en payrollbureaus. Een HiBob-klant zonder eigen partnercontract werkt dus via het account van het cabinet, dat per dossier de API-toegang aanzet.
- HiBob stuurt een vertrek als lifecycle-gebeurtenis om middernacht na de ingangsdatum, in de tijdzone van de site. Voor Silae is dat te laat om de laatste loonstrook goed te zetten. KoppelHet leest daarom de toekomstige regel in de lifecycle-tabel zodra HR hem vastlegt, en zet direct dateFin met motif in Silae.
- Silae vraagt bij een vertrek een motifFinEmploi, zoals 010 voor ontslag door de werknemer, 012 voor ontslag door de werkgever of 138 voor een rupture conventionnelle. De vertrekredenen in Bob zijn per klant vrij in te richten. KoppelHet legt per reden de Silae-code vast en houdt een onbekende reden tegen.
- Bob bewaart salaris in een historische tabel met een ingangsdatum per regel, en de webhook voor een tabelregel geeft die datum mee. Silae maakt bij een looneffectieve wijziging intern een nieuw emploi, maar de API houdt hetzelfde emploi-ID. KoppelHet stuurt een nieuwe salarisregel daarom naar dat bestaande ID met de datum uit Bob.
- Een salarisregel verwijderen in Bob levert geen webhook op. Corrigeert HR een verkeerde verhoging door de regel te wissen, dan ziet KoppelHet dat pas bij de dagelijkse vergelijking; die meldt het verschil aan het cabinet in plaats van stil een bedrag in Silae te laten staan.
- Velden waarop de HiBob-service user geen rechten heeft, laat Bob zonder foutmelding weg. Silae weigert een salarié zonder geldig NIR van vijftien tekens. Een leeg nummer bij een Franse starter controleert KoppelHet daarom eerst als rechtenprobleem voordat het als fout naar het cabinet gaat.
- Silae accepteert alleen tekens uit Windows-1252, terwijl Bob namen in elke schrijfwijze opslaat. KoppelHet zet letters daarbuiten om en meldt die medewerkers, zodat de naam op de bulletin de paie wordt nagekeken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat verlof uit Bob ook naar Silae?
Niet in de eerste versie. De telling van congés payés hangt af van het Silae-dossier; dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via ondertekende webhooks (employee.joined, table.entry.created en table.entry.updated voor salary, work, employment en lifecycle, met effectiveDate) en de People API (POST /v1/people/search, GET /v1/people/{id}/salaries) met een service user die rechten per veldcategorie heeft, voor salaris ook op historie.
- Silae via https://payroll-api.silae.fr/payroll met OAuth 2.0 client credentials van de partner. ListeSalarieEmplois voor de emploi-ID's, POST /v1/SalarieEmplois/CreationSalarieEmplois met numeroDossier, matriculeSalarieModele, b-vlaggen per veld, dateFin en motifFinEmploi bij vertrek.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Silae | Toelichting |
|---|---|---|
HiBob employee id | matriculeSalarie | Sleutel; zonder matricule is de salarié niet via de API bereikbaar |
root.surname | nomNaissance | Verplicht in Silae |
root.firstName | prenom | |
Franse sociale-zekerheidsnummer (payrollveld) | numeroSecuriteSociale | Vijftien tekens met geldige sleutel |
Employment-tabel (contract type) | codeContratTravail (01 CDI, 02 CDD) | Vertaaltabel |
work.startDate | dateDebutContrat en dateDebut | |
Salary-tabel (base, effectiveDate) | salaireDeBase met salaireDeBaseEstHoraire | |
Lifecycle-regel Terminated (datum, reden) | dateFin en motifFinEmploi |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob