HR naar ITSM
HiBob TOPdesk koppeling: medewerkers en onboardingtickets voor elke nieuwe collega
Met een koppeling tussen HiBob en TOPdesk staan nieuwe collega's uit HiBob als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. De servicedesk krijgt standaard vier weken voor de startdatum een onboardingmelding en een week voor de laatste werkdag een offboardingmelding, zonder Slack-berichtje of e-mail.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HiBob voor HR en TOPdesk voor IT en facilitair melden een nieuwe collega vaak met een los bericht bij de servicedesk, en dat gaat mis in drukke weken. Vertrekkers blijven in TOPdesk staan tot iemand opruimt.
- HR voegt een nieuwe collega toe in HiBob.
- KoppelHet ziet dat direct en haalt de actuele gegevens op.
- Collega's op de Nederlandse vestigingen staan daarna als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende.
- De servicedesk ziet een onboardingwijziging op basis van jullie TOPdesk-sjabloon, met de nieuwe collega als aanvrager.
- Een week voor de laatste werkdag komt een offboardingmelding voor laptop, pas en toegang; na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon.
- De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.
Waar je op let bij HiBob en TOPdesk
- Een vertrek meldt HiBob pas na de laatste werkdag. Voor de offboardingmelding gebruikt KoppelHet daarom de geplande vertrekdatum uit de dagelijkse controle, zodat facilitair de pas nog op de laatste werkdag kan innemen.
- HR-taken zoals een welkomstmail blijven in de onboarding van HiBob. De TOPdesk-melding gaat alleen over wat IT en facilitair doen, en heeft de nieuwe collega als aanmelder, zodat die later zelf kan reageren.
- Gaat een collega van een buitenlandse naar een Nederlandse vestiging, dan is die voor deze TOPdesk nieuw. KoppelHet maakt een onboardingmelding voor de werkplek, al staat de medewerker al jaren in HiBob.
- HiBob meldt alleen welke medewerker is gewijzigd, niet de nieuwe gegevens. KoppelHet haalt die daarna zelf op, zodat TOPdesk altijd de actuele stand krijgt.
- HiBob meldt een vertrek om middernacht na de laatste werkdag, in de tijdzone van de vestiging. De persoon wordt in TOPdesk dus gearchiveerd na de laatste werkdag, niet ervoor.
- KoppelHet kijkt eerst welke gegevens zijn gewijzigd. Een nieuw privéadres levert niets op in TOPdesk, een andere afdeling of leidinggevende wel.
- Ontbreekt de vestiging of leidinggevende in TOPdesk, dan heeft de koppeling in HiBob meestal nog geen recht op dat gegeven.
- HiBob bevat vestigingen in alle landen. Alleen collega's op de Nederlandse vestigingen komen in deze TOPdesk; de rest negeert de koppeling.
- Bij de periodieke controle kijkt KoppelHet ook naar vertrokken medewerkers, zodat een gemiste melding van een vertrek toch wordt opgepakt.
- Meldingen kunnen dubbel of in een andere volgorde binnenkomen. KoppelHet vergelijkt daarom met wat al in TOPdesk staat en schrijft alleen wat echt verschilt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Standaard komt vier weken voor de startdatum een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor de geplande vertrekdatum een offboardingmelding. HR-taken blijven in HiBob.
Hoe snel staat een nieuwe collega in TOPdesk?
Zodra HiBob de wijziging meldt en KoppelHet de gegevens heeft opgehaald. Er is geen nachtelijke ronde nodig.
Kunnen we de onboardingtaken in HiBob houden?
Ja. HR-taken blijven in HiBob. De TOPdesk-wijziging gaat over wat IT en facilitair moeten regelen, zoals laptop, toegangspas en werkplek.
Wat als iemand met verlof gaat?
Langdurig verlof hoeft TOPdesk niet te weten. De persoon blijft actief, zodat hij na terugkomst direct een melding kan maken.
Wat als onze TOPdesk-afdelingen anders heten dan in HiBob?
Dan leggen we een vertaaltabel vast in het KoppelHet platform. Die kunnen jullie zelf aanpassen als er een afdeling bijkomt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via webhooks (employee events v2, onder meer employee.created, employee.updated en employee.left), die alleen het employeeId en bij een update de ID's van gewijzigde velden bevatten. Lifecycle-events vuren om middernacht na de ingangsdatum in de tijdzone van de site.
- Gegevens komen uit de people search van de HiBob API; vertrokken medewerkers alleen met showInactive. Velden onder meer root.firstName, root.surname, root.email, work.title, work.department, work.siteId en work.startDate.
- Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (personen, vestigingen, afdelingen en wijzigingen).
- Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
Employee ID in Bob | employeeNumber | Of root.id als het personeelsnummer niet wordt gebruikt |
root.firstName | firstName | |
root.surname | surName | |
root.email | email | |
work.title | jobTitle | |
work.department | department | |
work.siteId | branch | |
Reports to | manager | |
work.startDate | hireDate (contract) | |
Einddatum (lifecycle) | employmentTerminationDate (contract) en archiveren | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde persoon | callerLookup of requester | De melding staat op naam van de medewerker |
work.startDate of vertrekdatum | targetDate en briefDescription | Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam |
Functie, afdeling en leidinggevende | request (tekst van de melding) | |
Vestiging of afdeling | operatorGroup en category | Behandelaarsgroep per vestiging |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob