Verlof, verzuim en uren
HiBob UKG Dimensions koppeling: medewerkers, loontype en goedgekeurd verlof uit Bob in UKG
Met een koppeling tussen HiBob en UKG Dimensions staat elke medewerker uit Bob automatisch in UKG, met zijn functie in de organisatiestructuur, zijn leidinggevende en een loonregel die past bij uur- of maandloon. Verlof dat in Bob is goedgekeurd, komt in UKG als paycode edit, ook voor ochtenden, middagen en verlof in uren.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob voeren en uren en planning in UKG Dimensions bijhouden, zetten nieuwe medewerkers met de hand in UKG en kiezen daar zelf een loonregel. Verlof uit Bob ontbreekt op de tijdkaart, waardoor leidinggevenden in UKG afwezigheid zien als niet gewerkte dienst.
- HR maakt in Bob een medewerker aan of wijzigt site, afdeling, leidinggevende of dienstverband.
- KoppelHet haalt na de melding de volledige medewerker en de actuele regel uit de dienstverbandhistorie op.
- UKG krijgt de persoon met functie, leidinggevende, tijdzone, loonregel en licenties; nieuwe leidinggevenden eerst.
- Goedgekeurd verlof uit Bob gaat als paycode edit naar UKG, met hele of halve dagen uit het rooster of een aantal uren.
- Verschoven of ingetrokken verlof vervangt of verwijdert de paycode edit in UKG.
Waar je op let bij HiBob en UKG Dimensions
- Bob legt per dienstverbandregel vast of iemand uurloon of maandloon krijgt. In UKG bepaalt de loonregel hoe tijdkaarten worden gerekend. KoppelHet kiest de loonregel op basis van dat loontype en het land, zodat een uurloner niet onder een regel voor vaste medewerkers valt.
- Het soort dienstverband in Bob, zoals vast, tijdelijk of contractor, bepaalt bij KoppelHet welke UKG-licenties iemand krijgt. Een contractor die alleen uren schrijft, krijgt dan geen licentie voor afwezigheid, terwijl een vaste medewerker in de winkel planning, tijdregistratie en afwezigheid krijgt.
- Bob kent verlof voor ochtenden, middagen of een aantal uren. UKG kan de hoeveelheid van een halve dag zelf uit het rooster halen, apart voor de eerste en de tweede helft. KoppelHet zet een ochtend uit Bob om naar de eerste helft en een middag naar de tweede, en verlof in uren naar een duur in uren.
- Bij verlof dat Bob automatisch goedkeurt, komen twee meldingen achter elkaar, eerst de aanvraag en dan de goedkeuring. KoppelHet reageert alleen op de goedkeuring, zodat UKG niet twee paycode edits voor dezelfde dag krijgt.
- Een melding van een gewijzigde medewerker in Bob bevat alleen de veldnamen die zijn veranderd, geen waarden. Het verwijderen van een tabelregel geeft zelfs helemaal geen melding. KoppelHet haalt daarom na elke melding de hele medewerker op en vergelijkt dagelijks de dienstverbandhistorie, zodat een geschrapte regel ook in UKG verdwijnt.
- Bob meldt een vertrek om middernacht op de ingangsdatum, in de tijdzone van de site. UKG werkt met statusregels die een ingangsdatum hebben. KoppelHet zet de beëindiging in UKG al zodra HR het vertrek in Bob vastlegt, met die datum, zodat de leidinggevende de laatste tijdkaart nog kan afronden.
- UKG koppelt een medewerker alleen aan een leidinggevende die al in UKG staat of eerder in hetzelfde verzoek voorkomt. In Bob kan een nieuwe manager tegelijk met zijn team starten. KoppelHet zet bij zo'n start de manager vooraan, zodat het team direct onder de juiste persoon valt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan saldi uit Bob naar UKG?
Dat kan later als uitbreiding, via saldo-updates per accrual code. Deze koppeling begint met medewerkers en goedgekeurd verlof.
Gaan uren uit UKG terug naar Bob?
Nee. Uren gaan van UKG naar de salarisverwerking, niet naar Bob.
Wat als een Bob-site en functie geen pad in UKG hebben?
Dan wordt de medewerker niet aangemaakt en verschijnt er een melding in het platform. Na het aanvullen van de tabel of de UKG-structuur zet de volgende ronde hem alsnog.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via de REST API met een service user. Employee-webhooks (employee.created, employee.updated met gewijzigde veld-ID's, table.entry.created en table.entry.updated, employee.left om middernacht op de ingangsdatum), GET /people/{id}/employment (salaryPayType Hourly of Salaries, type, weeklyHours, effectiveDate). Verlof via time off-webhooks en GET /timeoff/employees/{id}/requests/{requestId} (type days, hours, portionOnRange, hoursOnRange en meer; startPortion en endPortion all_day, morning of afternoon).
- Naar UKG via de UKG Pro Workforce Management API. POST /v1/commons/persons of /multi_create (personNumber, employmentStatusList, primaryLaborAccounts.organizationPath, payRuleName, timeZoneName, supervisorPersonNumber, personLicenseTypes). Verlof via POST /v1/timekeeping/pay_code_edits/import met paycode, applyDate en scheduleAmountType FULL_DAY_AMOUNT_FROM_SCHEDULE, FIRST_HALF_DAY_AMOUNT_FROM_SCHEDULE of SECOND_HALF_DAY_AMOUNT_FROM_SCHEDULE, of durationInHours.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in UKG Dimensions | Toelichting |
|---|---|---|
Employee ID (Bob) | personNumber | |
firstName, surname | firstName, lastName, fullName | |
work.site en work.title | primaryLaborAccounts.organizationPath | Via een tabel naar een bestaande functie in de UKG-structuur |
work.reportsTo | supervisorPersonNumber | |
Tijdzone van de site | timeZoneName | |
salaryPayType (Hourly of Salaries) | payRuleName | |
employment type | personLicenseTypes | |
work.startDate en einddatum | employmentStatusList met effectiveDate | |
Time off request (approved, startPortion, endPortion, hours) | Paycode edit met scheduleAmountType of durationInHours |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob