VSVerzuimmelding (SIVI)
HiBob koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: ziekteverlof uit Bob per polis gemeld
Met een koppeling tussen HiBob en de Verzuimverzekeraar gaat goedgekeurd ziekteverlof van medewerkers van de Nederlandse werkgever in Bob automatisch naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. Een ongeval op het werk dat in Bob als reden is gekozen, komt bij de verzekeraar binnen als oorzaakcode, zonder dat er medische informatie meegaat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob wereldwijd gebruiken en het verzuimrisico in Nederland bij een verzuimverzekeraar hebben ondergebracht, geven ziekte en herstel vaak handmatig door in het portaal van de verzekeraar. Wie dat doet, weet niet altijd onder welke polis een medewerker valt als er meerdere Nederlandse werkgevers in Bob staan.
- Bij de start koppelen we elke Nederlandse werkgever in Bob aan het loonheffingennummer waarop de polis bij de verzekeraar loopt.
- Medewerker of HR vraagt ziekteverlof aan in Bob, met een open einde als de duur nog onbekend is.
- KoppelHet krijgt de melding van HiBob, haalt de aanvraag op en zet de reden om in een oorzaakcode.
- Per afgesproken periode gaan nieuwe meldingen, wijzigingen, correcties en vervallen meldingen in één bericht naar de verzekeraar.
Waar je op let bij HiBob en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- Bob kent werkgevers als juridische entiteiten, met een veld voor een belastingnummer. Die gegevens zijn via de API alleen te lezen. KoppelHet gebruikt dat veld als het loonheffingennummer bevat, maar de verzekeraar wil het nummer van de eenheid die de polis heeft, dus bij meerdere werkgevers onder één polis gaat een vaste tabel voor.
- Een ziektebeleid in Bob kan redenen hebben, zoals een ongeval op het werk. Voor de verzekeraar is dat geen medisch gegeven maar een kostenvraag. KoppelHet vertaalt zulke redenen naar de oorzaakcode arbeidsongeval of verkeersongeval met regres; alle andere redenen worden overige, en de tekst zelf gaat nooit mee.
- Bij een harde wijziging van datum of tijd vervangt Bob de aanvraag door een nieuwe en noemt de eerste en de vorige aanvraag. KoppelHet stuurt de verzekeraar dan een correctie met de oude eerste verzuimdag, onder hetzelfde verzuimnummer, in plaats van een nieuwe ziekmelding.
- Bob meldt het apart wanneer HR de einddatum van een open aanvraag invult. Pas dan krijgt de verzekeraar de hersteldatum. Een tijdelijk contract dat tijdens de ziekte afloopt, sluit het verzuim niet af, zoals de standaard vraagt.
- Aanvragen die via een import in Bob komen, zijn altijd direct goedgekeurd. Bij de livegang zetten we een startdatum, zodat een import van oud verzuim niet als een stroom nieuwe meldingen bij de verzekeraar binnenkomt.
- Wordt ziekteverlof in Bob geannuleerd of verwijderd nadat de verzekeraar het al heeft, dan gaat het als vervallen melding mee, met alles wat eronder hing. Een afgewezen aanvraag heet in de API disapproved en wordt nooit gemeld.
- Bob bevat ook collega's in andere landen. Alleen medewerkers van een Nederlandse werkgever in Bob komen in het bericht; verzuim elders blijft in Bob.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we in Bob nieuwe redenen aanmaken?
Alleen als er nog geen reden is voor een arbeidsongeval of verkeersongeval. Redenen zijn per beleidstype in te stellen.
Kan dit naast onze koppeling met de arbodienst?
Ja. Arbodienst en verzekeraar krijgen elk hun eigen SIVI-bericht uit hetzelfde ziekteverlof in Bob.
Gaat het BSN naar de verzekeraar?
Alleen als de verzekeraar erom vraagt en jullie akkoord zijn. Standaard gaat het medewerkernummer uit Bob mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via de time-off-webhooks (requested, approved, declined, cancelled, deleted, updated, imported en set end date) en de Time Off API (aanvraag ophalen, GET /timeoff/requests/changes voor de controle, reason codes per policy type). Werkgevers via de Employer API (POST /employers/search, alleen lezen, veld /employer/taxIdentifier en /employer/country). Een service user met rechten op het ziektebeleid en op werkgevers en werklocaties.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar, bestandsnaam met prefix WV-), verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie, oorzaakcodes 10, 11 en 99. Transport per verzekeraar af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Employer (/employer/taxIdentifier of tabel) | Werkgever: loonheffingennummer | Het nummer van de eenheid die de polis heeft |
root.id | Identificatie werknemer | |
originalRequestId of het id van de eerste aanvraag | Verzuimgeval identificatie | |
Startdatum van de aanvraag | Datum eerste verzuimdag | |
percentageOnRange of uren per dag | Percentage verzuim | |
Einddatum + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
Reason code bij het ziektebeleid | Oorzaak verzuim (10, 11 of 99) | Alleen de code, nooit de tekst |
- HiBob – Employers (Employer API)
- HiBob – Get policy type reason codes
- HiBob – Time off request updated (webhook)
- HiBob – Time off request created from import (webhook)
- HiBob – Set end date to a time off request (webhook)
- SIVI – Verzuimstandaard Werkgevers – Verzekeraars
- SIVI – Toelichting Verzuimstandaard Werkgevers > Verzekeraars 2022 (pdf)
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob