HR naar ERP
HiBob Visma.net ERP koppeling: medewerkers per employer uit Bob als werknemer in Visma.net
Met een koppeling tussen HiBob en Visma.net ERP wordt elke medewerker van een employer die in Visma.net boekt automatisch werknemer in Visma.net, in de vestiging van die employer, met afdeling, werknemersklasse, kalender en werkmail. Een vertrek dat in Bob vooruit is gepland, zet KoppelHet de dag na de laatste werkdag op inactief, zodat declaraties tot die dag nog worden ingediend.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob doen en financiën, projecten en declaraties in Visma.net ERP, maken werknemers in Visma.net met de hand aan, vaak pas als de eerste declaratie niet lukt. Vertrekkers blijven actief en kunnen nog maanden declareren.
- HR maakt een medewerker aan in Bob bij een employer die in Visma.net boekt.
- Zodra Bob een werkmail heeft, maakt KoppelHet de werknemer aan in Visma.net, op in de wacht tot de startdatum.
- Een wijziging in de werkhistorie gaat op de ingangsdatum door, met alleen de velden die anders zijn.
- De dag na de laatste werkdag zet KoppelHet de werknemer op inactief.
Waar je op let bij HiBob en Visma.net ERP
- Visma.net vraagt bij een nieuwe werknemer verplicht een e-mailadres. In Bob staat de werkmail vaak pas vlak voor de start, als IT het account heeft gemaakt. KoppelHet wacht op die werkmail en meldt het aan HR als een medewerker een paar dagen voor de start nog geen werkmail heeft.
- Elke medewerker in Bob hoort bij één employer. Vestigingen zijn in de API van Visma.net alleen te lezen. KoppelHet koppelt elke employer aan een bestaande vestiging, en laat medewerkers van employers zonder Visma.net-vestiging buiten de koppeling.
- Visma.net kent een werknemersklasse en een kalender, Bob niet. KoppelHet leidt de klasse af van het soort dienstverband in Bob en de kalender van de site, met een tabel die finance vastlegt. Een onbekende combinatie wordt een melding in plaats van een werknemer met een verkeerde kalender.
- Een vertrek komt in Bob pas als melding binnen in de nacht nadat het is ingegaan. Een werknemer in Visma.net heeft geen einddatum. KoppelHet leest de geplande vertrekdatum daarom elke dag zelf uit Bob en zet de werknemer de dag na de laatste werkdag op inactief.
- Een melding uit Bob noemt alleen welke velden zijn gewijzigd, niet de nieuwe waarden. Visma.net weigert een wijziging zonder het actuele versiekenmerk. KoppelHet haalt na de melding de waarden uit Bob en de versie uit Visma.net op, en stuurt daarna alleen de verschillen.
- Een afdeling in Visma.net draagt een kostenrekening en subrekening, en is via de API aan te maken. Een nieuwe afdeling in Bob komt daarom niet vanzelf in Visma.net: KoppelHet maakt hem alleen aan als finance de rekeningen ervoor in de tabel heeft gezet, en meldt hem anders.
- Ontbreekt de servicegebruiker in Bob het recht op een veld, dan geeft Bob het niet terug, zonder fout. Visma.net zou een lege afdeling of kalender weigeren. KoppelHet controleert voor elke werknemer of employer, afdeling en site er zijn, en meldt een rechtenprobleem in plaats van een geweigerde werknemer.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat de leidinggevende mee voor de goedkeuring van declaraties?
Nee. De goedkeuring loopt in Visma.net via werkgroepen, en die staan niet in het werknemermodel van de API. Dat kan later als uitbreiding.
Gaan salarisgegevens mee?
Nee. Visma.net krijgt alleen wat nodig is voor uren, projecten en declaraties.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via webhooks v2 (employee.created, employee.updated, table.entry.created en table.entry.updated, employee.left; alleen id's en gewijzigde velden; HMAC-SHA512 in Bob-Signature) en de Employee data API: POST /people/search met fields en showInactive, en de werkhistorie per medewerker met effectiveDate. Ontbrekende rechten leiden tot weggelaten velden zonder fout.
- Visma.net ERP via de Service API met Visma Connect (OAuth 2.0 client credentials, per tenant). POST /v1/employee (verplicht employeeCd, department, employeeClass, branch, calendar en contact met lastName en email), PUT /v1/employee/{employeeCd} met If-Match, status Hold, Active of Inactive. GET /v1/branch (alleen lezen), POST /v1/department (departmentId, description, expenseAccount, expenseSubaccount).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Visma.net ERP | Toelichting |
|---|---|---|
Employee ID (werk) | employeeCd | |
firstName, surname | contact.firstName en lastName | |
Werkmail | contact.email | Verplicht in Visma.net |
Employer | branch | Via een tabel; vestigingen bestaan al |
work.department | department | |
Soort dienstverband | employeeClass | Via een tabel van finance |
work.site | calendar | Kalender per site of land |
Startdatum en geplande vertrekdatum | status (Hold, Active, Inactive) |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob