Payroll koppeling
HiBob Zenegy koppeling: Deense starters, verlof en vertrek uit Bob in Zenegy
KoppelHet bouwt een koppeling tussen HiBob en Zenegy die een nieuwe medewerker van de Deense entiteit met de juiste global value set in Zenegy aanmaakt, goedgekeurd verlof als Approved-registratie doorzet en een vertrek als ontslag klaarzet. Payroll hoeft Deense starters, verlof en vertrekkers dan niet meer over te typen uit Bob.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Bob doen en de Deense lonen in Zenegy draaien, leggen een Deense starter, verlof en een vertrek vaak twee keer vast. Wie de global value set per functie wil laten bepalen, of verlofsoorten heeft die niet een-op-een op Zenegy passen, maakt een deel van die starters met de hand af.
- KoppelHet ontvangt de webhook van Bob voor een nieuwe medewerker van de Deense entiteit.
- KoppelHet bepaalt de global value set uit functie en type medewerker en maakt het profiel aan in Zenegy.
- Goedgekeurd verlof gaat als Approved-registratie naar Zenegy; een tweede soort op dezelfde dag komt op de verschillenlijst.
- Een vertrek zet KoppelHet als ontslag klaar; Zenegy rondt het af na de run over de laatste werkdag.
Waar je op let bij HiBob en Zenegy
- Zenegy telt verlof alleen mee als de registratie de status Approved heeft, en alleen gebruikers met een verhoogde rol mogen goedkeuren. Verlof in Bob is al goedgekeurd voordat het een webhook geeft; de API-koppeling in Zenegy krijgt daarom een rol die Approved mag schrijven.
- In Zenegy hebben alleen de afwezigheidstypen vakantie, ziekte, vrije vakantiedag, zorgdag en ziek kind een saldo-berekening. Een Bob-verlofsoort die daar niet onder valt, zoals opleiding, landt op een type zonder berekening; KoppelHet legt dat per Bob-beleid vast met payroll.
- Na de salarisrun zet Zenegy afwezigheid op Archived en kan de status niet meer veranderen. Trekt een medewerker in Bob verlof in voor een periode die al is verloond, dan meldt KoppelHet dat aan payroll in plaats van de registratie te willen aanpassen.
- Bob meldt een vertrek om middernacht na de ingangsdatum, en Zenegy deactiveert pas na een run over de laatste werkdag. KoppelHet leest de toekomstige lifecycle-regel zodra HR het vertrek vastlegt, zodat het ontslag in Zenegy klaarstaat vóór die run.
- Zenegy wil een CPR-nummer van precies tien tekens, en maakt zonder personeelsnummer zelf een nummer uit dat CPR. Bob heeft geen standaardveld voor het CPR; het staat in een eigen veld, soms met een streepje na de geboortedatum. KoppelHet haalt het streepje weg, controleert de lengte en stuurt altijd een eigen personeelsnummer mee.
- Een andere global value set kan Zenegy alleen toekennen bij het heractiveren van een profiel. Komt een oud-medewerker in Bob terug, dan heractiveert KoppelHet het Zenegy-profiel met de set uit de vertaaltabel. Verandert bij een actieve medewerker het type, dan gaat dat als melding naar payroll.
- Zenegy staat geen twee afwezigheden op dezelfde dag toe. In Bob kan iemand 's ochtends vakantie en 's middags een zorgdag aanvragen. KoppelHet stuurt dan de eerste registratie en zet de tweede op de verschillenlijst, in plaats van de hele dag te laten weigeren.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest HiBob via ondertekende webhooks (employee.joined, table.entry.created voor work, salary en lifecycle, time-off-events) en de People API met een service user, en schrijft naar de Zenegy Payroll-API (OAuth 2.0 met refresh token; Post employee met GlobalValueSetUid, Create Absence met status Approved, Resign employee).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Zenegy | Toelichting |
|---|---|---|
HiBob employee id | employeeNumber | Anders maakt Zenegy een nummer uit het CPR |
CPR (payrollveld) | cpr | |
root.displayName | name | |
address (thuisadres) | address, postalNumber, city | |
work.startDate | employmentDate en seniorityDate | |
work.title en employment-type | GlobalValueSetUid | Vertaaltabel met UID's uit Zenegy |
Time off policy type | absence type (0 Vacation, 1 Illness, 3 CareDay) | |
Lifecycle-regel Terminated | lastWorkDay en dateOfResignation |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob