Accounts in applicaties
HiBob Zenya koppeling: Zenya-gebruikers die de levenscyclus in HiBob volgen
Met een koppeling tussen HiBob en Zenya wordt elke nieuwe medewerker in HiBob automatisch een Zenya-gebruiker met organisatie-eenheid, functie en manager, en volgt die gebruiker de levenscyclus in HiBob. Op de ingangsdatum van een overplaatsing verandert de eenheid in Zenya, en een vertrek of directe intrekking van toegang zet de gebruiker op inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob als HR-systeem gebruiken en Zenya voor kwaliteitsdocumenten en meldingen, zetten nieuwe collega's vaak pas in Zenya als iemand erom vraagt. Vertrekkers blijven er dan actief, en een overplaatsing in HiBob bereikt Zenya pas als applicatiebeheer het toevallig ziet.
- Applicatiebeheer legt vast welke combinatie van vestiging en afdeling bij welke Zenya-eenheid hoort.
- HiBob meldt een nieuwe of gewijzigde medewerker; KoppelHet haalt de actuele gegevens op.
- Een nieuwe medewerker wordt Zenya-gebruiker met eenheid, functie en manager.
- Een geplande overplaatsing voert KoppelHet in Zenya door op de ingangsdatum.
- Bij vertrek of directe intrekking van toegang zet KoppelHet de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij HiBob en Zenya
- HiBob stuurt de melding over een vertrek pas om middernacht na de ingangsdatum, in de tijdzone van de vestiging. De Zenya-gebruiker wordt dus inactief in de nacht na de laatste werkdag, niet eerder, zodat iemand op zijn laatste dag nog meldingen kan afronden.
- HiBob telt garden leave ook als vertrek en stuurt dan dezelfde melding, vaak weken voor het einde van het dienstverband. KoppelHet zet de Zenya-gebruiker op dat moment inactief, omdat iemand op non-actief geen protocollen meer hoeft te lezen; wie dat anders wil, kiest voor de einddatum.
- Bij een ontslag op staande voet kan HiBob de toegang direct intrekken en stuurt daar een aparte melding voor. KoppelHet zet de Zenya-gebruiker dan meteen op inactief, zonder te wachten op de ingangsdatum van het vertrek.
- Tijdelijk verlof geeft in HiBob een eigen melding, en kan een medewerker inactief maken tenzij hij actief blijft. KoppelHet laat de Zenya-gebruiker bij verlof actief, zodat leesbevestigingen en open meldingen bij terugkomst nog bij dezelfde persoon staan.
- Een geplande wijziging in een HiBob-tabel geeft direct een melding, met de ingangsdatum erbij. KoppelHet bewaart een toekomstige overplaatsing en zet de nieuwe eenheid in Zenya pas op die datum, zodat iemand niet te vroeg de protocollen van een andere afdeling krijgt.
- In HiBob staan afdeling en vestiging los van elkaar, terwijl Zenya-eenheden een boom vormen. Dezelfde afdeling op twee vestigingen kan in Zenya twee eenheden zijn. De vertaaltabel kijkt daarom naar de combinatie van vestiging en afdeling.
- Een HiBob-melding bevat alleen het medewerkernummer en de gewijzigde velden. KoppelHet haalt de medewerker daarna zelf op met een service user die alleen leest, zonder toegang tot salaris of bankgegevens.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de documenten van iemand die vertrekt?
Die blijven in Zenya. De gebruiker wordt inactief en applicatiebeheer draagt documenten en open meldingen over.
Kunnen groepsaccounts in Zenya blijven bestaan?
Ja. Gebruikers zonder HiBob-nummer laat KoppelHet ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via webhooks v2 (employee.created, employee.updated met de lijst gewijzigde velden, table.entry.created met effectiveDate, employee.left, employee.temporaryLeave en employee.access.revoked.immediately; alle met data.employeeId) en de People API (people search met showInactive) voor root, work en de levenscyclus. Levenscyclusmeldingen vuren om middernacht na de ingangsdatum in de tijdzone van de vestiging.
- Naar Zenya schrijven we via de Zenya REST API v5 (token via POST /tokens met api_key en username). POST /users met login_code en name verplicht, plus email_address, external_id, position_id, manager_id en organization_unit_ids; PATCH /users/{user_id} voor wijzigingen en active = false. GET /organization_units (met parent_id en external_id) en GET /positions voor de ID's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Zenya | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | external_id | |
Werk-e-mailadres | login_code en email_address | Of de gebruikersnaam uit SSO |
Weergavenaam | name | |
work.department en work.siteId | organization_unit_ids | Via de vertaaltabel |
work.title | position_id | Functie moet in Zenya bestaan |
Leidinggevende (employeeId) | manager_id | Opgezocht op external_id |
Levenscyclusstatus | active |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob