Verzuimmelding (SIVI)
Keka koppelen met de arbodienst via SIVI: leave requests voor ziekte als verzuimmelding
Met een koppeling tussen Keka en de Arbodienst wordt een goedgekeurde leave request voor ziekte van een Nederlandse medewerker in Keka automatisch een ziek- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat. Ook als een aanvraag deels ziekte en deels een ander verloftype is, gaat alleen het ziektedeel naar de arbodienst.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Keka gebruiken voor HR en verlof, met een team of vestiging in Nederland, hebben voor die medewerkers een arbodienst nodig. Ziekte staat dan in Keka als leave request, en HR zet elke ziekmelding met de hand over naar het portaal van de arbodienst.
- Bij de start kiezen we de verloftypes in Keka die ziekte zijn en welke medewerkers onder de Nederlandse werkgever vallen.
- Bij een nieuwe aanvraag stuurt Keka een webhook; KoppelHet haalt daarna de aanvraag zelf op via de API.
- Na goedkeuring gaat het ziektedeel van de aanvraag als ziekmelding naar de arbodienst.
- Elk uur kijkt KoppelHet naar aanvragen met een nieuwe actie, zoals een annulering of een gewijzigde einddatum.
- Na de laatste ziektedag volgt de betermelding. Een geannuleerde aanvraag die al gemeld was, wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij Keka en Arbodienst (SIVI)
- Een leave request in Keka kan over meer dan één verloftype verdeeld zijn, met per type een aantal dagen. Is een aanvraag deels ziekte en deels vakantie, dan neemt KoppelHet alleen de dagen van het ziektetype mee. De vakantiedagen blijven in Keka.
- Keka geeft leave requests terug voor een periode van hoogstens negentig dagen, en zonder datums alleen de laatste dertig. KoppelHet vraagt elke ronde een vaste periode op en gebruikt het moment van de laatste actie op een aanvraag om te zien wat er sinds de vorige ronde is veranderd.
- De webhook die Keka bij een nieuwe aanvraag stuurt, bevat datums als leesbare tekst, zoals 24 Oct, 2024, en een notitie van de medewerker, maar geen ID van de aanvraag. KoppelHet gebruikt de webhook alleen als seintje en haalt de aanvraag via de API op; de notitie bewaart KoppelHet niet.
- Keka legt bij de eerste en laatste dag vast of het de eerste of tweede helft van de dag is. Wie in de tweede helft van de dag ziek naar huis gaat, krijgt bij de arbodienst die dag als eerste verzuimdag met vijftig procent.
- De status van een aanvraag staat in de API als getal zonder omschrijving in de documentatie. Bij de start testen we met een aangevraagde, goedgekeurde, afgewezen en geannuleerde aanvraag welk getal wat betekent, zodat alleen goedgekeurde ziekte naar de arbodienst gaat.
- In de API-documentatie van Keka staat geen veld voor de Nederlandse vangnetregeling, terwijl SIVI dat gegeven verplicht vraagt. KoppelHet leest het vangnet uit een eigen veld bij de medewerker. Ook de reden van annulering of afwijzing blijft buiten het bericht aan de arbodienst.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een medewerker ziekte en vakantie in één aanvraag zet?
Dan gaan alleen de ziektedagen naar de arbodienst. Keka houdt per aanvraag bij welk deel bij welk verloftype hoort.
Gaat de notitie bij de aanvraag mee?
Nee. De arbodienst krijgt datums, een percentage en codes. Notities en redenen blijven in Keka.
Werkt dit voor medewerkers buiten Nederland?
Nee. Alleen medewerkers van de Nederlandse werkgever gaan naar de arbodienst. Ziekte van collega's in India blijft in Keka.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Keka via de REST API met OAuth 2.0 (scope kekaapi), hoogstens tweehonderd resultaten per pagina. GET /time/leaverequests met from en to (hoogstens 90 dagen, standaard de laatste 30) en employeeIds; velden id, employeeIdentifier, employeeNumber, fromDate, toDate, fromSession, toSession, status (getal), selection (leaveTypeIdentifier, leaveTypeName, count, duration) en lastActionTakenOn. GET /time/leavetypes voor de ziektetypes. Webhook leaverequestcreated via Settings > Communications > Event Triggers.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met verwerkingscode nieuw, gewijzigd of correctie, Vangnet J/N (verplicht) en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Keka | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Identificatie werknemer | Geen BSN |
employeeIdentifier | Identificatie dienstverband | |
Leave request id | Verzuimgeval identificatie | |
fromDate en fromSession | Datum eerste verzuimdag | |
selection met ziektetype (count) | Percentage verzuim | Halve dagen worden vijftig procent |
toDate + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
Eigen veld in Keka | Vangnet J/N |
Gerelateerd
Keka → Active Directory
Keka koppelen met Active Directory: domeinaccounts per vestiging, met vervaldatum op de exit
Keka → ADP iHCM
Keka ADP iHCM koppeling: salarisopbouw, variabele uitbetalingen en vertrek van de Nederlandse pay group naar ADP
Keka → AFAS Profit
Keka koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Keka in de salarisadministratie
Keka → DATEV
Keka DATEV koppeling: de Duitse entiteit uit Keka naar de Steuerberater in DATEV