Payroll koppeling
Keka DATEV koppeling: de Duitse entiteit uit Keka naar de Steuerberater in DATEV
Een koppeling tussen Keka en DATEV zet nieuwe medewerkers, salariswijzigingen, variabele betalingen en vertrek van de Duitse entiteit uit Keka elke loonmaand klaar voor DATEV LODAS of Lohn und Gehalt. Keka rekent zelf alleen Indiase lonen; voor Duitsland leest KoppelHet de Keka-API en levert stam- en bewegingsgegevens aan die de Steuerberater overneemt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Keka gebruiken voor hun Indiase teams en ook een Duitse entiteit hebben, laten de Duitse lonen bij een Steuerberater in DATEV rekenen. HR werkt in Keka, maar het kantoor krijgt starters en salarissen nog per mail en zoekt zelf uit welke Keka-component bij welke Lohnart hoort.
- HR legt in Keka een starter, salariswijziging of exit vast voor de Duitse pay group.
- Een Event Trigger in Keka stuurt een webhook; KoppelHet haalt de medewerker en het salaris op.
- KoppelHet vertaalt elke earning-component naar de Lohnart van het kantoor en laat werkgeverslasten weg.
- Vóór de afsluiting gaan stam- en bewegingsgegevens van de maand naar DATEV; de Steuerberater neemt ze over.
- Componenten zonder Lohnart en medewerkers zonder bankgegevens komen op een lijst voor HR.
Waar je op let bij Keka en DATEV
- Een salaris in Keka bestaat uit earnings, contributions en deductions, met per component een titel en bedrag. DATEV berekent werkgeverslasten en inhoudingen zelf; KoppelHet stuurt alleen de earnings, elk op de Lohnart uit de vertaaltabel.
- Keka geeft ook een CTC-bedrag, het Indiase begrip voor de totale werkgeverskosten. Dat is geen Duits brutoloon; KoppelHet gebruikt het nooit als Festbezug, maar telt de earnings op.
- De salaris-API kan filteren op pay group en geeft standaard alleen werkende medewerkers terug. KoppelHet vraagt alleen de Duitse pay group op en vraagt in de maand van vertrek ook medewerkers met status Relieved, zodat de laatste maand niet ontbreekt.
- Variabele betalingen staan in Keka met een eigen uitbetaaldatum. KoppelHet levert ze als bewegingsgegeven in de loonmaand van die datum, niet als wijziging van het vaste salaris.
- De webhook EmployeeSalaryUpdated bevat het oude en nieuwe bedrag en de oude en nieuwe ingangsdatum, met een valutacode. KoppelHet gebruikt de nieuwe ingangsdatum om te bepalen in welke loonmaand de wijziging hoort, en meldt een Duits salaris dat niet in euro staat.
- Het medewerkerprofiel in de Keka-API heeft geen velden voor bankrekening of Duitse nummers zoals Steuer-ID. Die staan in eigen velden in Keka, of de Steuerberater vult ze in DATEV aan; dat kiezen we bij de start, en de koppeling overschrijft het kantoor dan niet.
- Een webhook van Keka komt als formulierbericht met alleen employeeIdentifier, eventType en subDomain voor de meeste events, en de documentatie noemt geen ondertekening. KoppelHet haalt na elke melding de gegevens zelf op bij de API in plaats van de inhoud van de melding te vertrouwen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Keka zelf de Duitse lonen rekenen?
Nee. Keka Payroll is gemaakt voor India. Voor Duitsland rekent de Steuerberater in DATEV, en Keka blijft de HR-bron.
Hoe snel staat een wijziging bij het kantoor?
KoppelHet verzamelt direct, maar levert één keer per loonmaand vóór de afsluiting aan. Zo rekent het kantoor met één complete set.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Keka via de REST API (OAuth 2.0 met client id, client secret en API-key, scope kekaapi). GET hris/employees (employeeNumbers, employmentStatus Working of Relieved, lastModified, pageSize maximaal 200; joiningDate, exitDate, exitType, currentAddress, customFields) en GET payroll/salaries (paygroupIds, employmentStatus; ctc, gross, earnings, contributions, deductions, variables met payoutDate, effectiveFrom). Webhooks via Settings > Communications > Event Triggers.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en bewegingsgegevens via het DATEV-rekencentrum, activering in DATEV Arbeitsplatz door de Steuerberater, alleen voor geselecteerde software) of een ASCII-bestand dat het kantoor zelf in LODAS of Lohn und Gehalt inleest.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Keka | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Personalnummer | |
firstName, lastName, dateOfBirth | Vorname, Familienname, Geburtsdatum | |
joiningDate | Eintrittsdatum | |
earnings (title, amount) met effectiveFrom | Festbezüge per Lohnart | Vertaaltabel per component |
variables (title, amount, payoutDate) | Bewegungsdaten in de maand van uitbetaling | |
exitDate | Austrittsdatum | |
currentAddress (addressLine1, addressLine2, city, zip) | Anschrift |
Gerelateerd
Keka → Active Directory
Keka koppelen met Active Directory: domeinaccounts per vestiging, met vervaldatum op de exit
Keka → ADP iHCM
Keka ADP iHCM koppeling: salarisopbouw, variabele uitbetalingen en vertrek van de Nederlandse pay group naar ADP
Keka → AFAS Profit
Keka koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Keka in de salarisadministratie
Keka → Arbodienst (SIVI)
Keka koppelen met de arbodienst via SIVI: leave requests voor ziekte als verzuimmelding