Payroll koppeling
Keka Loket koppeling: aannames, salariswijzigingen en vertrek uit Keka in Loket
Met een koppeling tussen Keka en Loket komt een nieuwe Nederlandse medewerker uit Keka als conceptwerknemer in Loket, en gaan salariswijzigingen, variabele uitbetalingen en een goedgekeurd vertrek met hun datum naar het dienstverband. Keka meldt een salariswijziging direct; KoppelHet zet die in Loket vanaf de ingangsdatum die in Keka is gekozen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Keka gebruiken, vaak met een groot team in India en een kleiner team in Nederland, laten de Nederlandse salarissen door een salarisbureau in Loket verwerken. Salariswijzigingen, bonussen en vertrekkers gaan dan per mail, en de datums en adressen uit Keka moeten met de hand worden omgezet.
- In Keka staan acties onder event triggers die bij een nieuwe medewerker, een salariswijziging of een goedgekeurd vertrek een webhook naar KoppelHet sturen.
- KoppelHet haalt de medewerker en het salaris op en controleert of hij in de Nederlandse pay group zit.
- Een nieuwe medewerker wordt een conceptwerknemer in Loket; het salarisbureau vult de Nederlandse loongegevens aan en zet het concept om.
- Een salariswijziging gaat naar het loon vanaf de ingangsdatum, een variabele uitbetaling naar de periode van uitbetaling.
- Een goedgekeurd vertrek zet de opzegdatum en beëindigt het dienstverband op de laatste dag.
Waar je op let bij Keka en Loket
- Keka stuurt bij een salariswijziging het oude en het nieuwe bedrag, de oude en de nieuwe ingangsdatum en de valuta, met datums als Oct 21, 2024. Loket wil een loonregel met een begindatum als jaar-maand-dag. KoppelHet zet de nieuwe ingangsdatum om en maakt daarmee de loonregel; een wijziging in een andere valuta dan euro gaat niet door.
- In het salaris van Keka staan variabele bedragen met een eigen uitbetaaldatum, los van het vaste salaris. In Loket horen die niet in het loon maar in de periodegegevens. KoppelHet zet elk variabel bedrag in de periode van de uitbetaaldatum, op een looncode die per variabel onderdeel is afgesproken.
- Keka geeft salarissen standaard alleen terug voor medewerkers die nog werken. Voor de laatste loonrun van een vertrekker vraagt KoppelHet ook de vertrokken medewerkers op, zodat een bonus die na de laatste werkdag wordt uitbetaald toch in Loket komt.
- Keka legt vast wanneer iemand zijn ontslag indiende en wanneer hij vertrekt. Loket kent naast de laatste dag een aparte datum van opzegging, die meetelt voor de opzegtermijn. KoppelHet vult beide, en vertaalt het type vertrek uit Keka naar de lijst met redenen uit dienst van Loket.
- Het adres staat in Keka als twee vrije adresregels met postcode en plaats. Loket vraagt straat, huisnummer en toevoeging los, met maximaal vierentwintig tekens voor de straat. KoppelHet haalt het huisnummer uit de eerste regel; een adres dat niet eenduidig te splitsen is, wordt een controlepunt bij het concept.
- Salarissen in Keka zijn te filteren op pay group. KoppelHet vraagt alleen de pay group op die voor Nederland is ingericht, zodat Indiase salarisonderdelen zoals provident fund nooit in de buurt van Loket komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we Keka Payroll voor Nederland gebruiken?
Nee, Loket verloont. Wel moet het salaris van Nederlandse medewerkers in Keka staan, in een eigen pay group; anders zet het salarisbureau het loon zelf in Loket.
Wie stelt de webhooks in Keka in?
Een Keka-beheerder met het recht om event triggers te beheren. Wij geven de URL en de gebeurtenissen door.
Gaat verlof uit Keka mee?
Niet in de eerste versie. Verlof en saldi kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Keka via de REST API met een token per tenant. GET hris/employees (lastModified, employmentStatus Working of Relieved, inNoticePeriod; currentAddress met addressLine1 en addressLine2, resignationSubmittedDate, exitDate, exitType, exitReason), GET payroll/salaries (paygroupIds, employmentStatus, standaard alleen werkend; earnings, deductions, variables met payoutDate, effectiveFrom), pageSize maximaal 200. Webhooks via Settings, Communications, Event Triggers; EmployeeSalaryUpdated met previous- en updatedEffectiveDate.
- Loket via de REST API met OAuth - POST conceptemployees (address, cancellationNoticeDate), wages met begindatum, PATCH payrollperioddata voor variabele bedragen en PATCH terminate met endOfEmploymentReason.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Keka | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Vrij veld in Loket | Vaste sleutel |
firstName, middleName, lastName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
joiningDate | Begindatum dienstverband | |
currentAddress (addressLine1, addressLine2, zip, city) | Straat, huisnummer, toevoeging, postcode en plaats | |
salary: earnings (basis), effectiveFrom | Bruto loon met begindatum | |
salary: variables (amount, payoutDate) | Periodegegevens in de periode van uitbetaling | |
resignationSubmittedDate | Datum opzegging | |
exitDate, exitType, exitReason | Einde dienstverband en reden uit dienst |
Gerelateerd
Keka → Active Directory
Keka koppelen met Active Directory: domeinaccounts per vestiging, met vervaldatum op de exit
Keka → ADP iHCM
Keka ADP iHCM koppeling: salarisopbouw, variabele uitbetalingen en vertrek van de Nederlandse pay group naar ADP
Keka → AFAS Profit
Keka koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Keka in de salarisadministratie
Keka → Arbodienst (SIVI)
Keka koppelen met de arbodienst via SIVI: leave requests voor ziekte als verzuimmelding