Payroll koppeling
Keka Nmbrs koppeling: HR-mutaties van de Nederlandse entiteit uit Keka naar Nmbrs
Met een koppeling tussen Keka en Nmbrs gaan nieuwe medewerkers, salariswijzigingen en goedgekeurde vertrekken van de Nederlandse entiteit uit Keka naar het juiste Nmbrs-bedrijf, in de periode waarin de ingangsdatum valt. Het salarisbureau typt niets meer over uit Keka en houdt de Nederlandse inrichting zoals cao, pensioen en loonheffingskorting zelf in Nmbrs.
Wat de koppeling doet
Groepen die Keka gebruiken voor HR en Indiase salarissen, en de Nederlandse entiteit in Nmbrs laten verlonen door een salarisbureau, sturen het bureau nu elke maand een Excel-lijst. Een vertrek dat in Keka nog niet is goedgekeurd, staat daar soms al op.
- Keka stuurt bij een nieuwe medewerker, een salariswijziging of een vertrek een bericht naar KoppelHet.
- KoppelHet haalt het profiel en de salarisregel op en kijkt of de medewerker bij de Nederlandse entiteit hoort.
- De werknemer komt in het Nmbrs-bedrijf van die entiteit, met dienstverband, uren en salaris.
- Een nieuw salaris gaat naar de Nmbrs-periode van de ingangsdatum.
- Vóór de aanleverdatum vergelijkt KoppelHet Keka en Nmbrs en meldt het bureau wat afwijkt.
Waar je op let bij Keka en Nmbrs
- Keka stuurt bij een salarisaanpassing het vorige en het nieuwe bedrag mee, met beide ingangsdatums. KoppelHet gebruikt de nieuwe ingangsdatum om de Nmbrs-periode te kiezen; ligt die in een periode die het bureau al heeft afgesloten, dan krijgt het bureau een melding in plaats van een stille correctie.
- In Keka bestaat een salaris uit CTC, bruto, netto en een reeks verdiensten en inhoudingen volgens Indiase regels. Nmbrs rekent zelf bruto naar netto. Daarom gaat alleen het vaste maandcomponent dat we per klant afspreken naar Nmbrs, en geen netto of werkgeverslasten.
- De salarislijst in Keka is te filteren op pay group. Heeft de Nederlandse entiteit een eigen pay group, dan leest KoppelHet alleen die; zo komen salarissen van collega's in andere landen nooit in Nmbrs terecht.
- Bankgegevens in Keka hebben een IFSC-code en een rekeningnummer, geen IBAN, en het profiel kent geen BSN. Nmbrs heeft beide nodig voor de loonaangifte en de betaling. Ze komen uit eigen velden in Keka, of het bureau vult ze aan in Nmbrs.
- Met vijftig API-aanvragen per minuut is een collectieve loonsverhoging in Keka geen kwestie van één verzoek per medewerker. KoppelHet haalt de salarissen in pagina's van tweehonderd op en schrijft ze daarna in Nmbrs, zodat de limiet niet wordt geraakt.
- Keka laat zien of een medewerker in de opzegtermijn zit en wat de status van het vertrek is. Nmbrs krijgt de datum uit dienst pas na goedkeuring in Keka. Wordt een vertrek daarna geannuleerd, dan haalt KoppelHet de datum uit dienst in Nmbrs weer weg.
- Het salarisbureau geeft de koppeling in Nmbrs alleen toegang tot de bedrijven van deze groep. Andere klanten van het bureau blijven buiten beeld, en wat de koppeling per werknemer schreef, staat in de logging van KoppelHet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat er ook iets van Nmbrs terug naar Keka?
Standaard niet. Keka kan documenten per medewerker ontvangen; of loonstroken uit Nmbrs daar terecht moeten komen, spreken we per klant af.
Wat blijft bij het salarisbureau?
De Nederlandse inrichting: cao, pensioen, loonheffingskorting en de loonrun. De koppeling levert de HR-mutaties en overschrijft die instellingen niet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Keka wordt gelezen via de Keka API (https://{bedrijf}.keka.com/api/v1), met een token van login.keka.com/connect/token (client_id, client_secret, api_key, scope kekaapi). Endpoints GET /hris/employees (filter lastModified, employmentStatus Working of Relieved) en GET /payroll/salaries (filter paygroupIds; velden ctc, gross, netPay, earnings, deductions, effectiveFrom). Vijftig aanvragen per minuut; pagina's van maximaal tweehonderd regels.
- Webhooks via event triggers in Keka (Settings > Communications > Event Triggers), onder meer EmployeeSalaryUpdated en exitCancelled.
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en een login op werkgeversniveau. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Keka | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Personeelsnummer | Sleutel tussen Keka en Nmbrs |
Naam en geboortedatum | Persoonsgegevens | |
Huidig adres (straat, postcode, plaats, land) | Adres | |
joiningDate | Datum in dienst | |
exitDate na goedkeuring | Datum uit dienst | |
Groep van de Nederlandse entiteit | Nmbrs-bedrijf | Eén Nmbrs-bedrijf per Nederlandse entiteit |
Eigen veld met uren per week | Rooster | |
Vast looncomponent met effectiveFrom | Salaris met ingangsperiode |
Gerelateerd
Keka → Active Directory
Keka koppelen met Active Directory: domeinaccounts per vestiging, met vervaldatum op de exit
Keka → ADP iHCM
Keka ADP iHCM koppeling: salarisopbouw, variabele uitbetalingen en vertrek van de Nederlandse pay group naar ADP
Keka → AFAS Profit
Keka koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Keka in de salarisadministratie
Keka → Arbodienst (SIVI)
Keka koppelen met de arbodienst via SIVI: leave requests voor ziekte als verzuimmelding